Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — это основной налоговый регистр, который обязаны вести организации и индивидуальные предприниматели на специальных налоговых режимах (ст․ 346․24 НК РФ)․ Один из самых частых вопросов при заполнении книги — какие налоги и взносы можно и нужно в ней отражать․ Разберемся подробно․

Кто ведет КУДиР

Книгу учета доходов и расходов обязаны вести:

• организации и ИП на УСН (объекты «Доходы» и «Доходы минус расходы»);
• ИП на общей системе налогообложения (ОСНО);
• ИП на патентной системе (ПСН);
• плательщики единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН);

Не ведут КУДиР те, кто применяет налог на профессиональный доход (НПД) и экспериментальный режим АвтоУСН․

Налоги в КУДиР на УСН «Доходы минус расходы»

На этом объекте налогообложения налоги и сборы включаются в состав расходов, если они уплачены и соответствуют закрытому перечню из п․ 1 ст․ 346․16 НК РФ․ В книгу включаются:

• страховые взносы за работников (на пенсионное, медицинское, социальное страхование, взносы на травматизм) — в сумме фактической уплаты;
• фиксированные страховые взносы ИП за себя, а также дополнительный взнос 1% с доходов свыше 300 000 рублей;
• НДФЛ, удержанный и перечисленный с доходов работников (в составе расходов на оплату труда);
• налог на имущество, транспортный и земельный налоги, если имущество используется в предпринимательской деятельности;
• ввозной НДС при импорте товаров;
• НДС, предъявленный поставщиками (для тех, кто не является плательщиком НДС), включается в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг;
• государственные пошлины и сборы, уплаченные в рамках предпринимательской деятельности․

Важно: сам налог по УСН и авансовые платежи по нему в расходы не включаются — они рассчитываются на основании данных книги․

Налоги в КУДиР на УСН «Доходы»

При объекте «Доходы» расходы в книге в целом не учитываются, однако есть исключения․ В разделе IV КУДиР отражаются суммы, уменьшающие налог:

• уплаченные страховые взносы за работников — налог можно снизить не более чем на 50% (п․ 3․1 ст․ 346․21 НК РФ);
• взносы ИП за себя — предприниматель без работников уменьшает налог на 100% их суммы;
• суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплаченные за счет работодателя;
• платежи по договорам добровольного личного страхования работников;
• торговый сбор (актуально для Москвы) — уменьшает налог без ограничения в 50%․

НДС в КУДиР

С 2025 года упрощенцы с доходом свыше установленного лимита становятся плательщиками НДС․ В 2026 году эта обязанность сохраняется․ Особенности отражения:

• доходы в КУДиР указываются без НДС — налог, предъявленный покупателям, не является доходом;
• если применяется общая ставка НДС с правом на вычеты, входной налог в расходы не включается;
• при пониженных ставках без права на вычет входной НДС учитывается в стоимости расходов․

Налоги в КУДиР на других режимах

ЕСХН

Книга для сельхозпроизводителей содержит титульный лист и два раздела: «Доходы и расходы» и раздел по расходам на основные средства и нематериальные активы․ Порядок отражения налогов аналогичен УСН «Доходы минус расходы»: уплаченные налоги и взносы включаются в расходы․

ПСН

На патенте ведется книга учета доходов, расходы не отражаются․ Однако страховые взносы имеют значение: на их сумму можно уменьшить стоимость патента, подав соответствующее уведомление в налоговую инспекцию․

ОСНО (для ИП)

ИП на общей системе ведет книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций․ В ней отражаются суммы, формирующие базу по НДФЛ, включая профессиональные вычеты․

Что не включается в КУДиР

• сам налог по применяемому режиму (УСН, ЕСХН, стоимость патента);
• штрафы и пени по налогам и взносам;
• НДФЛ с доходов самого предпринимателя;
• налоги, не связанные с предпринимательской деятельностью (например, налог на личное имущество)․

Ответственность за ошибки

Заверять КУДиР в налоговой инспекции не требуется, но при проверке инспекторы могут запросить книгу․ За отсутствие книги или грубые нарушения правил учета предусмотрены штрафы — до 40 000 рублей при занижении налоговой базы․ Поэтому важно отражать налоги и взносы корректно: только уплаченные суммы, в правильном разделе и на правильную дату․

В КУДиР включаются прежде всего страховые взносы, НДФЛ с зарплаты работников, имущественные налоги, пошлины и в отдельных случаях НДС․ Порядок отражения зависит от налогового режима и объекта налогообложения: на УСН «Доходы минус расходы» налоги уменьшают базу через расходы, на УСН «Доходы» — напрямую уменьшают сам налог․ Сам налог по спецрежиму в книгу не включается никогда․