Переезд работника на новое место работы в другую местность, распространённая практика, особенно для крупных компаний с филиальной сетью и для организаций, привлекающих ценных специалистов из других регионов. Работодатель, как правило, компенсирует сотруднику расходы, связанные с переездом. Однако у бухгалтеров и кадровиков неизменно возникает вопрос: как такие выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами? Разберёмся в этом подробно.

Что говорит законодательство

Основной нормативный акт, регулирующий вопросы компенсации при переезде, — статья 169 Трудового кодекса РФ. Согласно ей, при переезде работника по предварительной договорённости с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

• расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет соответствующие средства передвижения);
• расходы по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора. Это означает, что условия компенсации целесообразно зафиксировать в трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему или в локальном нормативном акте организации.

Налогообложение НДФЛ

Ключевая норма — пункт 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ. В соответствии с ней не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Минфин России неоднократно разъяснял (в частности, в письме от № 03-04-06/15550 и более поздних), что от НДФЛ освобождаются только суммы возмещения:

1. затрат на проезд работника и членов его семьи к новому месту работы;
2. затрат на провоз имущества;
3. затрат на обустройство (благоустройство) на новом месте жительства.

Важное условие: на момент переезда между работником и работодателем должны быть установлены трудовые отношения, а расходы должны быть документально подтверждены (билеты, квитанции, договоры с перевозчиком, чеки и т.д.).

Что облагается НДФЛ

Не все выплаты, связанные с переездом, освобождаются от налога. Так, компенсация расходов на аренду жилья специалисту, переехавшему на работу в другую местность, по позиции Минфина, облагается НДФЛ. Оплата жилья считается доходом сотрудника в натуральной форме, поскольку такие расходы не поименованы в статье 169 ТК РФ как возмещаемые при переезде.

Аналогично, если компенсация выплачивается без документального подтверждения фактических расходов или сверх согласованных сумм, налоговые органы могут доначислить НДФЛ.

Страховые взносы

В части страховых взносов действует аналогичный подход. Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ, компенсация затрат на переезд сотрудника и членов его семьи, а также расходов на провоз имущества и обустройство не облагается страховыми взносами — при условии, что такие выплаты предусмотрены законодательством и трудовым договором и подтверждены документально.

А вот оплата аренды жилья, как и в случае с НДФЛ, признаётся объектом обложения страховыми взносами.

Налог на прибыль

Компенсацию расходов на переезд работодатель вправе учесть в составе расходов на оплату труда при расчёте налога на прибыль — по аналогии с подъёмными. Для этого выплата должна быть:

• предусмотрена трудовым или коллективным договором;
• экономически обоснована;
• документально подтверждена.

Если же компенсация выплачивается работнику до заключения трудового договора или не предусмотрена внутренними документами, учесть её в расходах проблематично.

Переезд работника за рубеж

Когда сотрудника направляют на работу за границу, в состав не облагаемых НДФЛ расходов по переезду включается и стоимость оформления визы (соответствующие разъяснения давал Минфин России). Также освобождаются от налогообложения расходы на проезд работника и членов его семьи, провоз имущества к месту работы за пределами РФ.

Документальное оформление

Чтобы избежать споров с налоговыми органами, работодателю следует оформить:

1. Условие о компенсации в трудовом договоре или дополнительном соглашении с указанием видов и размеров возмещаемых расходов;
2. Приказ на компенсацию с указанием работника, места переезда и суммы;
3. Подтверждающие документы от работника: билеты, посадочные талоны, договоры перевозки, кассовые чеки, квитанции;
4. Авансовый отчёт работника, если деньги выдавались авансом.

Компенсация расходов производится работнику после того, как он фактически их понёс, либо авансом с последующим отчётом.

Основные выводы

• Компенсация расходов на проезд, провоз имущества и обустройство при переезде на работу в другую местность не облагается НДФЛ и страховыми взносами при наличии трудовых отношений и подтверждающих документов.
• Оплата аренды жилья переехавшему сотруднику — это доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ и взносами.
• Расходы на компенсацию переезда можно учесть при расчёте налога на прибыль, если они закреплены в трудовом договоре.
• При переезде за рубеж от НДФЛ освобождается и стоимость визы.
• Главное условие «безналоговости» выплат — тщательное документальное оформление.

Грамотное оформление компенсации за переезд позволит работодателю избежать претензий налоговых органов, а работнику, получить полагающиеся суммы в полном объёме без удержания налога.