Административный отпуск (официально, отпуск без сохранения заработной платы) предоставляется работнику по его письменному заявлению в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (ст. 128 ТК РФ), коллективным договором или по соглашению сторон. В данной статье собраны актуальные образцы, правила заполнения и нюансы оформления на 2024–2026 годы.

Что такое административный отпуск и кому он положен

Согласно ст. 128 ТК РФ, определенные категории работников имеют право на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет) в установленные законом сроки:

• Участники ВОВ, труженики тыла, инвалиды ВОВ — до 14 календарных дней в год;
• Пенсионеры по возрасту — до 14 календарных дней в год;
• Родители (супруги) военнослужащих, погибших или умерших от травм/болезней — до 14 календарных дней в год;
• Рабочие родители детей до 14 лет (одиночки, инвалиды) — до 14 календарных дней в год (в удобное для них время);
• Лица, вступившие в брак, родившие ребенок, похоронившие близких родственников — до 5 календарных дней (обычно предоставляется как «административный» по заявлению).

Для остальных категорий работников предоставление такого отпуска возможно только по соглашению сторон (работодатель имеет право отказать). Максимальная продолжительность, засчитываемая в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска, составляет 14 календарных дней в рабочем году (ст. 121 ТК РФ).

Общие правила составления заявления

Единой утвержденной формы бланка не существует (кроме форм для госслужащих), поэтому заявление пишется в произвольной форме с соблюдением деловых стандартов. Обязательные реквизиты:

1. Шапка: Кому (ФИО руководителя/ИП, название организации), От кого (ФИО работника, должность, табельный номер/подразделение).
2. Заголовок: «Заявление на предоставление отпуска без сохранения заработной платы» или «Заявление на административный отпуск».
3. Суть просьбы: Указание срока (с какой по какую дату или количество календарных дней);
4. Основание (причина): Ссылка на статью ТК РФ (например, «на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ» для льготников) или фраза «по семейным обстоятельствам» / «по соглашению сторон».
5. Дата и подпись работника с расшифровкой.

Образец заявления для льготных категорий (ст. 128 ТК РФ)

Используется пенсионерами, ветеранами, родителями детей до 14 лет и др. Работодатель обязан предоставить такой отпуск в удобное для работника время.

Кому:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
От кого:
Менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
Табельный номер: 12345

ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление отпуска без сохранения заработной платы

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск) продолжительностью 14 (четырнадцать) календарных дней с 15 июля 2024 года по 28 июля 2024 года включительно в связи с достижением пенсионного возраста (на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Приложение: копия удостоверения пенсионера.

г. _____________ /Петров П.П./

Образец заявления по соглашению сторон (общий случай)

Подходит для отпуска за свой счет по личным причинам (поездка, ремонт, учеба, отдых), когда работник не входит в льготные категории. Требуется согласие руководителя.

Кому:
ИП Сидорову С.С.
От кого:
Бухгалтера
Сидоровой А.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
на предоставление отпуска без сохранения заработной платы

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 10 (десять) календарных дней с 01 августа 2026 года по 10 августа 2026 года включительно по семейным обстоятельствам (по соглашению сторон).

г. _____________ /Сидорова А;В./

Виза руководителя:
Согласен. Предоставить отпуск с по .
ИП Сидоров С.С. _____________ /Сидоров С.С./
«02» июля 2026 г.

Образец заявления на 1 день (краткосрочный)

Часто требуется для решения срочных вопросов (МФЦ, банк, школа). Оформляется аналогично, меняется только срок.

Кому:
Директору филиала ПАО «СтройИнвест»
Козлову К.К.
От кого:
Инженера ПТО
Смирнова С.С.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 1 (один) календарный день 15 октября 2025 года (с по ) для решения личных вопросов.

г. _____________ /Смирнов С.С./

Особенности оформления в 2024–2026 годах

Электронный документооборот

Если в организации действует ЭДО (1С, Контур, СБИС и др.), заявление создается и подписывается электронной подписью (ЭЦП) внутри системы. Распечатка на бумагу не требуется, но для личной карточки (Т-2) и табеля учета рабочего времени (Т-12/Т-13) формируется печатная форма.

Приказ об отпуске

На основании заявления кадровик готовит проект приказа по форме № Т-6 (утв. Госстатом РФ № 1) или в свободной форме с обязательными реквизитами (основание — заявление №… от…). Приказ подписывает руководитель, работник ознакомляется под роспись.

Заполнение табеля и личной карточки

• В табеле учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-13) ставится код «ОЗ» (код 36) — «Отпуск без сохранения заработной платы».
• В личной карточке работника (форма Т-2) в разделе «Отпуска» вносится запись: «Отпуск без сохранения заработной платы», сроки, основание (приказ №…).

Влияние на стаж и налоги

• Стаж для ежегодного отпуска: засчитываются только первые 14 дней административного отпуска в рабочем году (ст. 121 ТК РФ). Остальные дни «сбивают» расчетный период — ежегодный отпуск сдвигается.
• Стаж для пенсии: засчитывается полностью (ФЗ-400, ст; 11-12), если работник состоял в трудовых правоотношениях.
• НДФЛ: за период административного отпуска заработная плата не начисляется, соответственно, налог не удерживается. Страховые взносы также не начисляются.

Типичные ошибки, которых стоит избегать

1. Не указание точных дат. Фраза «на две недели» недопустима. Нужны конкретные даты начала и окончания (включительно).
2. Отсутствие основания для льготников. Без ссылки на ст. 128 ТК РФ работодатель может ошибочно считать это просьбой «по соглашению» и отказать.
3. Игнорирование согласования. Для нельготных категорий без визы «Согласен» от руководителя приказ подписать нельзя.
4. Превышение 14 дней без понимания последствий. Дни сверх 14 сдвигают срок ежегодного оплачиваемого отпуска.
5. Попытка отозвать работника. Работодатель не имеет права односторонне отозвать работника с административного отпуска (ст. 125 ТК РФ). Это возможно только по письменному согласию самого сотрудника.

Где скачать готовые бланки (Word / PDF)

Готовые шаблоны в формате .docx (Word) и .pdf можно найти на крупных правовых порталах и сайтах кадровых сервисов:

• Контур.Норматив / Контур.Экстерн — имеют актуальные конструкторы документов с автозаполнением.
• ГАРАНТ / КонсультантПлюс, в разделах «Кадровые документы» / «Образцы заявлений».
• Сайты министерств труда регионов (например, Министерство по делам молодежи РТ), часто выкладывают типовые бланки для бюджетников.
• Сервисы «Нет бумаги» (Nopaper), FreshDoc, Docspad — онлайн-конструкторы для быстрого заполнения и скачивания.

Совет: Всегда проверяйте дату актуальности образца (желательно 2024–2026 гг.), так как реквизиты организаций или формы приказов могут меняться.

Резюме: алгоритм действий работника

1. Определить категорию: льготник (ст. 128 ТК РФ) или общий случай.
2. Написать заявление в 2 экземплярах (один остается у работодателя, на втором — отметка о принятии).
3. Приложить подтверждающие документы (для льготников: пенсионное удостоверение, справка о составе семьи, свидетельство о браке/рождении и т.д.).
4. Сдать заявление в кадровую службу / руководителю заранее (желательно за 2–3 недели).
5. Ознакомиться с приказом о предоставлении отпуска под роспись.
6. Убедиться, что в табеле стоят коды «ОЗ» за верный период.

---

Статья подготовлена на основе актуальных норм ТК РФ и судебной практики на 2024–2026 годы. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу.