КГУ (Казенное государственное учреждение) — это некоммерческая организация, созданная собственником (государством) для выполнения социальных, культурных, образовательных, медицинских или иных функций. Взаимодействие с КГУ (приеме на работу, увольнении, получении справок, предоставлении отпусков) требует написания заявлений по установленным стандартам делопроизводства.
В данной статье собраны актуальные образцы основных типов заявлений, общие правила их оформления и нюансы подачи.
Общие правила оформления заявления
Любое официальное заявление в КГУ должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутреннему уставу учреждения. Структура документа включает обязательные реквизиты:
- Шапка документа (в правом верхнем углу):
- Кому: Должность и ФИО руководителя КГУ (директора, главного врача, заведующего) в дательном падеже.
- От кого: Должность (если сотрудник) или статус (если внешнее лицо), ФИО полностью, контактный телефон.
- Наименование документа: Слово «ЗАЯВЛЕНИЕ» (по центру строки, заглавными буквами).
- Текст заявления: Излагается суть просьбы (прошу предоставить, прошу уволить, прошу принять к работе). Ссылаются на нормативные акты (ТК РФ, ФЗ, локальные акты КГУ).
- Дата и подпись: Дата составления (число, месяц словами, год), личная подпись с расшифровкой.
Кадровые заявления (для сотрудников КГУ)
Заявление на прием на работу
Подается после прохождения конкурса или собеседования. Обычно бланк выдает HR-отдел, но можно написать самому.
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича тел.: +7 (XXX) XXX-XX-XX ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу принять меня на работу в КГУ «Название учреждения» на должность ведущего специалиста отдела кадров (на условиях трудового договора) со 02 сентября 2024 г. на неопределенный срок с испытательным сроком в соответствии со ст. 70 ТК РФ. Согласен на обработку персональных данных в соответствии с Федеральным законом от № 152-ФЗ «О персональных данных». г. Подпись _____________ /Петров П.П./
Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск
Подается за 2 недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). В КГУ часто требуется указать период по графику отпусков.
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от старшего бухгалтера Петрова П.П. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый трудовой отпуск за 2024 рабочий год продолжительностью 28 (двадцать восемь) календарных дней с 15 июля 2024 г. по 11 августа 2024 г. в соответствии с графиком отпусков на 2024 год и ст. 114, 115 ТК РФ. г. Подпись _____________ /Петров П.П./
Заявление на отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы)
Предоставляется по соглашению сторон (ст. 128 ТК РФ). Основание (семейные обстоятельства, учеба, лечение) желательно указать.
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от инженера отдела ИТ Сидорова С.С. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) на 5 (пять) календарных дней — с 20 по 24 октября 2024 г. по семейным обстоятельствам (ст. 128 ТК РФ). г. Подпись _____________ /Сидоров С.С./
Заявление об увольнении по собственному желанию
Срок уведомления — 2 недели (ст. 80 ТК РФ), если иное не установлено договором/законом (для руководителей, 1 месяц). Можно указать дату увольнения позже срока уведомления;
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от менеджера отдела закупок Смирновой А.В. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с переводом на другую работу (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) 15 ноября 2024 г. (с соблюдением двухнедельного срока уведомления). О проходном листе и расчете прошу уведомить заранее. г. Подпись _____________ /Смирнова А.В./
Заявление на перевод на другую должность / в другое структурное подразделение
Оформляется по инициативе сотрудника или работодателя (со согласия сотрудника).
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от специалиста 1-й категории отдела кадров Козловой М.Н. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу перевести меня на должность старшего специалиста отдела кадров ( вакантная ставка 1,0) с 01 декабря 2024 г. по соглашению стороны (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Квалификация и опыт работы соответствуют профессиональной стандарту и должностной инструкции. г. Подпись _____________ /Козлова М.Н./
Заявления на изменение персональных данных
Заявление об изменении фамилии/имени/отчества
Подается после получения нового паспорта и свидетельства (о браке, разводе, усыновлении, смене имени). К заявлению прилагаются копии документов.
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от старшего инспектора Волковой (в девичестве Сидоровой) Елены Александровны ЗАЯВЛЕНИЕ В связи с вступлением в брак 10 октября 2024 г. (свидетельство государственной регистрации брака серия 45 № 123456 от ) прошу изменить мои персональные данные в кадровых документах и учете на следующие: Фамилия — Волкова, Имя — Елена, Отчество — Александровна. Прилагаю: копию паспорта РФ, копию свидетельства о браке. г. Подпись _____________ /Волкова Е.А./
Заявление на замену паспортных данных / адреса регистрации
Обязательно при смене паспорта (по возрасту 20/45 лет) или переезде.
