Государственный нотариальный архив (ГНА) Ростова-на-Дону — это специализированное государственное учреждение, входящее в систему архивных органов Ростовской области. Его главная миссия — обеспечение сохранности, учет и предоставление нотариальных документов, хранящихся в архивных фондах. Архив играет ключевую роль в защите прав граждан и юридических лиц, подтверждая юридически значимые факты, зафиксированные нотариусами в разные исторические периоды.

Правовой статус и нормативная база

Деятельность нотариального архива регулируется рядом федеральных законов и региональных нормативных актов:

• Федеральный закон от № 4462-1 «Об основах законодательства Российской Федерации о нотариате» (ст. 22, 43) — определяет порядок передачи документов нотариусов, прекративших деятельность, в государственные архивы.
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — регламентирует хранение, учет и использование архивных документов.
• Постановление Правительства РФ от № 608 «Об утверждении Положения о государственных нотариальных архивах» — устанавливает организацию работы архивов, порядок приема документов и выдачи копий.
• Региональные законы Ростовской области об архивном деле и акты Управления архивного дела Ростовской области.

Архив является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и собственный штамп.

Состав и структура архивных фондов

Фонды Государственного нотариального архива Ростова-на-Дону формируются за счет документов, поступивших из нотариальных контор, прекративших свою деятельность. Хронологические рамки фондов охватывают период с дореволюционного времени (в части документов, переданных в советское время) по настоящее время.

Основные категории хранящихся документов:

1. Нотариальные акты: завещания, договора купли-продажи, дарения, обмена, залоговые соглашения, брачные контракты, соглашения о разделе имущества.
2. Доверенности: общее представительство, специальные и разовые доверенности (в т.ч; на управление транспортом, получение почтовых отправлений, представление интересов в судах и госорганах).
3. Свидетельства: о праве на наследство, о фактах, имеющих юридическое значение (о времени представления завещания, о равенстве долей наследников и т.д.).
4. Протесты векселей и акты о принятии мер по обеспечению наследственного имущества.
5. Инвентаризационные описи имущества (в т.ч. наследственного).
6. Реестры и журналы учета нотариальных действий (журналы регистрации завещаний, доверенностей, договоров, наследственных дел).
7. Дела по открытию и охране наследственной тайны.

Важно: Документы, составленные частными нотариусами до 1917 года, как правило, находятся в Государственном архиве Ростовской области (ГАРО) (фунды дореволюционных уездных судов, мировых посредников, публичных нотариусов). ГНА специализируется преимущественно на советском и постсоветском периоде (с 1920-х годов).

Предоставляемые услуги гражданам и организациям

Архив оказывает платные и безвозмездные (в пределах, установленных законом) архивно-информационные услуги:

• Выдача копий (дубликатов) нотариальных документов с приложением справки об их законной силе (согласно ст. 43 Основ законодательства о нотариате, такие копии имеют силу нотариальных документов).
• Выдача архивных справок о наличии/отсутствии документов в фондах (например, справка о факте составления завещания, доверенности, договора).
• Поиск документов по заявкам заинтересованных лиц (наследников, уполномоченных представителей, судов, органов опеки, банков).
• Подтверждение факта совершения нотариального действия (например, факта открытия наследственного дела).
• Обеспечение доступа к архивным документам в читальном зале для научных и историко-правовых исследований (с соблюдением режима доступа к сведениям, составляющим тайну).

Порядок обращения и получения документов

Кто имеет право на доступ?

Согласно законодательству, доступ к нотариальным документам, содержащим сведения о частной жизни граждан (тайню нотариального действия), имеют:

• Сами лица, в отношении которых составлены документы (завещатели, доверенные лица, стороны сделок).
• Их уполномоченные представители (по нотариальной доверенности).
• Наследники — после открытия наследственного дела (предъявляя свидетельство о праве на наследство или решение суда).
• Суды, прокуратура, следственные органы, нотариусы — в рамках производственных полномочий (по официальным запросам).
• Иные лица, только с письменного согласия заинтересованного лица или по решению суда.

Способы подачи заявления:

1. Лично в приемной архива. Необходимо иметь паспорт РФ и документы, подтверждающие полномочия (доверенность, свидетельство о праве на наследство, решение суда).
2. Через портал «Госуслуги» (ЕПГУ/РПГУ). Сервис «Получение копий документов из государственных архивов». Позволяет отслеживать статус заявки и получить готовый документ по почте или в МФЦ.
3. По почте (заказное письмо с описью вложения). Копии документов, удостоверяющих личность и полномочия, должны быть нотариально заверены.
4. Через действующего нотариуса. Нотариус может направить официальный запрос в архив для получения копий документов, необходимых для совершения нотариальных действий (например, при оформлении наследства).

Необходимый пакет документов для заявки:

• Заявление установленного образца (заполняется на месте или заранее).
• Оригинал паспорта гражданина РФ (или иного документа, удостоверяющего личность).
• Документы, подтверждающие родственные отношения или иные права (свидетельства о рождении/браке, свидетельство о праве на наследство, доверенность, решение суда).
• Квитанция об оплате госпошлины (если услуга платная) или реквизиты для оплаты через ЕРИП/СБП.

Сроки исполнения и стоимость услуг

Показатель	Норматив / Примечание
Срок выдачи копии/справки	До 30 календарных дней со дня регистрации заявления (ст. 22 Закона об архивном деле). По сложным запросам срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя.
Срок выдачи по запросу нотариуса/суда	В установленные процессуальные сроки (обычно 10–15 дней).
Госпошлина за выдачу копии документа	Устанавливается Налоговым кодексом РФ (ст. 333.26) и региональными законами. Для граждан — фиксированная сумма за лист/документ. Льготы предусмотрены для ветеранов, инвалидов, участников ЧАЭС и др.
Стоимость поиска (архивная справка)	Оплачивается отдельно, тарифы утверждаются учредителем (Управлением архивного дела области).

