Наём сотрудников — это не только зарплата и кадровые документы, но и целый блок налоговых обязанностей. ФНС всё активнее сверяет численность работников, выплаты физлицам, количество касс и отчётность, поэтому важно понимать, какой статус имеет работник и какие налоги за него платит компания.
Какие бывают статусы работников
От статуса сотрудника напрямую зависит налоговая нагрузка работодателя:
- Штатный сотрудник по трудовому договору — классический вариант. Работодатель удерживает НДФЛ и платит страховые взносы.
- Исполнитель по договору ГПХ — НДФЛ удерживается, взносы платятся, но не в полном объёме (нет взносов на соцстрахование по нетрудоспособности).
- Самозанятый (плательщик НПД), платит налог сам (4–6%), работодатель ничего не удерживает и не платит.
- Индивидуальный предприниматель, сам отвечает за свои налоги и взносы.
Налоги и взносы за штатных сотрудников
НДФЛ
Работодатель выступает налоговым агентом: удерживает налог на доходы физических лиц из зарплаты и перечисляет в бюджет. Ставка зависит от размера дохода и налогового резидентства — базовая ставка для резидентов начинается с 13%, для высоких доходов действует прогрессивная шкала.
Страховые взносы
Помимо НДФЛ, работодатель платит за свой счёт страховые взносы по единому тарифу (пенсионное, медицинское и социальное страхование), а также взносы на травматизм в Социальный фонд России. Для малого и среднего бизнеса предусмотрены пониженные тарифы с части выплат свыше МРОТ.
На что обращает внимание ФНС
Налоговая служба автоматизировала контроль и сверяет данные из разных источников:
- несоответствие численности сотрудников количеству кассовых аппаратов и объёму выручки;
- выплаты физлицам, не отражённые в отчётности;
- массовое использование самозанятых при признаках трудовых отношений (фиксированный график, регулярные одинаковые платежи, подчинение правилам компании);
- зарплата «в конвертах» — занижение официальной части выплат.
Если ФНС переквалифицирует договор с самозанятым в трудовой, компании доначислят НДФЛ, взносы, пени и штрафы.
Чек-лист по проверке договоров с самозанятыми
- Проверяйте статус исполнителя через сервис ФНС и запрашивайте справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД.
- Требуйте чек из приложения «Мой налог» по каждой выплате.
- Не устанавливайте в договоре признаки трудовых отношений: фиксированное рабочее время, должность, ежемесячный оклад.
- Не заключайте договоры с самозанятыми, которые менее двух лет назад были вашими штатными сотрудниками, — такие выплаты не подпадают под НПД.
- Проверяйте, что деятельность самозанятого не входит в список запрещённых для НПД.
Как проверить начисления и задолженность
По ИНН можно проверить, какие налоги начислены физлицу, есть ли задолженность и сроки уплаты. Это удобно для сверки данных и контроля. Работодателям стоит регулярно сверяться с ФНС по расчётам, чтобы избежать пеней и блокировок счёта.
Правильное определение статуса работника и корректная уплата налогов — основа спокойной работы бизнеса. Своевременная отчётность, аккуратные договоры с самозанятыми и регулярная сверка с налоговой помогут избежать доначислений, штрафов и претензий со стороны контролирующих органов.