Найм сотрудника, это не только выплата заработной платы «на руки», но и обязательство работодателя рассчитывать, удерживать и перечислять в бюджет ряд обязательных платежей. Нарушение сроков или неполная выплата влечет штрафы, пени и проверки со стороны ФНС и СФР. В этой статье подробно разбираем, из чего состоит «зарплатная нагрузка» на работодателя, какие ставки актуальны на 2024–2026 годы и как правильно оформить расчеты.

Основные виды платежей за работника

Все обязательные платежи за наемного работника делятся на две большие группы:

1. НДФЛ (Налог на доходы физических лиц) — удерживается из дохода самого работника. Работодатель выступает налоговым агентом.
2. Страховые взносы — оплачиваются работодателем своего кармана сверх зарплаты работника. Перечисляются в Социальный фонд России (СФР).

Дополнительно: Взносы за обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (взносы за травматизм) — также платятся работодателем в СФР.

НДФЛ: ставки, удержание и сроки (2024–2026 гг.)

С 2021 года в России действует шкала прогрессивных ставок НДФЛ для налоговых резидентов РФ. Ставки зафиксированы в ст. 224 НК РФ и не менялись на 2024–2026 годы.

Ставки НДФЛ для резидентов РФ (ст. 224 НК РФ):

• 13% — на доход до 5 млн руб. в год (в совокупности по всем источникам).
• 15% — на часть дохода, превышающую 5 млн руб. в год.
• 18% — на часть дохода, превышающую 24 млн руб. в год (с 2025 года).
• 20% — на часть дохода, превышающую 50 млн руб. в год (с 2025 года).

Примечание: Повышенные ставки (18% и 20%) введены Федеральным законом от № 243-ФЗ и применяются к доходам, полученным начиная с .

Ставки для нерезидентов РФ:

• 30% — общая ставка (исключения: высококвалифицированные специалисты — 13%, участники ГМП — 13%/15%).

Сроки удержания и перечисления НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ):

НДФЛ удерживается в день фактической выплаты дохода (выдачи зарплаты через кассу/банк). Перечислять в бюджет нужно не позднее следующего дня после удержания (в т.ч. в нерабочие дни — через ЕНП).

Страховые взносы: ставки и лимиты на 2024–2026 годы

Взносы рассчитываются с объекта налогообложения — суммы начислений работнику (зарплата, премии, компенсации и др.), за исключением неподоходных выплат (п. 1 ст. 422 НК РФ). Основные ставки установлены ст. 425 НК РФ.

Сводная таблица ставок страховых взносов (для основных категорий работников):

Предел базы начисления взносов (Максимальная база):

Предел устанавливается ежегодно Правительством РФ. На 2024 год предел составил 2 225 000 руб. в год. На 2025 год — 2 759 000 руб. (Постановление Правительства РФ от № 1976). На 2026 год предел будет утвержден к концу 2025 года (прогноз — рост на 10-15%).

Важно: Предел применяется к сумме начислений в совокупности за год по каждому работнику отдельно. Как только накопленные начисления с начала года превышают лимит, ставка по пенсионному страхованию снижается с 22% до 10%, а по ВНИМ — перестает начисляться (0%). ОМС платится 5.1% от всей суммы без лимита.

Льготные ставки (для ИП на УСН/ПСН/ЕСХН, НКО, IT-компании, Сколково и др.):

• Может применяться сниженная совокупная ставка 15.1% (Пенсионное 7.1% + ОМС 5.1% + ВНИМ 2.9%) в пределах базы МРОТ * 12.
• Сверх лимита МРОТ * 12 — ставка 15.1% (Пенсионное 7.1% + ОМС 5.1%).
• Условия: среднесписочная численность не более установленных пределов, доходы не более пределов, отсутствие обособленных подразделений и т.д. (ст. 427 НК РФ).

Взносы за травматизм (Профриски)

Оплачиваются исключительно работодателем в СФР. Ставка зависит от класса профессионального риска, присвоенного организации/ИП (Постановление Правительства РФ № 967).

