Найм иностранных граждан в России строго регламентирован законодательством. Для граждан Республики Казахстан существуют особые привилегии, основанные на договорах в рамках ЕАЭС, однако обязанность уведомить территориальный орган МВД о заключении трудового договора (гражданско-правового договора) остается обязательной для работодателя или физического лица-нанимателя.
Важное обновление: С 1 сентября 2026 года вступили в силу новые утвержденные приказом МВД России бланки уведомлений. Использование старых форм после этой даты недопустимо и повлечет за собой штрафные санкции. Ниже представлен подробный разбор процедуры с учетом последних изменений.
Нормативная база и кто обязан уведомлять
Основным документом, регулирующим процедуру, является статья 18.1 Федерального закона от № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».
- Работодатель (юридическое лицо, ИП) — уведомляет о заключении трудового договора (договора ГПХ) с иностранным гражданином.
- Физическое лицо — уведомляет о заключении трудового договора с иностранным гражданином (например, няня, водитель, домработница).
Гражданин Казахстана не имеет права самостоятельно подать это уведомление — обязанность лежит исключительно на стороне, принимающей его на работу.
Особенности для граждан Казахстана (ЕАЭС)
Граждане Республики Казахстан пользуются особым правовым режимом в силу Договора о Евразийском экономическом союзе (2014) и Соглашения о занятости населения стран ЕАЭС (2012):
- Без патента и разрешения на работу: Казахи имеют право трудиться в РФ без получения патента (для физлиц) и без выдачи разрешения на работу (для организаций/ИП).
- Без квоты: Наем граждан Казахстана не учитывается в пределах квот на привлечение иностранной рабочей силы.
- Срок пребывания по трудовому договору: Срок действия временного пребывания привязан к сроку трудового договора, но не более 3 лет с возможностью продления.
- Обязательное уведомление МВД: Несмотря на упрощения, уведомление о начале трудовых отношений подавать ОБЯЗАТЕЛЬНО (ч. 1 ст. 18.1 115-ФЗ).
- Расторжения трудового договора (в 3-х рабочих дней).
- Продления срока трудового договора.
- Изменения существенных условий договора (должность, место работы).
- Форма уведомления о заключении трудового договора (договора ГПХ) с иностранным гражданином — для сообщения о начале работы.
- Форма уведомления о расторжении трудового договора (договора ГПХ) — для сообщения об увольнении/завершении работ.
- Форма уведомления об изменении условий трудового договора (договора ГПХ).
- Добавлены поля для указания СНИЛС иностранного гражданина (обязательно, если есть).
- Расширен раздел сведениями о документе, удостоверяющем личность (серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения).
- Обязательное указание адреса места пребывания иностранца в РФ (по регистрации).
- Новые реквизиты для идентификации работодателя (КПП, ОКПО, адрес места нахождения/регистрации);
- Возможность указания нескольких иностранных граждан в одном уведомлении (для организаций) — табличная часть.
- Дата составления уведомления: Дата фактического заполнения (ДД.ММ.ГГГГ).
- Подпись работодателя / нанимателя: Расшифровка подписи (ФИО). Для организаций — подпись руководителя и печать (если есть), для ИП — подпись ИП, для физлица — подпись нанимателя.
- В электронном виде через портал «Госуслуги» (Личный кабинет работодателя) — самый надежный и быстрый способ. Дает мгновенное подтверждение получения (электронный чек/уведомление в ЛК). Требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) для организаций/ИП или простая/усиленная для физлиц (через Госуслуги).
- По почте (заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении), адресуется в территориальный орган МВД по месту регистрации работодателя (или по месту работы иностранца для физлиц). Дата подачи = дата отправки почты. Сохраните чек почты и опись вложения!
- Лично (через приемную / окно МВД) — второй экземпляр уведомления с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись сотрудника МВД, печать) остается у вас на руках.
- Используется новая форма уведомления о расторжении (утв. приказом МВД от ).
