Многие организации используют личные автомобили сотрудников для выполнения служебных задач: поездок к клиентам, доставки документов, командировок․ Законодательство РФ предусматривает выплату работнику компенсации за такое использование․ Разберём, как правильно оформить выплаты, какие налоги при этом возникают и какие документы необходимы․
Правовая основа
Основным нормативным актом является статья 188 Трудового кодекса РФ; Согласно ей, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается:
- компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств;
- возмещение расходов, связанных с использованием имущества (ГСМ, техническое обслуживание и т․д․)․
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме․
Размер компенсации и нормы
Организация вправе самостоятельно устанавливать размер компенсационной выплаты в соглашении с работником․ Однако для целей налогового учёта (налог на прибыль) действуют нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от № 92:
- легковые автомобили с рабочим объёмом двигателя до 2000 куб․ см включительно — 1200 рублей в месяц;
- легковые автомобили с рабочим объёмом двигателя свыше 2000 куб․ см — 1500 рублей в месяц;
- мотоциклы, 600 рублей в месяц․
В пределах этих норм компенсация учитывается в расходах по налогу на прибыль․ Суммы сверх норм в налоговые расходы не включаются, но могут выплачиваться работнику за счёт прибыли организации․
Налогообложение: НДФЛ и страховые взносы
НДФЛ
Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ, компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя не облагается НДФЛ в размере, определённом соглашением сторон трудового договора․ Это подтверждается многочисленными разъяснениями Минфина России и судебной практикой․
Например, если сотруднику выплачивается компенсация за использование личного транспорта в размере 40 000 рублей, а норма составляет 2400 рублей (с учётом фактически отработанных дней), то вся сумма, установленная соглашением, может не облагаться НДФЛ при наличии подтверждающих документов․ Однако существует и более осторожная позиция Минфина, согласно которой освобождение действует лишь в пределах норм Постановления № 92 — поэтому важно иметь полный пакет документов․
Страховые взносы
Компенсация за использование личного автомобиля не является оплатой труда и не относится ни к вознаграждению за выполнение трудовых обязанностей, ни к материальной выгоде․ Поэтому указанная выплата не облагается страховыми взносами в размере, установленном соглашением сторон (подпункт «и» пункта 2 части 1 статьи 422 НК РФ)․ Эту позицию подтверждает и Верховный Суд РФ․
Необходимые документы
Чтобы выплаты не были признаны контролирующими органами скрытой заработной платой (с доначислением НДФЛ и взносов), организации следует иметь:
- Документы, подтверждающие право собственности работника на автомобиль (копия ПТС, свидетельства о регистрации)․ Если работник управляет автомобилем по доверенности, налоговые риски возрастают — позиции Минфина и судов по этому вопросу различаются․
- Соглашение об использовании личного автомобиля (как приложение к трудовому договору или отдельный документ) с указанием размера компенсации․
- Приказ руководителя о назначении компенсации․
- Документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в служебных целях: путевые листы, маршрутные листы, отчёты о поездках, чеки на ГСМ․
- Расчёт компенсации за каждый месяц․
Важно отметить: путевой лист не является обязательной формой для подтверждения расходов в данном случае — налоговые органы не вправе устанавливать обязательные формы документов налогового учёта․ В отсутствие путевых листов достаточно иных документов, прямо или косвенно подтверждающих использование автомобиля в интересах работодателя․
Альтернативные варианты оформления
Помимо компенсации по статье 188 ТК РФ, существуют другие способы:
- Договор аренды транспортного средства (с экипажем или без), арендная плата облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами (кроме вознаграждения за управление при аренде с экипажем);
- Договор безвозмездного пользования (ссуды), имеет свои налоговые особенности и риски․
Практические рекомендации
- Закрепите порядок выплаты компенсации в локальном нормативном акте организации․
- Выплачивайте компенсацию только за те дни, когда автомобиль фактически использовался в служебных целях (в период отпуска или болезни работника компенсация обычно не начисляется)․
- Храните все подтверждающие документы не менее установленных сроков․
- Разделяйте в учёте компенсацию износа и возмещение расходов на ГСМ — последние подтверждаются чеками․
Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях — законный и удобный инструмент как для работодателя, так и для сотрудника․ При правильном документальном оформлении выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а в пределах норм Постановления Правительства РФ № 92 уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль․ Ключ к отсутствию претензий со стороны налоговых органов — полный пакет подтверждающих документов и корректно составленное соглашение с работником․