Потеря близкого человека — это всегда тяжелое испытание. В такой ситуации важно знать свои трудовые права и порядок оформления выплат, чтобы не терять время на бюрократию. Статья 166 ТК РФ дает работнику право на неоплачиваемый отпуск (до 5 дней) в связи со смертью родственника, однако вопрос материальной помощи (матпомощи) регулируется локальными нормативными актами организации (Коллективным договором, Положением о матпомощи, Правилами внутреннего трудового распорядка).
Ниже представлено подробное руководство по оформлению заявления, списку документов и нюансам налогообложения актуальных на 2026 год.
Кому и при каких условиях положена выплата
Материальная помощь при смерти родственника — это мера социальной поддержки, которую работодатель не обязан выплачивать по ТК РФ (если иное не прописано в Коллективном договоре). Решение о выплате и ее размере принимает наниматель на основании локальных актов.
Круг лиц, считающихся близкими родственниками (ст. 166 ТК РФ, ст. 14 СК РФ):
- Родители (отец, мать), усыновители;
- Супруг(а);
- Дети (в т.ч. усыновленные), воспитанники;
- Родные братья и сестры;
- Дедушка и бабушка (если они воспитывали работника);
- Внуки (если воспитывались работником).
Важно: Многие организации в своих Положениях расширяют этот круг (например, включают тестя/тещу, сводных братьев/сестер). Обязательно проверьте локальный акт вашей компании.
Пакет документов для получения матпомощи
Стандартный перечень документов, который работник предоставляет в кадровую службу/бухгалтерию:
- Заявление от имени руководителя организации (образец ниже).
- Свидетельство о смерти (оригинал и копия) — выдается ЗАГСом.
- Документ, подтверждающий родственные отношения:
- Свидетельство о рождении (для родителей, братьев/сестер, детей);
- Свидетельство о заключении брака (для супруга);
- Свидетельство об усыновлении (при наличии);
- Решение суда об установлении факта родства (если документы утеряны).
- Копия паспорта работника (разворот с фото и пропиской).
- Банковские реквизиты (номер карты/счета для зачисления), если выплата идет не через кассу.
Примечание: Некоторые компании могут требовать служебную записку от непосредственного руководителя или справку о составе семьи, но базовый минимум — это пункты 1–4.
Порядок оформления: пошаговая инструкция
- Уведомление работодателя. Сообщите руководителю устно или по электронной почте о произошедшем как можно скорее (для оформления неоплачиваемого отпуска).
- Получение свидетельства о смерти. Обратитесь в ЗАГС по месту смерти или регистрации смерти (госпошлина не взимается).
- Написание заявления. Заполните бланк (руководство по заполнению см. ниже).
- Подача пакета документов. Передайте документы в HR-отдел или секретариат на регистрацию (входящий номер/дата).
- Издание приказа. Руководитель подписывает Приказ об оказании материальной помощи (форма Т-11 или произвольная с обязательными реквизитами).
- Расчет и выплата. Бухгалтерия начисляет сумму, удерживает НДФЛ (если сумма превышает лимит) и переводит деньги зарплатным проектом или выдает через кассу.
Образец заявления на материальную помощь (бланк 2026)
Единой утвержденной государством формы не существует. Используется произвольная форма с обязательными реквизитами (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»). Ниже приведен универсальный образец.
Вариант 1: Пустой бланк для заполнения вручную/на компьютере
Иванову И.И.
От: менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Табельный номер: 12345
ЗАЯВЛЕНИЕ
На оказание материальной помощи в связи со смертью родственника
Прошу оказать мне материальную помощь в связи со смертью моего [степень родства: отца / матери / супруга / ребенка / брата / сестры] [ФИО умершего полностью], [дата смерти] года.
В подтверждение прилагаю:
Копию свидетельства о смерти № [номер] от [дата] г.
Копию свидетельства о рождении / браке № [номер] (подтверждающее родство).
Копию паспорта РФ.
Банковские реквизиты для перевода:
Банк: [Название банка]
ИНН/КПП: [реквизиты]
Номер счета/карты: [номер]
«___» _____________ 202_ г. ________________ /Петров П.П./
Вариант 2: Пример заполненного заявления
Петрову Сергею Александровичу
От: старшего бухгалтера бухгалтерии
Сидоровой Анны Викторовны
Табельный номер: 0451
ЗАЯВЛЕНИЕ
На оказание материальной помощи в связи со смертью родственника
Прошу оказать мне материальную помощь в соответствии с п. 4.2 Положения о материальной помощи ООО «Вектор» в связи со смертью моей матери Сидоровой (рож. Ивановой) Елены Михайловны, 15 сентября 2026 года.
В подтверждение прилагаю:
Копию свидетельства о смерти № 45-123456 от г. (выдано ЗАГСом Ленинского г. Москвы).
Копию свидетельства о рождении № IV-987654 от 1980 г. (стр. 5, запись о матери).
Копию паспорта РФ 45 09 123456, выдан ОМС РФ по г. Москве г.
Банковские реквизиты для перевода:
Банк: ПАО Сбербанк
БИК: 044525225
Кор. счет: 30101###0225
Номер счета: 40###0001234
«17» сентября 2026 г. ________________ /Сидорова А.В./
Образец приказа об оказании материальной помощи
На основании заявления руководитель издает приказ. Форма Т-11 (утв. Госстатом № 1) или произвольная форма с логотипом компании.
ПРИКАЗ
№ 145-к
г. Москва «18» сентября 2026 г.
