Потеря близкого человека — тяжёлое испытание, которое нередко сопровождается значительными расходами на организацию похорон․ Многие работодатели поддерживают своих сотрудников в такой ситуации, выплачивая материальную помощь․ В этой статье подробно разберём, какие документы необходимы для получения такой выплаты, как правильно оформить заявление и на что обратить внимание․
Кому может выплачиваться материальная помощь
Законодатель не устанавливает исчерпывающий перечень родственников, в связи с утратой которых сотруднику может быть выплачена материальная помощь․ Согласно статье 2 и абзацу 3 статьи 14 Семейного кодекса РФ, к членам семьи относятся:
- супруг (супруга);
- родители (отец и мать);
- дети, в т․ч; усыновлённые;
- усыновители․
К родственникам относятся дедушки, бабушки, внуки, родные братья и сёстры, а также братья и сёстры по одному из родителей (неполнородные)․
Конкретный перечень лиц, в связи со смертью которых выплачивается помощь, может быть закреплён:
- в отраслевом или территориальном соглашении (ч․ 8, 9 ст․ 45, ч; 3, 7–10 ст․ 48 ТК РФ);
- в коллективном договоре организации (ч․ 1 ст․ 40 ТК РФ);
- в локальном нормативном акте компании, например в положении о материальной помощи (ч․ 1 ст․ 8, ч․ 1 ст․ 22 ТК РФ)․
Основной перечень документов
Для получения материальной помощи сотруднику, как правило, необходимо представить работодателю следующие документы:
- Заявление на выплату материальной помощи — составляется в произвольной форме;
- Копия свидетельства о смерти — основной документ, подтверждающий факт кончины родственника;
- Документы, подтверждающие родство с умершим:
- свидетельство о рождении (подтверждает родство с родителями, детьми);
- свидетельство о браке (подтверждает родство с супругом);
- свидетельство о перемене имени, если фамилия сотрудника менялась;
- документы об усыновлении — при необходимости;
- Реквизиты банковского счёта — если выплата будет перечислена безналичным путём․
В отдельных случаях работодатель может запросить дополнительные документы, например справку о совместном проживании с умершим, если это предусмотрено локальными актами организации․
Как правильно составить заявление
Законодатель не установил нормативных требований к форме заявления, поэтому оно пишется в произвольной форме․ Однако в документе должны быть указаны следующие сведения:
- фамилия, имя и отчество (при наличии) сотрудника;
- должность и структурное подразделение, в котором он работает;
- просьба об оказании материальной поддержки;
- основание для выплаты — смерть члена семьи или близкого родственника (с указанием степени родства);
- реквизиты банковского счёта для перечисления средств;
- дата составления и подпись заявителя․
Примерная структура заявления
Заявление оформляется на имя руководителя организации․ В тексте указывается: «Прошу оказать мне материальную помощь в связи со смертью моего отца (матери, супруга и т․ д․), ФИО умершего․ К заявлению прилагаю копию свидетельства о смерти и документ, подтверждающий родство»․
Действия работодателя
После получения заявления и подтверждающих документов работодатель:
- Проверяет полноту и достоверность представленных документов․
- Издаёт приказ о выплате материальной помощи, в котором указываются основание выплаты, её размер и сроки перечисления․
- Перечисляет денежные средства сотруднику на банковский счёт или выдаёт через кассу организации․
Размер выплаты и налогообложение
Величина материальной помощи определяется индивидуально и зависит от финансовых возможностей организации․ Максимальным значением она не ограничивается; Минимальные суммы могут устанавливаться отраслевыми соглашениями или локальными актами компании․
Важно учитывать налоговые особенности: материальная помощь, выплачиваемая работнику в связи со смертью члена его семьи, в полном объёме не облагается НДФЛ и страховыми взносами — при условии, что умерший являлся членом семьи в понимании Семейного кодекса РФ (супруг, родители, дети, усыновители, усыновлённые)․ Если выплата производится в связи со смертью иных родственников, не облагается налогом только сумма до 4000 рублей в год․
Полезные рекомендации
- Ознакомьтесь с коллективным договором или положением о материальной помощи в вашей организации — там могут быть указаны точный перечень документов и размеры выплат․
- Подавайте заявление как можно скорее после оформления свидетельства о смерти․
- Сохраняйте копии всех подаваемых документов․
- Если работодатель отказывает в выплате, предусмотренной локальными актами, можно обратиться в инспекцию труда своего региона․
Оформление материальной помощи при смерти близкого родственника, несложная процедура, если заранее знать перечень необходимых документов․ Основой является заявление сотрудника, к которому прилагаются копия свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство․ Чёткое закрепление условий выплаты в локальных актах организации позволяет избежать споров и обеспечивает своевременную поддержку работника в трудный жизненный период․