Упрощённая система налогообложения (УСН) освобождает от многих налогов, однако вопросы, связанные с НДФЛ, остаются актуальными для большинства «упрощенцев». В этой статье подробно разберём, когда при УСН нужно начислять и платить НДФЛ, как учитывать этот налог в расходах, какие сроки уплаты действуют и как правильно подавать уведомления.

Освобождает ли УСН от НДФЛ?

Применение УСН освобождает индивидуального предпринимателя от уплаты НДФЛ с доходов от предпринимательской деятельности. Однако это освобождение не является абсолютным. НДФЛ придётся платить в следующих случаях:

• Доходы, не связанные с предпринимательством — например, от продажи личного имущества, сдачи в аренду личной квартиры, выигрышей;
• Дивиденды, полученные ИП как физическим лицом;
• Доходы, облагаемые по ставкам 35% (например, экономия на процентах по займам) и другие доходы, прямо поименованные в НК РФ;
• НДФЛ за работников — если у ИП или организации на УСН есть наёмные сотрудники, работодатель выступает налоговым агентом и обязан удерживать и перечислять налог с их зарплаты.

НДФЛ за работников: обязанности налогового агента

Организации и ИП на УСН, выплачивающие доходы работникам, обязаны:

1. Исчислить НДФЛ с зарплаты, премий, отпускных и иных выплат;
2. Удержать налог при фактической выплате дохода;
3. Перечислить удержанную сумму в бюджет в установленные сроки;
4. Представить расчёт 6-НДФЛ и справки о доходах работников.

Ставки НДФЛ

С 2025 года действует прогрессивная шкала ставок для налоговых резидентов РФ:

• 13%, при доходах до 2,4 млн рублей в год;
• 15% — с части дохода от 2,4 до 5 млн рублей;
• 18% — с части дохода от 5 до 20 млн рублей;
• 20% — с части дохода от 20 до 50 млн рублей;
• 22%, с части дохода свыше 50 млн рублей.

Учитывается ли НДФЛ в расходах при УСН «доходы минус расходы»?

Это один из самых частых вопросов. Ответ: отдельно НДФЛ в расходах не учитывается. В закрытом перечне расходов по УСН (ст. 346.16 НК РФ) такого расхода, как НДФЛ, нет. Это подтверждает и Минфин (Письмо от № 03-11-06/2/37590);

Однако есть важный нюанс: НДФЛ удерживается из зарплаты работника, а расходы на оплату труда признаются в полной начисленной сумме, включая налог. То есть НДФЛ фактически попадает в расходы в составе начисленной заработной платы, а не как самостоятельный налоговый платёж.

Пример: работнику начислена зарплата 100 000 руб., удержан НДФЛ 13 000 руб., на руки выплачено 87 000 руб. В расходы по УСН включается вся сумма — 100 000 руб. (при условии фактической выплаты зарплаты и перечисления налога).

Условия признания расходов

• Зарплата должна быть фактически выплачена работнику;
• НДФЛ должен быть перечислен в бюджет;
• Расходы должны быть документально подтверждены (ведомости, платёжные поручения).

Сроки уплаты НДФЛ и подачи уведомлений

С введением единого налогового платежа (ЕНП) порядок уплаты НДФЛ изменился. Налоговый агент удерживает налог и перечисляет его на единый налоговый счёт (ЕНС) в следующие сроки:

• НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число месяца, — уплачивается не позднее 28-го числа этого же месяца;
• НДФЛ, удержанный с 23-го по последнее число месяца, — уплачивается не позднее 5-го числа следующего месяца;
• Особые сроки для декабря: налог, удержанный с 23 по 31 декабря, уплачивается не позднее последнего рабочего дня года.

Уведомления об исчисленных суммах

Перед уплатой НДФЛ необходимо подать уведомление об исчисленных суммах налога, иначе деньги на ЕНС могут распределиться некорректно. Уведомление подаётся:

• не позднее 25-го числа месяца, в котором установлен срок уплаты налога;
• по НДФЛ, удержанному с 23-го по последнее число месяца, — не позднее 3-го числа следующего месяца.

В уведомлении указываются суммы налога с разбивкой по периодам удержания и КБК. ФНС на основании уведомления списывает средства с ЕНС в счёт НДФЛ.

Отчётность по НДФЛ при УСН

Налоговые агенты на УСН сдают:

• Расчёт 6-НДФЛ, ежеквартально (за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев) и годовой расчёт с приложением справок о доходах работников;
• Персонифицированные сведения о физических лицах, ежемесячно.

Особенности при АУСН

На автоматизированной УСН (АУСН) действует особый порядок: расчёт, удержание и уплату НДФЛ за работников осуществляет не сам работодатель, а уполномоченный банк, в котором открыт расчётный счёт. Работодатель лишь передаёт в банк сведения о выплатах и вычетах.

НДФЛ при утрате права на УСН

Если ИП утратил право на УСН, но получил доход за период применения спецрежима, налоговые органы считают, что такой доход облагается НДФЛ (Письмо Минфина от № 03-11-12/15338). Это важно учитывать при планировании перехода между режимами.

Практические рекомендации

1. Ведите раздельный учёт начисленной зарплаты и удержанного НДФЛ, чтобы корректно формировать расходы по УСН;
2. Своевременно подавайте уведомления — до 25-го числа, чтобы избежать некорректного распределения платежей на ЕНС;
3. Проверяйте выгрузки из внешних программ, если кадровый и зарплатный учёт ведётся отдельно от бухгалтерии;
4. Контролируйте сроки выплаты зарплаты — расходы признаются только после фактической выплаты;
5. Не включайте НДФЛ отдельной строкой в книгу учёта доходов и расходов — только в составе оплаты труда.

Начисление НДФЛ при УСН имеет свою специфику: сам «упрощенец» освобождён от налога с предпринимательских доходов, но как работодатель обязан исполнять функции налогового агента в полном объёме. Ключевые правила: НДФЛ не учитывается как самостоятельный расход, но входит в расходы на оплату труда; уплата производится через ЕНС с обязательной подачей уведомлений; отчётность сдаётся по форме 6-НДФЛ. Соблюдение этих требований поможет избежать штрафов, пеней и споров с налоговыми органами.