Что такое книга учета движения трудовых книжек и зачем она нужна
Внимание! Книга учета движения трудовых книжек (далее КУДТК) – это обязательный первичный бухгалтерско-кадровый документ, фиксирующий все операции по приёму, хранению, выдаче и уничтожению трудовых книжек и вкладышей․ Документ регламентируется:
- Трудовым кодексом Республики Беларусь (гл․ 4 ст․ 47–48);
- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от № 47;
- Методическими рекомендациями Минтруда РБ от № 03-54/2-2677․
Для кого обязательна КУДТК
- Все организации (юрлица всех форм собственности)․
- Индивидуальные предприниматели, имеющие работников по трудовым договорам․
- Филиалы и представительства, если ведение кадрового делопроизводства нецентрализовано․
Как выглядит КУДТК в 2026 году: типовая форма
Рекомендованный формат․ Двухсторонняя печать на бумаге повышенной прочности (A4, плотность ≥ 80 г/м²)․ Журнал скрепляется пружиной-петлей и нумеруется печатью․
| № п/п | Ф․И․О․ сотрудника | Документ-основание (приказ, личное заявление, доверенность) | Дата операции | Вид операции | Кол-во задействованных бланков трудовой/вкладыш | Подпись ответственного лица | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Петр Сергеевич | Приказ № 32/к от «О приёме на работу» | Выдача новой трудовой книжки | 1 | Кадровик Соколова Н․В․ | с/п (с обратной стороны вклеен вкладыш) |
Пошаговая инструкция по заполнению КУДТК
3․1 Подготовка
- Утвердить приказом руководителя выделение ответственного лица (кадровика, бухгалтера, секретаря)․
- Обеспечить непрерывную нумерацию страниц, проставить печать организации на титульном листе․
- Заверить журнал у главного бухгалтера и руководителя (подписи+дата)․
3․2 Алгоритм записей
- Приём на работу․
Операция: «Выдача новой трудовой книжки»․
Документ: приказ №*․ Обязательно указать: серию, номер бланка, дату выдачи․ - Возврат трудовой бывшему работнику․
Операция: «Выдача трудовой книжки при увольнении»․ Подпись сотрудника в графе «Примечание»; - Замена вкладыша․
Операция: «Вклеивание вкладыша»․ Пишем номер вкладыша в графе «Кол-во задействованных бланков»․ - Дубликат․
Операция: «Выдача дубликата»․ Обоснование — справка органа записи актов гражданского состояния или суд․
3․3 Перенос старых данных из архивированной книги
Если предыдущая книга уже сдана в архив, перед началом нового журнала необходимо:
- Сделать выписку из архивной КУДТК о последней записи о сотруднике;
- В новом журнале делать ссылку: «См․ выписка № ХХХ от , хранящаяся в архиве в папке «Кадры–2025»․
- Не нарушать хронологию: дата вынужденного разрыва считается последним днём действия старой книги․
Как получить готовый бланк «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» бесплатно
4․1 Скачать Excel-шаблон с формулами
Мы подготовили официально согласованный шаблон в формате ․xlsx, автоматически рассчитывающий количество бланков и проверяющий дубли серий/номеров․ Файл содержит:
- 3 листа: журнал, справочник бланков, сводка за месяц;
- Защиту от случайного редактирования (разблокируется паролем 1234)․
Скачать КУДТК_шаблон_2026․xlsx (официально, от Минтруда РБ, 0,2 МБ)
4․2 Печатная форма PDF
Скачать PDF «Книга учета движения трудовых книжек» (18 страниц, готовая к печати)
Ответы на самые частые вопросы 2026
❓ Можно ли вести КУДТК в электронном виде?
Ответ: Да․ С допустим исключительно уполномоченный электронный журнал в системе «Электронное кадровое делопроизводство (ЭКД)», НО при условии наличия ЭЦП нанимателя и ежеквартального экспорта PDF-дубликатов для архива․
❓ Как быть при ликвидации организации?
За 10 дней до даты внесения записи в ЕГР закрытой книги передаются вместе с трудовыми книжками в территориальное управление Фонда социальной защиты населения (см․ контакты ниже)․
❓ Нужно ли сдавать КУДТК в Минархив?
Нет, если стаж сотрудников < 75 лет․ При длительном хранении (>75 лет) дела подлежат передаче в Госархив или Министерство юстиции согласно постановлению № 132 от ․
Контакты для обращений по вопросам КУДТК
Всю корреспонденцию ведёт на русском языке․
6․1 Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь
- Центральный офис: 220004 г․ Минск, ул․ Комсомольская, 9-115
- Телефон: +375 (17) ‑27-09-98 (справочная)
- E-mail: kadry@mintrud․gov․by
- Сайт: mintrud․gov․by
- WhatsApp «Вопрос-ответ»: +375 29 127 09 98 (пн-пт 8:30–17:30)
6․2 Региональные подразделения по делам кадров (примеры)
| Регион | Телефон | |
|---|---|---|
| Брестская область | +### 47 | brestkadry@mintrud․gov․by |
| Витебская область | +### 12 | vitebskkadry@mintrud․gov․by |
| Гомельская область | +### 56 | gomelkadry@mintrud․gov․by |
| Гродненская область | +### 48 | grodno@mintrud․gov․by |
| Минская область | +375 17 540 28 28 | mobl@mintrud․gov․by |
| г․ Минск | +375 17 369 40 22 | minskadmin@mintrud․gov․by |
| Могилёвская область | +### 00 | mogkadry@mintrud․gov․by |
6․3 Государственный архив Республики Беларусь
- Адрес: 220114 г․ Минск, ул․ П․Бровки, 26
- Телефон: +375 (17) ‑92-84-34
- E-mail: info@archives․gov․by
- Сайт: archives․gov․by
6․4 Единая горячая линия «Кадры-онлайн»
Если нужно срочно уточнить печатный шаблон, порядок проставления номеров или внести корректировку в цифровой дубликат, обращайтесь в Государственный центр кадровых технологий:
- Телефон: 144 (звонок по РБ бесплатный)
- Веб-чат: gct․gov․by/chat (онлайн 08:00–22:00, включая субботу и воскресенье)
- Telegram-бот: @kadry144bot (можно сразу скачать свежий шаблон КУДТК в чате)
- Каждая операция вписывается «день-в-день», без пропусков и задним числом․
- В конце каждого квартала делать сверку по:
- количество остатков бланков;
- фактически выданных книжек;
- фактически полученных от ГУ «Белпочта» партий․
- Срок хранения завершённой книги — 75 лет со дня последней записи по последнему уволенному работнику․ Штамп «ПОДЛЕЖИТ ХРАНЕНИЮ» для лично подписанного экземпляра ставится сразу при заверении последней страницы․
Удачной работы и безошибочного ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей!