Недостача денежных средств в кассе — одна из самых неприятных ситуаций как для бухгалтера, так и для кассира организации. Чтобы правильно отразить выявленную недостачу в учете и законно взыскать ущерб с виновного лица, необходимо соблюсти определенный порядок действий и корректно составить бухгалтерские проводки. Рассмотрим этот вопрос подробно.

Что такое недостача в кассе

Недостача — это выявленное отрицательное несоответствие между данными бухгалтерского учета и фактическим количеством наличных денег в операционной кассе организации.

Недостача может возникнуть по разным причинам:

• ошибки при оформлении кассовых операций (неверно выписанные приходные и расходные ордера);
• нарушение кассовой дисциплины;
• выдача денег без подтверждающих документов (расписки получателя в расходном кассовом ордере);
• хищение денежных средств;
• арифметические ошибки при пересчете наличности.

Важно: выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере, в оправдание наличных денег не принимается, такая сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Порядок действий при выявлении недостачи

Обычно недостача обнаруживается при инвентаризации кассы или при оформлении кассиром Z-отчета в присутствии ответственных лиц организации (руководителя, главного бухгалтера). Алгоритм действий работодателя следующий:

1. Проведение инвентаризации кассы комиссией, назначенной приказом руководителя.
2. Фиксация факта недостачи в акте инвентаризации (например, по форме ИНВ-15).
3. Истребование письменных объяснений от кассира о причинах возникновения недостачи (ст. 247 ТК РФ).
4. Составление акта об отказе от представления объяснений, если кассир уклоняется от дачи пояснений.
5. Установление виновного лица и принятие решения о порядке возмещения ущерба.
6. Отражение операций в бухгалтерском учете соответствующими проводками.

Расхождения между фактическим наличием денег и данными учета отражаются в том отчетном периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации (ч. 4 ст. 11 Закона от № 402-ФЗ).

Проводки при выявлении недостачи в кассе

Первичная проводка, которой оформляется выявленная недостача:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кт 50 «Касса», отражена недостача денежных средств в кассе на основании акта инвентаризации.

Пример

По результатам инвентаризации выявлена недостача наличных в кассе в сумме 5 000 руб. Комиссия установила вину кассира, все документы оформлены правильно и своевременно.

Дт 94 — Кт 50, 5 000 руб. — выявлена недостача денежных средств в кассе (основание: акт инвентаризации).

Проводки при отнесении недостачи на кассира

Если вина кассира установлена и принято решение о взыскании ущерба с него, сумма недостачи списывается со счета 94 на счет расчетов с персоналом:

Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — Кт 94 — недостача отнесена на виновное лицо (кассира).

Способы возмещения недостачи кассиром и проводки

Добровольное внесение денег в кассу

Самый простой вариант возмещения ущерба — добровольное внесение кассиром суммы недостачи в кассу организации. В этом случае оформляется приходный кассовый ордер и делается проводка:

Дт 50 «Касса» — Кт 73.02, кассир внес в кассу сумму недостачи.

Удержание из заработной платы

По заявлению виновного лица или по решению руководителя возмещение недостачи может производиться путем удержания из заработной платы:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кт 73.02 — сумма недостачи удержана из зарплаты кассира.

Важно: размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы за каждый месяц (ст. 138 ТК РФ). Поэтому крупная недостача может удерживаться частями в течение нескольких месяцев.

Взыскание через суд

Если кассир отказывается возмещать ущерб добровольно, а сумма превышает его средний месячный заработок (при отсутствии договора о полной материальной ответственности), взыскание производится в судебном порядке. Проводки аналогичны: задолженность числится на счете 73.02 до момента фактического погашения.

Сводная таблица проводок

Налоговый учет недостачи

Сумма недостающих денежных средств может быть учтена организацией в составе внереализационных расходов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ) — например, если виновное лицо не установлено. При этом суммы возмещения, полученные от работника, признаются в составе внереализационных доходов и отражаются на дату признания их должником или на дату вступления в силу решения суда.

Возмещение недостачи кассиром оформляется в строгом соответствии с трудовым законодательством: проводится инвентаризация, истребуются объяснения, устанавливается виновник. В бухгалтерском учете недостача первоначально отражается проводкой Дт 94 — Кт 50, затем относится на кассира проводкой Дт 73.02 — Кт 94, а погашение задолженности оформляется через кассу (Дт 50 — Кт 73.02) или удержанием из зарплаты (Дт 70 — Кт 73.02). Соблюдение документального порядка оформления защитит организацию от споров с работником и претензий проверяющих органов.