При выплате отпускных работодатель выступает налоговым агентом по НДФЛ и обязан отражать эти суммы в отчетности с указанием специального кода вида дохода. Ошибки в кодировании могут привести к некорректному заполнению расчета 6-НДФЛ и справок о доходах, а значит, к вопросам со стороны налоговой инспекции. Разберемся, какой код применяется к отпускным и как правильно его использовать.
Какой код дохода присваивается отпускным
Для сумм отпускных выплат, начисленных работнику, предусмотрен код дохода 2012 — «Сумма отпускных выплат». Этот код утвержден приказом ФНС России и применяется при заполнении:
- приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ (справки о доходах и суммах налога физического лица);
- раздела 2 расчета 6-НДФЛ;
- регистров налогового учета по НДФЛ.
Важно не путать код 2012 с кодом 2000, который используется для заработной платы. Отпускные — это отдельный вид дохода, и объединять его с зарплатой нельзя.
Почему отпускные выделяются отдельным кодом
Главная причина — особый порядок определения даты фактического получения дохода. Согласно Налоговому кодексу РФ:
- по заработной плате датой получения дохода считается последний день месяца, за который она начислена;
- по отпускным датой фактического получения дохода является день выплаты (перечисления) денежных средств работнику.
Именно из-за этого различия отпускные отражаются в отчетности отдельно — с собственным кодом 2012.
Основные коды доходов, связанные с отпуском
| Код | Вид дохода |
|---|---|
| 2000 | Заработная плата, включая компенсационные и стимулирующие выплаты |
| 2012 | Сумма отпускных выплат |
| 2013 | Компенсация за неиспользованный отпуск |
| 2300 | Пособие по временной нетрудоспособности |
Обратите внимание: компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении или по заявлению работника отражается с кодом 2013, а не 2012. Это частая ошибка бухгалтеров.
Как отражать отпускные в 6-НДФЛ
При заполнении расчета 6-НДФЛ отпускные показываются следующим образом:
- Дата фактического получения дохода — день выплаты отпускных (не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска).
- Дата удержания налога — тот же день, когда выплачены отпускные.
- Срок перечисления НДФЛ, по общим правилам: налог, удержанный с 1 по 22 число, перечисляется до 28 числа текущего месяца; удержанный с 23 по последнее число — до 5 числа следующего месяца (для конца декабря действуют особые сроки).
Если отпускные выплачены в одном месяце, а отпуск начинается в другом (переходящий отпуск), доход все равно признается на дату выплаты. Разбивать сумму по месяцам не требуется.
Новые коды видов дохода: что меняется
ФНС России периодически актуализирует перечень кодов видов доходов и вычетов. Ведомство публикует проекты приказов, которыми вводятся новые коды и уточняются описания действующих, на федеральном портале проектов нормативных правовых актов. Бухгалтерам рекомендуется:
- следить за обновлениями справочников кодов доходов;
- своевременно обновлять бухгалтерские программы;
- проверять корректность кодов перед сдачей отчетности.
Типичные ошибки при указании кода отпускных
- Использование кода 2000 вместо 2012. Это искажает дату получения дохода и может привести к нарушению сроков перечисления налога.
- Отражение компенсации за неиспользованный отпуск с кодом 2012 вместо 2013.
- Указание даты получения дохода как последнего дня месяца, такой порядок действует только для зарплаты.
- Объединение отпускных и зарплаты одной суммой в справке о доходах.
Отпускные выплаты отражаются в налоговой отчетности с кодом дохода 2012, а компенсация за неиспользованный отпуск — с кодом 2013. Датой получения дохода по отпускным считается день их фактической выплаты работнику. Правильное применение кодов позволяет избежать ошибок в расчете 6-НДФЛ, уточненных деклараций и претензий со стороны налоговых органов. Рекомендуется регулярно отслеживать изменения в перечнях кодов, утверждаемых ФНС России.