ОБ ОКАЗАНИИ МАТЕРИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ
В соответствии с Положением о материальной помощи работникам АО «Вектор» от № 12-П и заявлением старшего бухгалтера Сидоровой А.В. от г. № 45-в/п
ПРИКАЗЫВАЮ:
Оказать материальную помощь старшему бухгалтеру бухгалтерии Сидоровой Анне Викторовне в связи со смертью матери в размере 30 000 (тридцать тысяч) рублей 00 копеек.
Выплату произвести в срок не позднее «20» сентября 2026 г. за счет средств организации (статья затрат 26, подстатья 26.03).
Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Иванову И.И.
Генеральный директор ________________ /Петров С.А./
М.П.
С приказом ознакомлены:
Сидорова А.В. ________________ /подпись/ «18» 09 2026 г.
Иванов И.И. ________________ /подпись/ «18» 09 2026 г.
Налогообложение НДФЛ в 2026 году: критически важный нюанс
Согласно п. 17 ст. 217 НК РФ, материальная помощь, выплачиваемая в связи со смертью близкого родственника, освобождается от НДФЛ в пределах 4 000 рублей в налоговом периоде (году).
Как считается налог:
- Сумма выплаты ≤ 4 000 руб. — НДФЛ не удерживается (вся сумма чистая).
- Сумма выплаты > 4 000 руб. — НДФЛ (13% для резидентов, 30% для нерезидентов) удерживается только с разницы между выплатой и 4 000 руб.
Пример расчета (резидент РФ, выплата 30 000 руб.):
- Освобожденная база: 4 000 руб.
- Налогооблагаемая база: 30 000 – 4 000 = 26 000 руб.
- НДФЛ к удержанию: 26 000 × 13% = 3 380 руб.
- К выдаче на руки/карту: 30 000 – 3 380 = 26 620 руб.
Важно для бухгалтерии: Лимит 4 000 руб. является суммарным за год. Если работник уже получал матпомощь в этом году (например, на лечение, рождение ребенка, юбилей) и общая сумма необлагаемых выплат превысила 4 000 руб., то лимит на смерть родственника может быть исчерпан частично или полностью. Необходимо проверять накопленные суммы за календарный год.
Сроки выплаты и ответственность
Закон не устанавливает жестких сроков выплаты матпомощи (в отличие от зарплаты — ст. 136 ТК РФ). Сроки фиксируются в локальном акте или в самом Приказе (обычно 3–7 рабочих дней после подачи заявления).
Если работодатель задерживает выплату, установленную Коллективным договором/Положением, это считается задержкой заработной платы (ст. 236 ТК РФ), грозит компенсацией за каждый день просрочки (не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ от суммы долга).
Типичные ошибки при оформлении (чек-лист)
| Ошибка | Последствие | Как избежать |
|---|---|---|
| Не указан табельный номер / неверное ФИО руководителя | Заявление вернут на доработку, сдвинутся сроки | Проверьте данные по пропуску/трудовому договору |
| Отсутствует копия свидетельства о рождении/браке | Невозможно подтвердить родство → отказ в выплате | Подготовьте полный пакет заранее. Если документы утеряны — восстановите в ЗАГС/МФЦ |
| Указана сумма в заявлении (работник сам пишет цифру) | Нарушение процедуры: сумму определяет работодатель в Положении/Приказе | В заявлении пишите только «Прошу оказать материальную помощь…», сумму ставит директор в приказе |
| Не учтен лимит 4 000 руб. по НДФЛ за год | Ошибки в расчете налога, претензии ФНС при проверке | Бухгалтерия должна вести учет кодом 2760 (или аналогом) накопленных необлагаемых выплат |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли получить матпомощь, если родственник умер за границей?
Да. Нужен документ, выдавший компетентный орган иностранного государства, заверенный апостилем (или легализованный) и переведенный на русский язык нотариально заверенным переводом.
Положена ли матпомощь при смерти бывшего супруга/тестя/тещи?
По ТК РФ, нет (не входят в круг ст. 166 ТК РФ). Но если Коллективный договор/Положение компании включает их в список, выплата обязательна для работодателя.
Может ли работодатель отказать в выплате?
Если матпомощь не закреплена в Коллективном договоре, Положении или Трудовом договоре — да, работодатель имеет право отказать, так как это его право, а не обязанность (ст. 8 ТК РФ). Если закреплена — отказать нельзя.
Нужно ли писать служебную записку?
В некоторых компаниях принят внутренний документооборот: сотрудник пишет заявление, руководитель подразделения пишет служебную записку директору с рекомендацией «Прошу оказать помощь…». Уточните порядок у HR-менеджера.
Оформление материальной помощи при смерти родственника — процедура стандартная, но требующая внимательности к деталям: правильное указание степени родства, прикрепление документов, подтверждающих родство, и учет налогового лимита 4 000 рублей.
Для ускорения процесса рекомендуем:
- Скачать пустой бланк заявления (Word / PDF) и заполнить его заранее на компьютере.
- Подготовить копии всех документов (свидетельство о смерти, рождения/брака, паспорт) до обращения в кадры.
- Уточнить у бухгалтерии остаток лимита 4 000 руб. по НДФЛ на текущий год.
Полезные ресурсы для скачивания актуальных форм 2026 года:
- Системы «КонсультантПлюс», «Гарант» (раздел «Формы документов» -> «Кадровые документы» -> «Материальная помощь»).
- Сайты профильных порталов: «Мое дело», «Ноупейпер», «Время бухгалтера» (имеют бесплатные образцы с примерами заполнения).
- Сайт вашей организации (часто бланки выложены во внутренней сети/интранете).
Статья подготовлена на основе трудового законодательства РФ (ТК РФ, НК РФ) и судебной практики актуальной на г. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу.