Личная карточка работника (форма Т-2), один из ключевых документов кадрового учёта, в котором фиксируются основные сведения о сотруднике: от паспортных данных до информации о трудовой деятельности. Несмотря на то что с 2013 года ведение унифицированной формы Т-2 не является обязательным для коммерческих организаций, многие кадровые службы продолжают её использовать, поскольку она удобна для систематизации информации о персонале.

Что такое личная карточка Т-2

Унифицированная форма личной карточки Т-2 и указания по её заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Документ заводится на каждого работника, принятого в организацию, и ведётся в течение всего периода его работы.

Личная карточка выполняет несколько важных функций:

• систематизирует персональные данные сотрудника в одном месте;
• фиксирует историю трудовой деятельности работника в организации;
• служит основанием для учёта воинской обязанности;
• упрощает подготовку справок и отчётности;
• помогает при передаче дел новому кадровому специалисту.

Обязательно ли вести личную карточку

Ведение карточки Т-2 не является обязательным для коммерческих организаций, работодатель вправе разработать собственную форму документа или вести учёт в электронных кадровых системах. Однако многие кадровики продолжают использовать унифицированную форму, так как она проверена временем и охватывает все необходимые сведения.

Для государственных и муниципальных учреждений применение унифицированных форм, как правило, остаётся обязательным.

Структура личной карточки Т-2

Форма Т-2 состоит из нескольких разделов:

1. Общие сведения — ФИО, дата и место рождения, гражданство, знание иностранных языков, образование, профессия, семейное положение, паспортные данные, место жительства.
2. Сведения о воинском учёте — заполняются на военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.
3. Приём на работу и переводы — даты, структурные подразделения, должности, основания (реквизиты приказов).
4. Аттестация — даты и результаты аттестаций, решения комиссии.
5. Повышение квалификации и профессиональная переподготовка, сведения о курсах, дипломах, удостоверениях.
6. Отпуска — виды отпусков, периоды, количество дней, основания.
7. Социальные льготы — сведения о льготах, предусмотренных законодательством.
8. Дополнительные сведения — любая информация, не вошедшая в другие разделы.
9. Основание прекращения трудового договора, дата и причина увольнения, реквизиты приказа.

Правила заполнения: практические рекомендации

Документы-основания

Карточка заполняется на основании следующих документов:

• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности;
• страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документов воинского учёта;
• документов об образовании, квалификации;
• приказов о приёме на работу, переводах, отпусках, увольнении.

Типичные вопросы при заполнении

Не помещаются записи об образовании. Если у сотрудника несколько дипломов о высшем образовании и все записи не помещаются в отведённых строках, допускается вписать сведения в раздел «Дополнительные сведения» либо оформить вкладыш к карточке с указанием реквизитов документов.

Изменение персональных данных. При смене фамилии, паспорта, места жительства новые сведения вносятся в карточку на основании представленных документов, а прежние данные аккуратно зачёркиваются одной чертой с указанием даты изменения.

Ознакомление работника. Сотрудник должен быть ознакомлен с записями в карточке, что подтверждается его подписью в соответствующих разделах.

Хранение и защита персональных данных

Личная карточка содержит персональные данные работника, поэтому работодатель обязан обеспечить их конфиденциальность в соответствии с законодательством о персональных данных. Карточки хранятся в закрытых шкафах или сейфах в кадровой службе, доступ к ним имеют только уполномоченные лица.

Срок хранения личных карточек после увольнения сотрудника составляет, как правило, 75 лет (при создании до 2003 года — иные сроки), поэтому документы следует оформлять аккуратно и разборчиво.

Электронный формат

Многие организации ведут личные карточки в электронном виде с помощью кадровых программ (например, 1С:ЗУП). Это допустимо, однако рекомендуется распечатывать карточку для ознакомления работника и проставления подписей, поскольку ряд записей требует личной подписи сотрудника.

Личная карточка Т-2 остаётся удобным и практичным инструментом кадрового учёта, даже несмотря на её необязательность. Грамотно заполненная карточка экономит время кадровика, помогает избежать ошибок при подготовке отчётности и служит надёжным источником информации о сотруднике на протяжении всего периода его работы в организации. При ведении карточки важно соблюдать требования к защите персональных данных и своевременно вносить все изменения.