Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а некоторые категории сотрудников, ещё и на дополнительные дни отдыха. Однако не всегда есть возможность использовать эти дни по назначению. В таких случаях законодательство допускает замену части отпуска денежной компенсацией. В этой статье подробно разберём, что такое компенсация за дополнительный отпуск, кому она положена, как правильно составить заявление, и приведём готовый образец документа.

Что такое дополнительный отпуск и его компенсация

Дополнительный отпуск — это дни отдыха, которые предоставляются работнику сверх основного ежегодного отпуска (28 календарных дней). Право на него имеют, в частности:

• работники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда;
• сотрудники с ненормированным рабочим днём;
• работники Крайнего Севера и приравненных к нему местностей;
• отдельные категории специалистов (медицинские работники, педагоги и др.);
• работники, которым дополнительный отпуск установлен коллективным договором или локальными актами работодателя.

Компенсация — это денежная выплата, которую работник получает взамен неиспользованных дней дополнительного отпуска. Согласно статье 126 Трудового кодекса РФ, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией по письменному заявлению работника.

Кому нельзя заменить отпуск компенсацией

Закон устанавливает ограничения. Денежной компенсацией нельзя заменить отпуск:

• беременным женщинам;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• сотрудникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (за исключением случая увольнения).

Этим категориям работников дополнительные дни отдыха должны быть предоставлены в натуральном виде.

Когда выплачивается компенсация

Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск выплачивается в двух случаях:

1. По заявлению работника без увольнения — за часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, если работодатель не возражает.
2. При увольнении — за все неиспользованные дни отпуска (основного и дополнительного) компенсация выплачивается автоматически, заявление писать не требуется.

Важно помнить: замена отпуска компенсацией — это право, а не обязанность работодателя. Работодатель вправе отказать и предоставить отпуск в натуральном виде.

Как правильно составить заявление

Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации. В документе необходимо указать:

• наименование организации и ФИО руководителя;
• ФИО и должность работника;
• просьбу о замене дополнительного отпуска денежной компенсацией;
• количество дней, подлежащих компенсации;
• период (рабочий год), за который предоставлен отпуск;
• основание предоставления дополнительного отпуска (при необходимости);
• дату и подпись работника.

Образец заявления

Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову Ивану Ивановичу
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича

Заявление

Прошу заменить денежной компенсацией часть дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью 3 (три) календарных дня, предоставленного за ненормированный рабочий день, за рабочий период с по , на основании статьи 126 Трудового кодекса РФ.

Подпись: _____________ /Петров П.П./

Порядок действий после подачи заявления

1. Заявление передаётся руководителю или в отдел кадров (рекомендуется зарегистрировать входящий номер).
2. Работодатель рассматривает заявление и при согласии издаёт приказ о выплате компенсации.
3. Бухгалтерия рассчитывает сумму исходя из среднего дневного заработка работника.
4. Компенсация выплачивается в сроки, установленные работодателем (обычно — в ближайший день выплаты заработной платы).

Как рассчитывается компенсация

Сумма компенсации определяется по формуле:

Компенсация = средний дневной заработок × количество компенсируемых дней отпуска

Средний дневной заработок рассчитывается исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев по правилам, установленным постановлением Правительства РФ № 922.

Полезные советы

• Перед подачей заявления уточните в отделе кадров количество неиспользованных дней дополнительного отпуска.
• Сохраните копию заявления с отметкой о принятии.
• Помните, что компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами.
• Если работодатель отказал в выплате, вы всё равно сохраняете право использовать дни отпуска.

Заявление на компенсацию дополнительного отпуска, простой документ, который составляется в свободной форме. Главное — указать количество дней, период и основание, а также убедиться, что вы не относитесь к категориям работников, которым замена отпуска компенсацией запрещена. При увольнении компенсация за все неиспользованные дни отдыха выплачивается автоматически, без подачи заявления.