Административный персонал, это сотрудники, которые не участвуют напрямую в производстве продукции или оказании услуг: руководители, бухгалтеры, кадровики, офис-менеджеры, юристы, секретари. Несмотря на особый характер их труда, налоги и взносы с их заработной платы рассчитываются по общим правилам, установленным Налоговым кодексом РФ. Разберём подробно, какие платежи обязан производить работодатель.

Какие налоги и взносы платятся с зарплаты

С заработной платы административного персонала работодатель производит два вида обязательных платежей:

• НДФЛ — налог на доходы физических лиц, который удерживается из зарплаты сотрудника;
• Страховые взносы — уплачиваются за счёт средств работодателя сверх начисленной зарплаты.

НДФЛ: прогрессивная шкала

С 2025 года в России действует прогрессивная шкала налогообложения доходов физических лиц. Ставка НДФЛ зависит от размера годового дохода налогоплательщика:

• до 2,4 млн рублей в год — 13%;
• от 2,4 до 5 млн рублей — 15%;
• от 5 до 20 млн рублей, 18%;
• от 20 до 50 млн рублей — 20%;
• свыше 50 млн рублей — 22%.

Для большинства сотрудников административного персонала применяется базовая ставка 13%. Повышенные ставки применяются только к сумме превышения соответствующего порога, а не ко всему доходу целиком.

Работодатель выступает налоговым агентом: он исчисляет, удерживает НДФЛ при каждой выплате заработной платы (как за первую, так и за вторую половину месяца) и перечисляет налог в бюджет.

Налоговые вычеты

Сотрудники административного персонала вправе уменьшить налогооблагаемую базу за счёт вычетов:

• стандартные вычеты (например, на детей);
• социальные вычеты (на обучение, лечение);
• имущественные вычеты (при покупке жилья).

Страховые взносы

Страховые взносы работодатель платит из собственных средств — они не удерживаются из зарплаты работника.

Взносы по единому тарифу

Единый тариф страховых взносов на пенсионное, медицинское и социальное страхование составляет 30% от выплат сотруднику в пределах установленной предельной базы. С выплат сверх предельной базы применяется пониженный тариф — 15,1%.

Льготы для малого и среднего бизнеса

Если организация входит в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП), то с части зарплаты, превышающей МРОТ, применяется пониженный тариф взносов — 15%. Это существенно снижает налоговую нагрузку на фонд оплаты труда административного персонала.

Взносы на травматизм

Отдельно уплачиваются взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Тариф зависит от класса профессионального риска и составляет от 0,2% до 8,5%. Для офисного (административного) персонала, как правило, действует минимальный тариф 0,2%, поскольку офисная деятельность относится к I классу профессионального риска.

Пример расчёта

Допустим, оклад офис-менеджера составляет 80 000 рублей в месяц, организация не относится к МСП:

• НДФЛ (13%): 80 000 × 13% = 10 400 руб. — удерживается из зарплаты;
• На руки сотрудник получит: 80 000 − 10 400 = 69 600 руб.;
• Страховые взносы (30%): 80 000 × 30% = 24 000 руб. — платит работодатель;
• Взносы на травматизм (0,2%): 80 000 × 0,2% = 160 руб.

Особенности учёта зарплаты административного персонала

В бухгалтерском учёте заработная плата административно-управленческого персонала и начисленные на неё страховые взносы относятся к общехозяйственным расходам и отражаются на счёте 26 «Общехозяйственные расходы». Эти затраты уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (или по налогу при УСН с объектом «доходы минус расходы»).

Отчётность работодателя

По выплатам административному персоналу работодатель обязан сдавать:

• 6-НДФЛ — ежеквартально, расчёт удержанного налога;
• РСВ — расчёт по страховым взносам, ежеквартально;
• Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно;
• ЕФС-1, сведения в Социальный фонд России;
• 4-ФСС (раздел по травматизму в ЕФС-1) — по взносам на травматизм.

Налоги на заработную плату административного персонала рассчитываются по общим правилам: НДФЛ по прогрессивной шкале от 13% до 22% удерживается из дохода сотрудника, а страховые взносы (30% по единому тарифу плюс взносы на травматизм от 0,2%) уплачиваются за счёт работодателя. Субъекты МСП могут применять пониженный тариф взносов 15% с выплат сверх МРОТ. Грамотное планирование фонда оплаты труда и использование законных льгот позволяют оптимизировать налоговую нагрузку на бизнес.