Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — документ, в котором часто требуется указать количество передаваемого имущества. Но что делать, если количество не является целым числом: например, 3,35 тонны, 15,234 квадратных метра или 2,5 литра? Разберёмся, как правильно оформить дробные числа в доверенности, чтобы документ не вызвал вопросов у поставщика и проверяющих органов.
Зачем в доверенности указывается количество ценностей
Доверенность служит документом о делегировании конкретному сотруднику части полномочий руководителя, а именно — права получить товарно-материальные ценности от имени организации. Перечень ценностей и их количество фиксируются в специальной таблице доверенности, чтобы сторона, выдающая товар, понимала, что именно и в каком объёме она вправе передать доверенному лицу.
Если точное количество заранее неизвестно или может меняться, есть альтернативный вариант: в графе «ценности по…» указать не перечень, а конкретный документ-основание, номер и дату счёта-фактуры, накладной или договора. Тогда выдающая сторона будет руководствоваться количеством, указанным в этом документе.
Основные способы указания дробных чисел
Перевод в меньшую единицу измерения
Самый простой и надёжный способ избежать дробей — перевести количество в более мелкую единицу измерения, чтобы получилось целое число:
- 3,35 тонны → 3350 кг;
- 2,5 литра → 2500 мл;
- 1,75 метра → 175 см;
Этот способ особенно удобен, если доверенность заполняется в программе, которая позволяет вводить только целые числа в графе «количество».
Запись дробного числа цифрами и прописью
Если перевод в другие единицы неудобен (например, товар измеряется в квадратных метрах или кубометрах), дробное число указывают цифрами, а затем расшифровывают прописью. Правила такие:
- целая часть пишется словами полностью;
- дробная часть обозначается через «целых … десятых / сотых / тысячных»;
- единица измерения согласуется с дробной частью.
Примеры:
- 15,234 кв. м — пятнадцать целых двести тридцать четыре тысячных квадратного метра;
- 3,35 т — три целых тридцать пять сотых тонны;
- 2,5 л — две целых пять десятых литра;
- 0,75 м — ноль целых семьдесят пять сотых метра.
Количество знаков после запятой определяет название дробной части:
- один знак — десятые (0,1);
- два знака, сотые (0,01);
- три знака — тысячные (0,001);
- четыре знака — десятитысячные (0,0001).
Более четырёх знаков после запятой в документах практически не встречается.
Округление до целого
В некоторых случаях допустимо указать округлённое целое число (например, 4 вместо 3,35), если это не влияет на суть передаваемых ценностей и согласовано с поставщиком. Однако этот способ следует применять осторожно: фактически отпущенное количество должно соответствовать первичным документам (накладным, счетам-фактурам).
Денежные суммы в доверенности
Если в доверенности указывается денежная сумма (например, предельная сумма, на которую доверенное лицо вправе получить ценности), действуют стандартные правила делопроизводства:
- сумма сначала пишется цифрами, затем в скобках повторяется прописью;
- прописью записываются только рубли, копейки остаются цифрами;
- текст в скобках начинается с заглавной буквы.
Пример: 125 480,50 (Сто двадцать пять тысяч четыреста восемьдесят) рублей 50 копеек.
Допустим и полностью прописной вариант: Сто двадцать пять тысяч четыреста восемьдесят рублей пятьдесят копеек.
Практические рекомендации
- Проверяйте возможности программы. Если учётная система не позволяет вводить десятичные числа, используйте перевод в меньшие единицы измерения.
- Ссылайтесь на документ-основание. Указание конкретного счёта-фактуры или накладной избавляет от необходимости детально расписывать количество и снижает риск ошибок.
- Соблюдайте единообразие. Количество в доверенности должно совпадать с количеством в сопроводительных документах.
- Не оставляйте незаполненные строки. Пустые графы в таблице ценностей следует прочеркнуть, чтобы исключить возможность внесения посторонних записей.
- Используйте онлайн-калькуляторы суммы прописью для проверки правильности написания чисел словами — это удобно при оформлении больших и дробных значений.
Дробные числа в доверенности можно оформить тремя способами: перевести количество в меньшую единицу измерения, записать дробь цифрами с расшифровкой прописью («целых… сотых/тысячных») или сослаться на документ-основание с точным количеством. Выбор способа зависит от удобства, требований учётной программы и характера передаваемых ценностей. Главное — чтобы данные в доверенности были однозначными, читаемыми и соответствовали первичным документам.