Смерть работника — непростая ситуация не только в человеческом‚ но и в кадрово-бухгалтерском плане. Работодателю необходимо правильно оформить прекращение трудового договора‚ рассчитать и выплатить причитающиеся суммы родственникам умершего‚ а главное, корректно применить особый порядок налогообложения таких выплат. В этой статье подробно разберём‚ как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суммы‚ выплачиваемые при увольнении в связи со смертью сотрудника.

Общие правила прекращения трудового договора

При смерти работника трудовой договор прекращается по обстоятельствам‚ не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Законодательство устанавливает следующие ключевые правила:

• Дата прекращения трудового договора — это дата смерти работника‚ а не дата оформления приказа об увольнении;
• Приказ об увольнении оформляется датой получения подтверждающих документов (свидетельства о смерти);
• Родственники умершего вправе обратиться за выплатой причитающихся сумм в течение 4 месяцев со дня смерти сотрудника;
• Выдача сумм производится в течение недели со дня подачи родственниками соответствующих документов.

К выплате родственникам причитаются: заработная плата за отработанное время‚ компенсация за неиспользованный отпуск‚ а также иные начисленные‚ но не выплаченные суммы.

НДФЛ: особый порядок

Главная особенность ситуации заключается в том‚ что все суммы‚ причитающиеся умершему сотруднику и выплаченные его родственникам‚ не облагаются НДФЛ. Это подтверждается разъяснениями Минфина России. Логика нормы состоит в том‚ что обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика‚ а доходы‚ полученные в порядке наследования‚ освобождаются от налогообложения.

Таким образом‚ родственники получают выплаты в полном объёме‚ без удержания налога на доходы физических лиц.

Страховые взносы: важен момент начисления

Со страховыми взносами ситуация сложнее. Порядок обложения зависит от того‚ когда были начислены выплаты — до или после даты смерти работника:

Объяснение простое: если доход был начислен работнику при жизни‚ объект обложения взносами уже возник‚ поэтому такие суммы включаются в базу по страховым взносам. Если же начисление произведено после смерти (например‚ окончательный расчёт при увольнении)‚ застрахованное лицо отсутствует‚ и взносы не начисляются.

Оформление в учётных программах (на примере 1С:ЗУП 3.1)

В программе 1С:ЗУП 3.1 документ «Увольнение» заполняется следующим образом:

• Дата документа — дата получения подтверждающих документов о смерти;
• Дата увольнения, дата смерти сотрудника;
• Основание увольнения — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

При выборе этого основания срабатывает типовой алгоритм: ни НДФЛ‚ ни страховые взносы в документе не рассчитываются‚ вкладки «НДФЛ» и «Взносы» отсутствуют‚ а записей в регистрах учёта доходов для НДФЛ и взносов не формируется.

Типичные проблемы и их решение

Типовой документ «Увольнение» корректно срабатывает только в двух случаях:

1. в месяце увольнения работнику не был выплачен аванс;
2. увольнение регистрируется после выплаты аванса‚ но в том же месяце.

Если же зарплата за предыдущий месяц не была выплачена‚ а увольнение оформляется уже в следующем месяце‚ документ работает некорректно: НДФЛ с аванса‚ полученного при жизни‚ и взносы за предыдущий месяц рассчитаны не будут. Кроме того‚ в программе существует известная ошибка‚ из-за которой НДФЛ с аванса не отражается в бухгалтерском учёте.

Решение: зарплату за прошлый месяц‚ взносы и НДФЛ с неё следует рассчитывать не в документе «Увольнение»‚ а в документе «Начисление зарплаты и взносов». Чтобы с зарплаты за вторую половину месяца не рассчитывались налоги и взносы‚ потребуется настроить необлагаемое начисление вместо обычной оплаты труда и «перевести» на него сотрудника.

Пособие на погребение

Важное изменение: с 1 января 2025 года у работодателя больше нет обязанности выплачивать пособие на погребение умершего сотрудника. Теперь это пособие выплачивает напрямую Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР). Родственникам следует обращаться за пособием непосредственно в фонд.

• Все выплаты родственникам умершего работника освобождаются от НДФЛ;
• Страховые взносы начисляются только на суммы‚ начисленные до даты смерти сотрудника;
• Трудовой договор прекращается датой смерти‚ приказ оформляется датой получения документов;
• Родственники могут обратиться за выплатами в течение 4 месяцев‚ выдача производится в течение недели;
• В учётных программах важно контролировать корректность расчётов‚ особенно если зарплата за предыдущий месяц не была выплачена при жизни работника;
• Пособие на погребение с 2025 года выплачивает СФР‚ а не работодатель.

Правильное оформление увольнения в связи со смертью сотрудника позволит избежать ошибок в налоговом и кадровом учёте‚ а также своевременно и в полном объёме рассчитаться с семьёй умершего работника.