Примечание: Точные актуальные тарифы и реквизиты для оплаты рекомендуется уточнять на официальном сайте Управления архивного дела Ростовской области или по телефону архива перед подачей заявления.

Цифровизация и электронные сервисы

В рамках нацпроекта «Цифровая экономика» и федерального проекта «Цифровое государственное управление» ведется активная работа по оцифровке фондов ГНА:

• Электронные инвентаризации: Внедряются автоматизированные системы учета фондов (АСУ ФОНД), позволяющие вести научную опись в электронном виде.
• Сканирование документов высокого спроса: Приоритетное сканирование реестров нотариальных действий, журналов регистрации завещаний и доверенностей для ускорения поиска.
• Интеграция с ЕПГУ: Возможность подачи заявки и получения результата в электронном виде (подсиписанном ЭЦП архива) через личный кабинет «Госуслуг».
• Взаимодействие с ФНП (Федеральной нотариальной палатой): Обмен данными для верификации нотариальных актов и проверки подлинности документов через единые реестры (ЕРН, Единый реестр нотариальных действий).

Это позволяет существенно сократить время поиска документов: если ранее поиск завещания мог занять недели, то при наличии оцифрованных реестров он занимает минуты;

Контактная информация и режим работы

Наименование: Государственное бюджетное учреждение Ростовской области «Государственный нотариальный архив Ростовской области» (ГБУ РО «ГНА РО»).

Адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. ### Садовая, д. 105 (историческое здание, уточняйте актуальный адрес на сайте, возможен переход в новый корпус).

Телефон приемной/справочной: +7 (863) 2XX-XX-XX (актуальные номера публикуются на сайте archiv.donland.ru в разделе «Учреждения архивной сети» -> «Государственный нотариальный архив»).

Эл. почта: gna-ro@donland.ru (или аналогичный адрес на домене donland.ru / gov.ru).

Режим работы приемной граждан: Обычно Понедельник–Четверг: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Пятница: 09:00–16:00. Суббота, Воскресенье — выходные. Обязательно уточняйте по телефону перед визитом.

Читальный зал: Работает в часы приема посетителей, доступ по читательскому билету (оформляется на месте при предъявлении паспорта).

Особенности поиска документов: практические советы

Точная идентификация нотариуса и конторы

Для быстрого поиска критически важно знать: ФИО нотариуса, номер нотариальной конторы (или участка) и примерный год составления документа. Нотариальные конторы в Ростове-на-Дону нумеровались и переименовывались многократно (районные конторы, городские участки, частные нотариусы с 1990-х).

Журналы учета — главный поисковый инструмент

Даже если сам акт (завещание, договор) не найден или утерян, журнал регистрации нотариальных действий служит первичным доказательством факта совершения действия. В журнале фиксируются: номер записи, дата, ФИО лиц, суть действия, подписи. Копия из журнала имеет полную юридическую силу.

Наследственные дела

Наследственные дела хранятся в архиве 75 лет с момента открытия (с 2015 г. — 75 лет, ранее — 50 лет). После истечения срока они перебираются: документы ценности (завещания, инвентаризации) бессрочно остаются в архиве, вспомогательные бумаги (обороты, квитанции) могут быть утилизированы. Если дело «моложе» 75 лет, оно в ГНА. Если старше — возможно, в ГАРО (исторические фонды).

Доверенности, выданные до 2012 года

До введения Единого реестра доверенностей (2012–2014 гг.) учет велся только в журналах контор. Подтвердить факт выдачи старой доверенности можно только через архивную справку или копию из журнала регистрации доверенностей соответствующей конторы.

Взаимодействие с нотариусами: суперсервис «Утрата близкого человека»

С 2021 года (в рамках суперсервиса «Утрата близкого человека» на портале Госуслуг) нотариусы получили возможность направлять запросы в ГНА в электронном виде для проверки наличия завещаний или открытых наследственных дел. Это исключает необходимость для наследников лично ходить в архив на начальном этапе — нотариус делает запрос сам при открытии наследственного дела. Однако, если нотариус не нашел документ в электронных реестрах (например, завещание старого образца, не вошедшее в ЕРН), обращение в архив остается единственным способом подтвердить право.

Историческая справка

Система государственных нотариальных архивов в России начала формироваться в 1920-х годах после Декрета СНК РСФСР «О нотариате» 1918 г., который ликвидировал дореволюционный нотариат и создал советский. В Ростовской области (тогда — Северо-Кавказском крае) нотариальные архивы создавались при областных отделах юстиции. В 1990-х, с восстановлением частного нотариата (Закон «Об основах законодательства РФ о нотариате» 1993 г.), возникла необходимость централизованного хранения документов ушедших в небытие государственных и частных контор. Современный ГНА РО был сформирован как самостоятельное учреждение архивной сети области для решения этих задач.

Государственный нотариальный архив Ростова-на-Дону — это гарант сохранности правовой памяти региона. Для гражданина он является часто единственным источником восстановления утраченных прав: на недвижимость (по договорам купли-продажи 90-х), на наследство (по завещаниям прошлых лет), на представительство (по старым доверенностям). Современная цифровая трансформация архива (электронные реестры, Госуслуги, взаимодействие с нотариусами) делает процесс получения копий документов максимально прозрачным, быстрым и удобным, минимизируя бюрократические барьеры в сложных жизненных ситуациях.

---

Данная статья носит информационный характер. Для получения актуальных реквизитов, тарифов и подтверждения режима работы обращайтесь на официальный сайт Управления архивного дела Ростовской области или по телефонам архива.