- Указываются: реквизиты работодателя, ФИО иностранца, номер и дата приказа о расторжении, статья ТК РФ, дата последнего рабочего дня.
- Способы подачи те же: Госуслуги, почта, лично.
- Подписан трудовой договор (ГПХ) с гражданином Казахстана.
- Проверены документы иностранца: Паспорт РК, Миграционная карта (маркировка «Работа»), Уведомление о прибытии/Регистрация по месту пребывания (действующая), СНИЛС (есть — хорошо, нет, помочь оформить), ИНН (желательно).
- Заполнен НОВЫЙ бланк уведомления (образец 2026 г.) без ошибок и исправлений.
- Подача уведомления в течение 1 рабочего дня после подписания договора (лучше — в день подписания) через ЛК Работодателя на Госуслугах.
- Сохранение подтверждения: Распечатать/сохранить PDF с отметкой МВД «Принято» (или чек почты/второй экземпляр с печатью) в личное дело сотрудника.
- Контроль сроков: Поставить напоминание за 30 дней до окончания договора для принятия решения о продлении/увольнении и своевременной подаче нового уведомления.
- Ошибка: «Казахи не нуждаются в патенте, значит, и уведомлять не надо». Неправда. Патент и уведомление МВД — это разные процедуры. Уведомление обязательно всегда.
- Ошибка: Указание в уведомлении основания «Патент №…». Правильно: Ссылка на Соглашение ЕАЭС от .
- Ошибка: Подача уведомления за работодателя сторонней организацией (аутсорсингом) без доверенности на представителя МВД. Правильно: Либо подает сам работодатель (через свой ЛК), либо уполномоченное лицо с нотариальной доверенностью / ЭЦП.
- Смена паспорта: Если у иностранца сменился паспорт (продление за 16/45 лет или замена), работодатель не подает отдельное уведомление «о смене паспорта», но при следующем уведомлении (продление/увольнение) указывает новые реквизиты паспорта.
Сроки подачи уведомления (Критически важно)
Согласно ч. 3 ст. 18.1 115-ФЗ, уведомление должно быть направлено не позднее следующего рабочего дня после дня заключения трудового договора (договора ГПХ).
Также уведомление подлежит подаче в случаях:
Новые бланки с года (Приказ МВД России)
С 1 сентября 2026 года действуют новые формы, утвержденные Приказом МВД России от № 487 (номер приказа условный для примера, ориентируйтесь на дату вступления в силу). Старые бланки (утвержденные приказом № 342 от 2021 г.) недействительны.
Основные формы:
Ключевые изменения в новых бланках:
Образец заполнения уведомления (Описание полей)
Ниже приведена структура заполнения нового бланка уведомления о заключении договора. Обратите внимание: бланк заполняется ручной печатным шрифтом (чернила черного или синего цвета) или формируется в электронном виде для отправки через портал Госуслуг/Личный кабинет работодателя. Исправления и зачеркивания недопустимы.
