Найм сотрудника в штат ООО влечет за собой не только выплату заработной платы «на руки», но и обязательные отчисления в бюджет и экстрабюджетные фонды. Важно четко разделять: НДФЛ удерживается из зарплаты работника, а страховые взносы начисляются сверх зарплаты и оплачиваются работодателем за свой счет. В этой статье подробно разберем ставки, льготы, порядок расчета и сроки уплаты актуальные на 2025–2026 годы.

Два главных платежа: НДФЛ и Страховые взносы

Фискальная нагрузка на работодателя делится на два принципиально разных потока:

• Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) — удерживается из дохода сотрудника. Работодатель выступает налоговым агентом: рассчитывает, удерживает и перечисляет в бюджет.
• Страховые взносы — это расход компании. Они не уменьшают зарплату сотрудника, а увеличивают стоимость единицы персонала для работодателя. Перечисляются в Социальный фонд России (СФР).

Страховые взносы: ставки и состав (Единый тариф)

С 2023 года действует единый тариф страховых взносов (ст. 425 НК РФ). Общая базовая ставка составляет 30% от объекта налогообложения (фонда оплаты труда). Она распределяется следующим образом:

Взносы на профессиональное травматизм (ОПВ)

Отдельно начисляются взносы за обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Ставка зависит от класса профессионального риска организации (от 0,1% до 8,5%). КБК для этих взносов: 182 1 02 01 000 01 1000 160.

Примечание: По ГПХ-договорам (гражданско-правовым) взносы на травматизм обычно не платятся, если это прямо не прописано в договоре.

Пределы базы налогообложения (Плафоны) на 2025–2026 годы

На пенсионные взносы (22%) установлен годовой предел базы. Доходы сверх этого лимита облагаются сниженной ставкой 10% (только пенсионная часть). На ОМС и ВНИМ плафонов нет — 5,1% и 2,9% платятся со всей суммы дохода.

• 2025 год: Пlafond на пенсию, 2 759 000 руб. (сверх — 10%).
• 2026 год: Пlafond индексируется (ожидается около 3 млн руб., точная цифра устанавливается законом к концу года).

Льготные тарифы для МСП и особых категорий

Организации, включенные в реестр МСП (малое и среднее предпринимательство), а также некоммерческие организации могут применять сниженный единый тариф 15% (вместо 30%) на доходы сотрудников в пределах МРОТ × 12 месяцев в год.

• Структура 15%: Пенсионное, 7,5% (внутри лимита), Медицинское — 5,1%, Социальное, 2,4%.
• Сверх лимита МРОТ×12: применяется общий тариф 30%.
• МРОТ 2025: 22 440 руб. (лимит в год: 269 280 руб.).
• МРОТ 2026: 23 000 руб. (прогноз/утвержденное значение, лимит: 276 000 руб.).

Важно: Льгота не распространяется на взносы по травматизму (ОПВ) — они платяться по общему тарифу класса риска.

Нулевая ставка (0%) и особые случаи

• Студенты-стажеры, инвалиды, работники до 18 лет (в ряде случаев): могут быть льготы по отдельным видам взносов.
• Территории опережающего развития (ТОР), Крым, Севастополь, Дальний Восток: региональные льготы (до 0% на пенсионные).

НДФЛ: прогрессивная шкала 2025–2026

Работодатель удерживает НДФЛ при фактической выплате денег (нарушении). С 2025 года действует прогрессивная шкала для налоговых резидентов РФ (ст. 214.7 НК РФ):

1. 13% — доход до 2 400 000 руб. в год.
2. 15%, доход от 2,4 до 5 млн руб.
3. 18% — доход от 5 до 20 млн руб.
4. 20% — доход от 20 до 50 млн руб.
5. 22% — доход свыше 50 млн руб.

Нерезиденты: ставка 30% (без прогрессии, кроме доходов в виде дивидендов — 13/15%).

Сотрудник может вернуть часть НДФЛ через налоговые вычеты (недвижимость, лечение, образование, ИИС и др.), но это право сотрудника, а не обязанность работодателя.

Реальная стоимость сотрудника для ООО (Пример расчета)

Чтобы понять, во сколько обходится сотрудник компании, нужно сложить FOT (Фонд оплаты труда) + Страховые взносы работодателя.

Пример: Зарплата «на руки» 100 000 руб. (Резидент, ООО — не МСП, класс риска 0,2%)

1. Гросс (Bruto) зарплата: 100 000 / 0,87 = 114 943 руб. (с учетом НДФЛ 13%).
2. НДФЛ (удерживаем): 14 943 руб. → Сотрудник получает 100 000 руб.
3. Страховые взносы 30% (с гросс): 114 943 × 30% = 34 483 руб.
4. Взнос на травматизм (0,2%): 114 943 × 0,2% = 230 руб.

