При найме сотрудника по трудовому договору (или гражданско-правовому договору с физлицом) работодатель выступает налоговым агентом и плательщиком страховых взносов. Важно понимать: заработная плата «на руки» и стоимость сотрудника для компании — это разные цифры. В 2026 году базовая система налогообложения труда сохраняется, однако актуальны обновленные предельные базы для расчета взносов и возможные изменения в тарифах страхования от несчастных случаев.

Основные платежи работодателя в 2026 году

Все обязательные платежи работодателя за сотрудника делятся на две большие группы:

1. Страховые взносы, платит работодатель сверх зарплаты сотрудника (стоимость ФОТ — фонда оплаты труда).
2. НДФЛ (Налог на доходы физических лиц) — удерживается из зарплаты сотрудника, перечисляет работодатель от имени работника.

Страховые взносы (СВ) — расходы компании

В 2026 году действуют следующие базовые ставки страховых взносов для основных категорий работников (код вида деятельности не дает льготы, например, IT-компании с аккредитацией — для них ставки ниже, см. ниже):

• Пенсионный фонд (ПФР): 22%
• ФОМС (Обязательное медицинское страхование): 5,1%
• ФСС (Социальное страхование — временная нетрудоспособность и материнство): 2,9%
• Страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний: от 0,1% до 8,5% (тариф зависит от класса профессионального риска организации).

Предельные базы начисления взносов на 2026 год

Взносы в ПФР и ФСС рассчитываются не со всей зарплаты бесконечно, а до достижения предельной базы (максимальной основы начисления). На 2026 год значения установлены в соответствии с законом о федеральном бюджете (индексируются ежегодно):

Примечание: Точные цифры предельных баз на 2026 год утверждаются ФСС и ПФР в ноябре-декабре 2025 года. Указаны прогнозные значения на основе роста зарплат по стране.

Льготные ставки для отдельных категорий (2026 год)

Не все компании платят 30%. В 2026 году сохраняются льготы:

• IT-компании с аккредитацией: сниженная ставка 7,6% (ПФР 6% + ФОМС 1,6% + ФСС 0%) до достижения предельной базы ПФР. После превышения базы, 15,1% (ПФР 10% + ФОМС 5,1%). Травмоопасность платится всегда.
• МСП (Малое и среднее предпринимательство) — налог на профессиональный доход (НПД) / Патент / УСН: Ставки СВ общие (30%), но есть право на снижение авансовых платежей по УСН «Доходы» на 50% за счет взносов «за себя» (для ИП без сотрудников) и уменьшение УСН на сумму взносов за сотрудников (100%).
• Сельское хозяйство (ЕСХН): Страховые взносы входят в единый налог (ставка 6%), отдельно не платятся.

НДФЛ — удержание из зарплаты

Работодатель не платит НДФЛ за свой счет, но обязан удержать и перевести его:

• 13% — для налоговых резидентов РФ (доход до 5 млн руб. в год).
• 15% — для резидентов (часть дохода свыше 5 млн руб. в год).
• 18%, 20%, 22% — прогрессивная шкала для сверхдоходов (с 2025 года действует 5-ступенчатая шкала: 13/15/18/20/22% в зависимости от годового дохода).
• 30% — для нерезидентов (исключения: высококвалифицированные специалисты — 13/15/18/20/22%).

Калькулятор стоимости сотрудника (ФОТ) на 2026 год

Ниже приведена логика расчета «Стоимости сотрудника для работодателя» (Total Cost of Employment). Вы можете использовать эту формулу в Excel или калькуляторе.

Формула расчета

Стоимость_работодателя = Годовой_ФОТ + СВ_ПФР + СВ_ФОМС + СВ_ФСС + СВ_Травмоопасность

Где:
Годовой_ФОТ = (Месячная_ЗП_на_руки / (1 ‒ Ставка_НДФЛ)) * 12 <-- если вводите "на руки"
ИЛИ
Годовой_ФОТ = Месячная_ЗП_грязная * 12 <-- если вводите "грязную"

СВ_ПФР = min(Годовой_ФОТ, Предельная_база_ПФР_2026) * 22%
СВ_ФСС = min(Годовой_ФОТ, Предельная_база_ФСС_2026) * 2.9%
СВ_ФОМС = Годовой_ФОТ * 5.1% (без лимита)
СВ_Травмоопасность = Годовой_ФОТ * Тариф_класса_риска (0.1% ‒ 8.5%)

Пример расчета для 2026 года (Excel-готов)

Условия: Менеджер, зарплата «на руки» 100 000 руб./мес. Резидент РФ (НДФЛ 13%). Класс риска 0,2% (офис). Не IT-компания.

1. Грязная зарплата (ФОТ в месяц): 100 000 / 0,87 = 114 942,53 руб.
2. Годовой ФОТ: 114 942,53 * 12 = 1 379 310,34 руб. (Лимиты ПФР/ФСС 2 225 000 не исчерпаны).
3. СВ ПФР (22%): 1 379 310,34 * 22% = 303 448,28 руб.
4. СВ ФОМС (5,1%): 1 379 310,34 * 5,1% = 70 344,83 руб.
5. СВ ФСС (2,9%): 1 379 310,34 * 2,9% = 40 000,00 руб.
6. СВ Травмоопасность (0,2%): 1 379 310,34 * 0,2% = 2 758,62 руб.
7. НДФЛ (уплачивается за счет сотрудника): 1 379 310,34 * 13% = 179 310,34 руб. (в год).

ИТОГО СТОИМОСТЬ СОТРУДНИКА КОМПАНИИ В ГОД: 1 379 310,34 (ФОТ) + 416 551,73 (СВ) = 1 795 862,07 руб.