• Ставки варьируют от 0.1% (класс 1 — минимальный риск, офисная работа) до 8.5% (класс 44 — максимальный риск, горнодобыча, металлургия).
• База начисления — те же начисления, что и по основным взносам (без лимита).
• Для новых работодателей в первый год действия ставка устанавливается по базовому тарифу класса риска. Далее возможен коэффициент вариации (Кв) от 0.5 до 1.5 в зависимости от травматизма.

Предположим, работнику начислено 100 000 руб. «на руки» (нетто) за месяц. Работодатель — обычная организация (ставка 30% + травматизм 0.2%). Работник — резидент, доход с начала года не превышает 5 млн руб.

1. Гросс (Bruto) — сумма начислений до удержания НДФЛ: 100 000 / 0.87 ≈ 114 943 руб.
2. НДФЛ (13%): 114 943 * 13% = 14 943 руб. (удерживается из зарплаты работника).
3. Страховые взносы (30%): 114 943 * 30% = 34 483 руб. (платит работодатель сверху).
4. Взносы за травматизм (0.2%): 114 943 * 0.2% = 230 руб. (платит работодатель сверху).

Особенности расчета по ГПХ (Гражданско-правовым договорам)

Если вы заключаете договор ГПХ (подряд, услуги) с физлицом (не ИП, не самозанятым), налоговая нагрузка аналогична трудовому договору:

• НДФЛ: Работодатель (заказчик) — налоговый агент, удерживает 13% (резидент) / 30% (нерезидент).
• Страховые взносы: Заказчик платит полные взносы (30% / 15.1% сверх лимита) в СФР. Исключение: если подрядчик — ИП или самозанятый (НПД), взносы платит сам исполнитель, заказчик не платит.
• Взносы за травматизм: Не начисляются по договорам ГПХ с физлицами (только по трудовым).

Риск: При признаке ГПХ трудовым (суд/проверка) — доначисление взносов, штрафы 5-10% (ст. 122 НК РФ), 20-40% (ст. 126 НК РФ), пени.

Отчетность перед ФНС и СФР: формы и сроки сдачи

С введением Единого налогового счета (ЕНС) и Единого налогового платежа (ЕНП) порядок оплаты упростился (платеж один — распоряжение ЕНП), но отчетность сдается раздельно.

В ФНС (Налоговая):

• Расчет по НДФЛ (форма заутр. № ЕД-7-11/874@): Ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. За декабрь — до 25 января след. года.
• Справка 2-НДФЛ (форма заутр. № ЕД-7-11/875@): Ежегодно до 25 февраля года, следующего за отчетным (для работников, получивших доход).

В СФР (Бывший ПФР/ФСС):

• РСВ (Расчет страховых взносов): Ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. (Для малого бизнеса — ежемесячно до 25-го числа след. месяца, если выбрали такой режим).
• ЕФС-1 (Сведения о заработной плате и страховом стаже): Ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. (С 2023 г. сдается ежемесячно всеми).
• СЗВ-М (Сведения о заработке за месяц): Ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (для расчета пенсий).
• СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности): В течение 1 рабочего дня с момента приема/перевода/увольнения/изменения ТД. Для ИП без работников — в день подачи отчета ЕФС-1.
• СЗВ-СТАЖ (Сведения о стаже): Ежегодно до 1 марта года, следующего за отчетным (для работников со вредными/особо вредными условиями).

Сроки перечисления денег (ЕНП) на 2024–2026 годы

Все платежи (НДФЛ, взносы, травматизм) перечисляются единым платежом (ЕНП) на ЕНС. КБК для всех платежей — 182 1 03 01000 01 1000 160 (Единый налоговый платеж).

Важно: Если 28-е число выпадает на выходной/праздник, срок сдвигается на следующий рабочий день. Для НДФЛ переноса нет, платим в следующий календарный день после выплаты (даже в субботу/воскресенье через ЕНП).