Сроки и порядок уплаты в 2025–2026 годах

Страховые взносы (в СФР)

• Срок: Не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 6 ст. 431 НК РФ). Для декабря, до 28 января след. года.
• КБК (основной): 182 1 02 01 000 01 1000 160 (единый платеж по ЕНС — единому налоговому счету).
• Платеж производится через ЕНС (Единый налоговый счет) в ФНС, дальше средства распределяются автоматически.

НДФЛ (в бюджет через ФНС)

• Срок удержания: День выплаты зарплаты (нарушения).
• Срок перечисления: Не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ). Для аванса — НДФЛ не удерживается (кроме случаев выплаты за прошлые периоды).
• Исключение — зарплата за декабрь: перечислять до 28 января (или до 31 января по старым правилам для последней выплаты года, но безопаснее — 28-е);

Отчетность работодателя

Помимо уплаты денег, ООО обязано сдавать отчетность:

• РСВ (Расчет страховых взносов) — квартально (до 25-го числа месяца, следующего за кварталом). Годовая — до 25 января (в 2025 г. — до 27 января, так как 25-е суббота).
• Расчет по НДФЛ (форма 6-НДФЛ), ежеквартально (до последнего дня месяца, следующего за кварталом). Годовая, до 25 февраля (в 2025 г. — до 25 февраля).
• Сведения о доходах (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ПЕРЕРАСЧЕТ), в СФР в установленные сроки (обычно в день приема/увольнения или ежемесячно).
• ЕСВ (Единый сведений о выплатах) — не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем выплаты (для расчета пенсий).

Особенности ГПХ-договоров (Самозанятые, ИП, физлица)

Если ООО заключает договор ГПХ с физлицом (не ИП, не самозанятым):

• НДФЛ удерживает заказчик (13%/30%).
• Страховые взносы платит заказчик по единому тарифу 30% (пенсионные 22% + мед 5,1% + соц 2,9%).
• Взносы на травматизм (ОПВ) — не платятся, если не оговорено в договоре.
• Льгота МСП (15%) — не применяется по ГПХ.

Самозанятые (НПД): ООО платит только вознаграждение. НДФЛ и взносы не удерживает/не платит (платит сам налогоплательщик НПД: 4% физлицам, 6% юрлицам).

ИП на УСН/Патенте/ОСНО: Взносы платит сам ИП за себя. За наемных работников ИП платит так же, как ООО.

Частые ошибки и риски

1. Скрытая зарплата («в конверте»): Риск начисления доп. налогов (НДФЛ 13/30% + взносы 30% + штрафы 20-40% + пени) по итогам налоговой проверки (Налоговый кодекс ст. 122, 123).
2. Неправильное применение льготы МСП 15%: Если компания выросла и вышла из реестра МСП, или сотрудник превысил лимит МРОТ×12, а бухгалтер продолжает считать по 15%.
3. Пропуск сроков ЕНС: Пени начисляются за каждый день просрочки по ключевой ставке ЦБ.
4. Ошибки в КБК/ОКТМО: Приводят к «зависанию» денег на ЕНС и начислению пени, хотя деньги ушли из кассы.

Резюме: Чек-лист для кадровика и бухгалтера ООО

• ✅ Определить статус организации: МСП (реестр) / Обычная / IT / ТОР / Крым.
• ✅ Узнать класс профессионального риска (для ОПВ).
• ✅ Рассчитать Гросс-зарплату (Bruto) из нетто («на руки») с учетом прогрессивной шкалы НДФЛ;
• ✅ Начислить взносы: 30% (или 15% в лимите МРОТ×12 для МСП) + % травматизма.
• ✅ Удержать НДФЛ в день выплаты, перечислить на следующий рабочий день.
• ✅ Перечислить взносы до 28-го числа следующего месяца через ЕНС.
• ✅ Сдать РСВ (квартально) и 6-НДФЛ (квартально) в срок.
• ✅ Передать СЗВ-ТД/СТАЖ/ПЕРЕРАСЧЕТ и ЕСВ в СФР.

Данная статья носит информационный характер. Ставки НДФЛ, страховых взносов, МРОТ, плафоны и сроки сдачи отчетности ежегодно индексируются или меняются законодательством (ФЗ от № 389-ФЗ, ежегодные законы о бюджете). Перед расчетом зарплат за конкретный период обязательно сверяйтесь с актуальным НК РФ и письмами ФНС/СФР или консультируйтесь со своим бухгалтером/аутсорсингом.