Увольнение — это не только завершение трудовых отношений, но и строго регламентированная юридическая процедура. Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) и нормативным актам Социального фонда России (СФР), работодатель обязан вручить сотруднику определенный пакет документов. Нарушение сроков или состав пакета влечет за собой административную ответственность (штрафы по КоАП РФ). В статье подробно разбираем, какие бумаги выдаются в последний рабочий день, какие — по заявлению, и как изменились формы в 2023–2026 годах.

Документы, выдаваемые обязательно в день увольнения

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в день прекращения трудового договора (последний рабочий день) работодатель обязан вручить сотруднику следующие документы:

Трудовая книжка (бумажная) или СТД-Р (для электронной)

• Бумажная трудовая книжка: Если велась в бумажном виде, в ней ставится запись об увольнении (основание, номер приказа, дата). Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика), печатью организации (при ее наличии) и подписью самого работника в ознакомлении.
• Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р): Выдается работникам, у которых трудовая книжка велась в электронном виде (после 2020 года). В 2026 году форма СТД-Р актуальна и выдается:
  • В бумажном виде: с подписью кадровика и печатью компании.
  • В электронном виде: подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.

Расчетный листок (форма Т-51 или собственная форма)

Документ с детализацией всех начислений и удержаний за последний расчетный период.

• В шапке указываются ФИО работника, табельный номер, период расчета (например, «октябрь 2026 г.»).
• Строки: оклад, премии, надбавки, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по итогам года, материальная помощь и т.д.
• Удержания: НДФЛ, алименты (по исполнительным листам), аванс, переплата зарплаты.
• Важно: Подпись и печать на расчетном листке не обязательны (в отличие от трудовой книжки), но практика показывает, что лучше их ставить для подтверждения факта вручения.

Заверенные выписки из формы ЕФС-1 (Единая форма сведений)

С 2023 года отчетность в СФР сдается по форме ЕФС-1. При увольнении работнику выдаются заверенные выписки из двух подразделов раздела 1 (в одной выписке можно объединить оба подраздела):

1. Подраздел 1.1 (ранее 1.2): Сведения о страховом стаже за текущий год. Заменяет устаревшую форму СЗВ-СТАЖ. Необходима для подтверждения стажа при назначении пенсии.
2. Подраздел 3: Сведения об уплаченных страховых взносах и дополнительных взносах на накопительную пенсию.

Порядок заверения: Выписка подписывается уполномоченным лицом организации, заверяется печатью (если есть) и указывается дата выдачи.

Выписка из раздела 3 Расчета страховых взносов (РСВ)

Содержит персонифицированную информацию о начисленных доходах и уплаченных взносах по трем видам страхования (пенсионное, медицинское, социальное) за квартал, в котором происходит увольнение.

• Заполняется за три месяца квартала увольнения.
• Необходима работнику для контроля правильности начисления взносов и формирования пенсионных коэффициентов (ИПК).
• Также заверяется подписью и печатью.

Документы, выдаваемые по письменному запросу работника (в течение 3 рабочих дней)

Работодатель не обязан выдавать эти документы своей инициативой в день увольнения, но обязан подготовить и вручить их в течение 3 рабочих дней с момента получения письменного заявления сотрудника (ч. 2 ст. 62 ТК РФ, ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Справка о доходах и суммах удержанного НДФЛ (форма 6-НДФЛ)

С 1 января 2023 года справка 2-НДФЛ при увольнении больше не выдается. Её полностью заменила справка по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС от № ЕД-7-11/874@).

• В ней отражаются все доходы работника за текущий год (до даты увольнения), исчисленный и удержанный НДФЛ, примененные налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные).
• Справка формируется в электронном виде и передается работнику (на руки под роспись или через личный кабинет налогоплательщика/ЭДО).

Справка для расчета среднего заработка (для больничного)

Выдается по форме, утвержденной Приказом Минтруда и Минздрава РФ от № 624н/845н. Необходима работнику, если он заболеет в течение 30 календарных дней после увольнения (ч. 1.1 ст. 7 ФЗ-255). В справке указываются заработок за 2 предшествующих календарных года и периоды работы.

Иные справки и выписки

По запросу работодатель обязан выдать:

• Выписку из приказа (распоряжения) об увольнении (копию).
• Справку о месте работы и заработке (в банковскую форму или форму организации).
• Справку о стаже и заработке за любые периоды (для пенсии, судебных исполнений и т.д.).
• Копии локальных нормативных актов, затрагивающих права работника (по требованию).

Сроки выдачи и ответственность работодателя

Ответственность за нарушение сроков (КоАП РФ):

• Ст. 5.27 КоАП РФ: За несвоевременную выдачу трудовой книжки (СТД-Р) или выписки из приказа — штраф на должностных лиц 1 000–5 000 руб., на юрлиц 30 000–50 000 руб. (при повторном — до 70 000 руб. или дисквалификация до 3 лет).
• Ст. 5.27 КоАП РФ (ч. 4): За несвоевременную выдачу справок (6-НДФЛ, для больничного и др.) — штраф на должностных лиц 1 000–5 000 руб., на юрлиц 30 000–50 000 руб..
• Ст. 15.22 КоАП РФ: За несвоевременную сдачу отчетности в СФР (РСВ, ЕФС-1), из которой формируются выписки — штрафы на организацию.

Особенности оформления в 2026 году: электронный документооборот

В 2026 году сохраняется тренд на полный переход к электронному взаимодействию:

• СТД-Р: Можно передать работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или по ЭДО, подписав УКЭП. Бумажный экземпляр выдается только по желанию работника.
• 6-НДФЛ: Работодатель направляет сведения в ФНС, а работник получает справку в своем ЛК налогоплательщика. Распечатать и выдать на руки работодатель обязан только по письменному запросу.
• Выписки ЕФС-1 и РСВ: Формируются в программе бухгалтерии/кадров, заверяются УКЭП и передаются по ЭДО или выдаются на бумаге.

Чек-лист для работника: что проверить в день увольнения

1. Получил ли я трудовую книжку (с записью и моей подписью) ИЛИ СТД-Р (бумажный или электронный с УКЭП)?
2. Вручен ли расчетный листок за последний месяц? Сходятся ли цифры с ожидаемой суммой «на руки»?
3. Выданы ли заверенные выписки ЕФС-1 (подразделы 1.1 и 3) и выписка из раздела 3 РСВ за квартал увольнения?
4. Подписан ли я в журнале выдачи документов (или журнале регистрации трудовой книжки) напротив своих фамилии?
5. Написал ли я заявление на выдачу справки 6-НДФЛ и справки для расчета больничного (формы 624н/845н), если они мне нужны?

В 2026 году базовый пакет документов в день увольнения состоит из: Трудовой книжки (или СТД-Р), Расчетного листка, Выписок ЕФС-1 (1.1 и 3) и Выписки РСВ (раздел 3). Справка 6-НДФЛ и справка для больничного выдаются по заявлению в течение 3 дней. Грамотное и своевременное оформление этих бумаг защищает права работника (пенсия, пособия, трудоустройство) и избавляет работодателя от штрафов и проверок ГИТ и СФР.

Совет: Всегда требуйте документы в день увольнения лично под роспись в журнале. Если работодатель отказывается выдавать, пишите заявление с требованием (в 2 экземплярах, один с отметкой о принятии у работодателя) и обращайтесь в ГИТ или суд.