Резерв на оплату отпусков — важный инструмент бюджетного учета, позволяющий равномерно распределять расходы на отпускные в течение финансового года. Благодаря резервированию обязательства учреждения по выплате отпускных отражаются своевременно и с привязкой к периодам, в которых сотрудники фактически зарабатывают право на отпуск. В этой статье подробно разберем, кто обязан формировать резерв, как его рассчитать и какими проводками отразить начисление и использование резерва в бюджетном учете.

Кто обязан формировать резерв на отпуска

Обязанность по созданию резерва на оплату отпусков установлена для всех организаций, за исключением тех, которым законодательно разрешено вести упрощенный бухгалтерский учет (п. 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы»). Бюджетные и автономные учреждения, а также государственные органы упрощенный учет не ведут, поэтому формировать резерв обязаны.

Основные нормативные основания для бюджетной сферы:

• ПБУ 8/2010 — общие принципы признания оценочных обязательств;
• Инструкция по применению Единого плана счетов (приказ Минфина России № 157н);
• Инструкции по применению планов счетов для бюджетных и автономных учреждений (приказы Минфина № 162н и № 183н);
• письма Минфина России с разъяснениями по отражению резервов.

Счета учета резерва на отпуска

В бюджетном учете резерв на оплату отпусков отражается на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов». Счет пассивный — дебетового сальдо по нему быть не может.

Резерв формируется обособленно по каждому коду финансового обеспечения (КФО):

• КФО 2 — приносящая доход деятельность;
• КФО 4 — субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания;
• КФО 5 — субсидии на иные цели;
• КФО 7 — средства в рамках обязательного медицинского страхования.

Для детализации учета целесообразно выделить:

• резерв на оплату собственно отпускных;
• резерв на страховые взносы, начисляемые на суммы отпускных.

В коммерческом учете для этих целей применяются субсчета 96.01.1 (резерв на оплату отпусков) и 96.01.2 (страховые взносы с резерва), корреспондирующие со счетами затрат. В бюджетном учете аналогичная детализация ведется в аналитических разрезах счета 401.60.

Методы расчета резерва

Конкретные правила расчета резерва в нормативных актах не закреплены, поэтому учреждение разрабатывает методику самостоятельно и утверждает ее в учетной политике. На практике применяются три основных метода:

1. Ежемесячный расчет — резерв начисляется исходя из фактически начисленной заработной платы за месяц и количества заработанных дней отпуска. Это самый точный метод, так как обязательство формируется по мере возникновения права на отпуск у каждого сотрудника.
2. Ежеквартальный расчет — величина резерва определяется по итогам квартала на основе планового фонда оплаты труда и среднего количества дней отпуска.
3. Годовой (процентный) расчет, резерв рассчитывается как процент от годового фонда оплаты труда с равномерным списанием в течение года.

Расчет величины резерва проводится при наступлении каждой отчетной даты. Наиболее достоверным считается ежемесячный метод, поскольку он минимизирует отклонения между суммой резерва и фактическими обязательствами учреждения.

Проводки по начислению резерва

Начисление резерва отражается по кредиту счета 401.60 в корреспонденции со счетами учета затрат. Типовые проводки:

• Дт 0 109 60 211 (0 109 70 211, 0 109 80 211) Кт 0 401 60 211, начислен резерв на оплату отпусков (по КОСГУ 211 «Заработная плата»);
• Дт 0 109 60 213 Кт 0 401 60 213, начислен резерв на страховые взносы с сумм отпускных (по КОСГУ 213 «Начисления на выплаты по оплате труда»);
• Дт 0 401 20 211 Кт 0 401 60 211, начисление резерва, если расходы не включаются в себестоимость услуг (работ).

Проводки по использованию резерва

При уходе сотрудника в отпуск отпускные начисляются за счет созданного резерва:

• Дт 0 401 60 211 Кт 0 302 11 737 — начислены отпускные за счет резерва;
• Дт 0 401 60 213 Кт 0 303 02 731 (0 303 06 731, 0 303 07 731, 0 303 10 731), начислены страховые взносы с отпускных за счет резерва.

Если суммы резерва недостаточно для покрытия отпускных, разница относится на расходы текущего периода:

• Дт 0 401 20 211 Кт 0 302 11 737 — начислены отпускные в части, превышающей резерв.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Отдельного внимания заслуживает вопрос о компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Минфин России в письме от № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что такую компенсацию нельзя начислять за счет резерва — ее следует включать в затраты в момент начисления. Данную позицию целесообразно учитывать и бюджетным учреждениям, закрепив порядок в учетной политике.

Инвентаризация резерва

По состоянию на отчетную дату (как правило, на 31 декабря) учреждение проводит инвентаризацию резерва. По ее результатам:

• излишне начисленный резерв сторнируется или корректируется;
• недостающая сумма доначисляется проводкой, аналогичной начислению резерва.

Формирование резерва на оплату отпусков, обязательная процедура для бюджетных и автономных учреждений. Грамотно разработанная методика расчета, закрепленная в учетной политике, и корректное применение проводок по счету 401.60 с КОСГУ 211 и 213 обеспечивают достоверность отчетности и равномерное признание расходов. Рекомендуется использовать ежемесячный метод расчета как наиболее точный и регулярно проводить инвентаризацию резерва.