Раздел 1. Сведения о работодателе (нанимателе)
| Поле бланка | Что указывать | Пример для ИП / Организации |
|---|---|---|
| Тип нанимателя | Поставить галочку: «Организация», «ИП», «Физическое лицо» | ИП |
| Полное наименование / ФИО | Для ИП/Орг — полное наименование по Уставу/ЕГРИП. Для физлица, ФИО полностью. | ИП Иванов Иван Иванович |
| ИНН | ИНН организации/ИП (10/12 знаков). Для физлица — ИНН физлица. | ###9 |
| КПП | Только для организаций. ИП и физлица — прочерк или «Не присваивался». | — |
| ОГРН / ОГРНИП | Основной государственный регистрационный номер. | 320###6 |
| Адрес места нахождения / жительства | Юридический адрес (орг/ИП) или адрес регистрации (физлицо). С индексом. | 101000, г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 10 |
| Телефон, Email | Контакты для связи МВД. | +7 (999) 123-45-67, ivanov@email.ru |
Раздел 2. Сведения об иностранном гражданине (Гражданин РК)
| Поле бланка | Что указывать | Пример для гражданина РК |
|---|---|---|
| Фамилия, Имя, Отчество (при наличии) | Строго по паспорту (латиница/кириллица). Отчество — если есть в документе. | НАЗАРБАЕВ Нурсултан Абишевич |
| Дата рождения | ДД.ММ.ГГГГ | |
| Пол | М / Ж | М |
| Гражданство | КАЗАХСТАН (Код по ОКСМ: 398) | Казахстан |
| Документ, удостоверяющий личность | Паспорт гражданина Республики Казахстан (биометрический или обычный). Указать: Серия, Номер, Дата выдачи, Кем выдан, Код подразделения. | Н № 123456789, , ПМС г. Алматы, 750000 |
| СНИЛС (при наличии) | Обязательно, если выдан. Формат: XXX-XXX-XXX XX. | 123-456-789 00 |
| Адрес места пребывания в РФ | Адрес по миграционному учету (из уведомления о прибытии/регистрации). С индексом. | 115000, г. Москва, ул. ###, д. 5, кв. 3 |
| Серия и номер миграционной карты | Заполняется по данным миграционной карты при пересечении границы. | № ###, серия 1234 |
Раздел 3. Сведения о трудовом договоре (договоре ГПХ)
| Поле бланка | Что указывать |
|---|---|
| Тип договора | Трудовой договор / Гражданско-правовой договор (подряд, возмездного оказания услуг). |
| Номер и дата договора | Номер и дата подписания (ДД.ММ.ГГГГ); |
| Срок действия договора | Дата начала и дата окончания (если срочный). Если бессрочный, «Бессрочный». |
| Должность / Вид работ (услуг) | Согласно штатному расписанию / договору. Например: «Водитель», «Строитель», «Уборщик помещений». |
| Место работы (адрес) | Фактический адрес выполнения работ (может отличаться от юрадреса работодателя). |
| Основание для работы без патента/разрешения | Важно для РК: Указать: «Соглашение о занятости населения государств-членов ЕАЭС от ». |
Раздел 4. Подпись и дата
Способы подачи уведомления в МВД
Согласно ст. 18.1 115-ФЗ, уведомление можно направить:
Уведомление о расторжении договора (Увольнение)
Если трудовые отношения прекращаются (по любой статье ТК РФ, по истечении срока, по соглашению сторон), работодатель обязан уведомить МВД в течение 3 рабочих дней со дня расторжения.
Ответственность за нарушение сроков или неподачу
Нарушение правил уведомления влечет административную ответственность по статье 18.15 КоАП РФ:
| Нарушитель | Санкция (штраф) |
|---|---|
| Должностные лица (директора, HR-менеджеры) | от 30 000 до 50 000 руб. |
| ИП / Физические лица-наниматели | от 5 000 до 7 000 руб. |
| Юридические лица (организации) | от 400 000 до 500 000 руб. |
Дополнительные риски для организации: при повторном нарушении в течение года — возможна административная приостановка деятельности на срок до 90 дней (ч. 4 ст. 18.15 КоАП РФ).
Чек-лист для HR-специалиста / Нанимателя (Алгоритм действий)
Частые ошибки и нюансы для граждан Казахстана
С 1 сентября 2026 года переход на новые бланки уведомлений стал обязательным для всех категорий нанимателей. Для граждан Республики Казахстан процедура остается упрощенной по сути (нет патента, нет квоты, нет разрешения на работу), но формальная бюрократическая сторона — уведомление МВД в 1 рабочий день — остается строгой и неисполнимой.
Использование электронного сервиса «Госуслуги. Работодатель» минимизирует риски штрафов до нуля, обеспечивает доказательную базу для проверяющих органов и экономит время. Внимательно следите за актуальностью бланков на официальном сайте МВД России (раздел «Миграция» -> «Нормативные акты» -> «Формы уведомлений»).
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Законодательство может меняться. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу или в территориальный орган МВД.