Переезд филиала или обособленного подразделения на новый адрес, событие, о котором организация обязана сообщить в налоговый орган. Несвоевременное уведомление грозит штрафом, поэтому важно знать порядок действий, сроки и формы документов. Разберём процедуру подробно.

Какой документ подаётся

Для уведомления ФНС об изменении сведений об обособленном подразделении (в т.ч. о смене его адреса) используется сообщение по форме С-09-3-1. Форма утверждена приказом ФНС России (в редакции от ), порядок заполнения приведён в Приложении № 9 к этому приказу.

Сообщение подаётся в двух случаях:

• при создании обособленного подразделения (кроме филиала и представительства);
• при внесении изменений в ранее представленные сведения — исправлении ошибки, смене адреса и т. п.

Важный нюанс: если речь идёт именно о филиале или представительстве, сведения о которых вносятся в ЕГРЮЛ, то изменение адреса отражается через регистрацию изменений в уставе (форма Р13014). Форма С-09-3-1 применяется для обособленных подразделений, не являющихся филиалами и представительствами. Однако на практике термин «филиал» часто используют в широком смысле, поэтому уточните статус вашего подразделения.

Сроки подачи уведомления

Сроки зависят от характера события:

• при создании подразделения — в течение одного месяца с момента создания;
• при изменении ранее поданных сведений (включая смену адреса) — в течение 3 рабочих дней после утверждения изменений.

Нарушение сроков влечёт налоговую ответственность в виде штрафа, поэтому документы следует готовить заблаговременно.

Куда подавать сообщение

Российские организации подают сообщение С-09-3-1 в ИФНС по месту нахождения головной организации. Иностранные компании — в выбранную инспекцию.

Если создаётся несколько подразделений в одном муниципальном образовании (или в городах федерального значения — Москве, Санкт-Петербурге, Севастополе), постановка на учёт может производиться по месту нахождения одного из них по выбору компании. В этом случае одновременно с С-09-3-1 подаётся уведомление по форме № 1-6-Учёт.

Способы подачи

Сообщение можно направить в налоговый орган несколькими способами:

1. В бумажном виде — лично в территориальную инспекцию ФНС, через представителя или курьера;
2. Заказным письмом через Почту России с уведомлением о вручении и описью вложения;
3. В электронном виде — по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Электронное сообщение должно быть заверено усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации либо её представителя.

Правила заполнения формы С-09-3-1

Сообщение состоит из двух страниц:

• страница 1 — данные о компании и событии, в связи с которым подаётся сообщение;
• страница 2, сведения по обособленному подразделению.

Что указать на странице 1

• ИНН и КПП организации по месту нахождения;
• код налогового органа, в который подаются сведения;
• ОГРН организации;
• количество подразделений, по которым сообщаются сведения;
• код события (при смене адреса выбирается соответствующий код изменения сведений).

Требования к оформлению

При заполнении на бумаге:

• используется ручка с чёрной пастой или чернилами;
• поля заполняются слева направо заглавными печатными буквами;
• в пустых ячейках ставится прочерк.

При заполнении с помощью программного обеспечения прочерки допускается не ставить. Рекомендуемый шрифт при печати — Courier New, размер 16–18.

Что происходит после подачи

В течение 5 рабочих дней налоговый орган направляет организации уведомление о постановке подразделения на учёт с указанием его КПП. Датой постановки на учёт считается дата, указанная в сообщении.

Отказать в регистрации налоговики не вправе — НК РФ не предусматривает оснований для отказа. Однако на практике встречаются задержки из-за ошибок в адресе (несоответствие справочнику ФИАС). В таком случае ошибку нужно исправить и подать сообщение повторно.

Ответственность за нарушение сроков

За несвоевременное сообщение о создании подразделения или изменении сведений о нём предусмотрен штраф по ст. 15.3 и ст. 129.1 НК РФ. Кроме того, ведение деятельности без постановки на учёт может повлечь взыскание части полученных доходов. Поэтому соблюдение 3-дневного срока при смене адреса крайне важно.

Краткий алгоритм действий

1. Оформить внутреннее решение о смене адреса подразделения (приказ, распоряжение).
2. Заполнить сообщение по форме С-09-3-1, указав новый адрес строго по справочнику ФИАС.
3. Подать сообщение в ИФНС по месту нахождения головной организации в течение 3 рабочих дней.
4. Получить уведомление о постановке на учёт с новым КПП в течение 5 рабочих дней.
5. Проверить корректность данных и при необходимости уведомить контрагентов, банк и внебюджетные фонды.

Уведомить налоговую о смене адреса филиала или обособленного подразделения несложно, если действовать по регламенту: заполнить форму С-09-3-1, подать её в свою ИФНС в течение 3 рабочих дней и дождаться подтверждения постановки на учёт. Внимательность при указании адреса по ФИАС и соблюдение сроков помогут избежать штрафов и лишней переписки с налоговым органом.