Ключевые изменения 2024–2026 годов, о которых нужно знать

Единый налоговый платеж (ЕНП) и ЕНС — обязательно для всех

С 2023 года все платежи идут через ЕНС. Не нужно запоминать разные КБК и номера счетов ФК. Достаточно пополнить ЕНС и подать распоряжение на распределение (или оно распределится автоматически по заявленным обязательствам).

Прогрессивная шкала НДФЛ с 2025 года (ФЗ-243)

С введены две новые ступени:

• Доход 5–24 млн руб. — 15% (было 15% только сверх 5 млн).
• Доход 24–50 млн руб. — 18%.
• Доход свыше 50 млн руб. — 20%.

Работодатель обязан учитывать накопленный доход работника с начала года у всех налоговых агентов (если работник приносит справки) для правильного определения ставки.

Индексация МРОТ и пределов базы

• МРОТ с — 22 440 руб. (рост ~16.6%).
• Предел базы взносов на 2025 г. — 2 759 000 руб..
• Это увеличивает налоговую нагрузку на низкие и средние зарплаты (база 15.1% для льготников растет пропорционально МРОТ).

Цифровизация отчетности (ЕФС-1, СЗВ-М)

Полный переход на ежемесячную сдачу ЕФС-1 и СЗВ-М. Штрафы за несдачу/ошибки жесткие: 500 руб. за каждую несоставленную строку ЕФС-1 (п. 1 ст. 126 НК РФ), 500 руб. за каждого работника по СЗВ-М.

Самозанятые (НПД) и ИП — проверка статуса

Перед оплатой по ГПХ обязательно проверяйте статус контрагента на сайте ФНС («Статус налогоплательщика НПД» / «ЕГРИП»). Если статус утрачен/не подтвержден — вы становитесь налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком взносов (30%).

Чек-лист работодателя при найме

1. Заключить трудовой договор (ТК РФ) или ГПХ (ГК РФ) — понять разницу в рисках.
2. Оформить личную карточку Т-2, приказ о приеме, трудовую книжку (электронную).
3. Получить от работника: паспорт, СНИЛС, ИНН, военский учет (для воинских), справку 2-НДФЛ с пред. места работы (для прогрессивной шкалы), заявление о налоговых вычетах (если есть).
4. Настроить расчеты в 1С/бухсофте: ставки НДФЛ, взносы, класс травматизма, лимиты базы.
5. Своевременно платить ЕНП (НДФЛ — след. день после выплаты; Взносы — до 28-го числа).
6. Сдавать отчетность: ЕФС-1, СЗВ-М, СЗВ-ТД (ежемесячно до 15-го), РСВ (квартально до 25-го), 6-НДФЛ (ежемесячно до 25-го).
7. Ежегодно до 25 февраля — 2-НДФЛ работникам и в ФНС; до 1 марта — СЗВ-СТАЖ (если есть вредность).

Правильный расчет и своевременная оплата налогов и взносов за работника — фундамент финансовой безопасности бизнеса. В 2024–2026 годах ключевыми моментами являются: учет прогрессивной шкалы НДФЛ (новые ставки с 2025 г.), контроль пределов базы по взносам (рост лимитов и МРОТ), безошибочная ежемесячная сдача ЕФС-1/СЗВ-М и дисциплина по ЕНП.

Рекомендуется использовать актуальные версии бухгалтерских программ (1С:ЗУП, Контур, Элба и др.), которые автоматически обновляют ставки, лимиты и формы отчетности. При сложных ситуациях (иностранные работники, командировки, материальная помощь, акции/опционы) — консультируйтесь с профессиональным бухгалтером или юристом по трудовому праву.

Статья подготовлена на основании НК РФ, ФЗ-212, ФЗ-125, Постановлений Правительства РФ и приказов ФНС/СФР, актуальных на . Нормативная база может меняться, перед принятием решений проверяйте актуальность в КонсультантПлюс/Гарант или на сайте ФНС (nalog.gov.ru) и СФР (sfr.gov.ru).