Оплата больничного листа, одна из типовых операций в работе бухгалтерии. При этом у работодателей нередко возникают вопросы: какие налоги и взносы нужно начислить на пособие по временной нетрудоспособности, особенно на ту часть, которая выплачивается за счет средств самой организации. Разберемся в этом подробно.

Кто оплачивает больничный лист

По общему правилу пособие по временной нетрудоспособности выплачивается из двух источников:

• первые три дня болезни (при заболевании или травме самого работника) оплачивает работодатель за счет собственных средств;
• начиная с четвертого дня пособие выплачивает Социальный фонд России (СФР) напрямую работнику по электронному листку нетрудоспособности.

В отдельных случаях (уход за больным членом семьи, карантин, протезирование, долечивание в санатории) пособие с первого дня полностью выплачивает СФР.

НДФЛ с больничного за счет работодателя

Ключевое правило закреплено в пункте 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ: государственные пособия освобождаются от НДФЛ, за исключением пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком).

Это означает, что:

• пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ независимо от источника выплаты — будь то средства работодателя или СФР;
• работодатель как налоговый агент удерживает НДФЛ только с той части пособия, которую выплатил за свой счет (первые три дня болезни);
• с оставшейся части пособия НДФЛ удерживает СФР при перечислении денег работнику.

Особенности удержания НДФЛ

1. Дата получения дохода, день фактической выплаты пособия работнику. Именно на эту дату исчисляется налог.
2. Ставка налога применяется стандартная — 13% (с 2025 года действует прогрессивная шкала: 13%, 15%, 18%, 20%, 22% в зависимости от совокупного годового дохода).
3. Округление — НДФЛ удерживается целой суммой (без копеек) с округлением по математическим правилам.
4. Срок перечисления — налог перечисляется в бюджет в общие сроки, установленные для НДФЛ (в составе единого налогового платежа).
5. Налоговые вычеты — при расчете НДФЛ с пособия могут применяться стандартные вычеты (например, на детей), если работник имеет на них право.

Страховые взносы

Здесь ситуация иная и более выгодная для работодателя. Согласно статье 422 Налогового кодекса РФ, все государственные пособия не подлежат обложению страховыми взносами. Это относится и к части пособия, выплачиваемой за счет работодателя.

Таким образом, на сумму больничного за первые три дня болезни не начисляются:

• взносы на обязательное пенсионное страхование;
• взносы на обязательное медицинское страхование;
• взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• взносы на травматизм (от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний).

Налог на прибыль и учет расходов

Сумма пособия за первые три дня нетрудоспособности, выплаченная за счет работодателя, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» также вправе учесть эти выплаты в расходах.

Пример расчета

Допустим, работник болел 7 календарных дней, среднедневной заработок для расчета пособия — 2 000 рублей, стаж дает право на 100% оплату.

• За счет работодателя (3 дня): 2 000 × 3 = 6 000 руб.
• НДФЛ с этой суммы: 6 000 × 13% = 780 руб.
• На руки работник получит от работодателя: 6 000 − 780 = 5 220 руб.
• Страховые взносы на сумму 6 000 руб. не начисляются.
• Оставшиеся 4 дня (8 000 руб. минус НДФЛ) оплатит СФР, самостоятельно удержав налог.

Типичные ошибки работодателей

1. Удержание НДФЛ со всей суммы пособия, включая часть СФР — налоговым агентом по «своей» части является только работодатель.
2. Начисление страховых взносов на пособие — это приводит к излишней уплате взносов.
3. Неверное определение даты получения дохода — пособие считается полученным в день выплаты, а не в день начисления.
4. Ошибки в отражении пособия в отчетности 6-НДФЛ и расчете по страховым взносам.

Больничный лист за счет средств работодателя облагается только НДФЛ — налог удерживается с суммы пособия за первые три дня нетрудоспособности по стандартной ставке. Страховые взносы на эту выплату, как и на все государственные пособия, не начисляются. При этом расходы на оплату первых трех дней болезни уменьшают базу по налогу на прибыль. Корректное применение этих правил позволяет избежать претензий со стороны налоговых органов и лишних платежей в бюджет.