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от водителя автопарка Орлова Д.С. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу внести изменения в мои персональные данные в связи с заменой паспорта гражданина РФ (новый паспорт серия 4509 № 123456, выдан Отделением МВД России по г. Москве г., код подразделения 770-015). Адрес регистрации по месту жительства: г. Москва, ул. ###, д. 10, кв. 5. Прилагаю: копию паспорта (страницы 2, 3, 5, прописка). г. Подпись _____________ /Орлов Д.С./
Заявления на получение документов и справок
Заявление на выдачу трудовой книжки (при увольнении)
Работодатель обязан выдать ТК в день увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Если сотрудник не явился, пишется заявление на выдачу в руки или отправку почтой.
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от бывшего сотрудника (уволен г.) Козлова А.Н. тел.: +7 (XXX) XXX-XX-XX ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне трудовую книжку (№ 1234567) в личные руки (или: направить почтовым отправлением заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 5, кв. 10) в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. г. Подпись _____________ /Козлов А.Н./
Заявление на выдачу справки 2-НДФЛ / справки о заработной плате
Справка 2-НДФЛ выдается за календарный год и текущий год. Справка о ЗП (в форме банка) — по форме учреждения или банка.
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от бухгалтера Петрова П.П. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне справку в форме 2-НДФЛ за 2023 год и за период с января по ноябрь 2024 г. для предоставления в банк «Примербанк» (АО) для оформления потребительского кредита. г. Подпись _____________ /Петров П.П./
Заявление на выдачу копий документов (приказа, договора, должностной инструкции)
Сотрудник имеет право получить копии любых документов, касающихся его трудовой функции (ст. 62 ТК РФ).
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от юриста отдела правового обеспечения Соколова В.И. ЗАЯВЛЕНИЕ На основании ч. 2 ст. 62 ТК РФ прошу предоставить мне заверенные копии следующих документов: Приказа о приеме на работу № 125-од от г. Трудового договора № 45/22 от г. со всеми доп. соглашениями. Должностной инструкции юриста, утвержденной приказом № 88 от г. Копии прошу выдать в личные руки в 3-дневный срок. г. Подпись _____________ /Соколов В.И./
Заявления от внешних лиц (граждан/организаций) к КГУ
Заявление на предоставление информации (ст. 10 ФЗ-59, ст. 91 ФЗ-7-ФЗ «Об НКО» / ФЗ-149)
КГУ обязаны предоставлять общедоступную информацию. Для конфиденциальной — нужны основания.
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от гражданина РФ Смирнова А.А. проживающего по адресу: г. Москва, ул. ###, д. 1, кв. 2 тел.: +7 (XXX) XXX-XX-XX email: smirnov@example.ru ЗАЯВЛЕНИЕ На основании ст. 10 Федерального закона от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» и ст. 29 Конституции РФ, прошу предоставить мне информацию о следующем: — План приема граждан на бюджетные места в КГУ «Название» на 2025 год; — Критерии конкурсного отбора на должность врача-педиатра. Прошу направить ответ на указанный адрес электронной почты или выдать в личные руки по предъявлении паспорта. г. Подпись _____________ /Смирнов А.А./
Заявление на прием гражданина руководителем (личный прием)
Подается в канцелярию или через сайт КГУ (раздел «Прием граждан»).
Директору КГУ «Название учреждения» Иванову И.И. от гражданина РФ Волкова С.П. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу принять меня на личный прием к директору КГУ «Название» для обсуждения вопроса: «О возможности предоставления помещения КГУ для проведения благотворительного концерта г.». Удобное время: рабочие дни с 14:00 до 16:00. Контактный телефон: +7 (XXX) XXX-XX-XX. г. Подпись _____________ /Волков С.П./
Особенности подачи заявлений в КГУ в 2024–2025 годах
- Электронный документооборот (ЭДО): Большинство КГУ переведены на ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, Госуслуги.Организации). Внутренние заявления (отпуск, увольнение, справки) часто оформляются в личном кабинете сотрудника на портале учреждения (ЭЦП не требуется, достаточно логина/пароля или СМС-кода).
- Госуслуги (для внешних лиц): Многие услуги КГУ (запись к врачу, получение справок из архива, обращения) доступны через портал Госуслуг (gosuslugi.ru) в разделе «Обращения» или личный кабинет учреждения.
- Сроки рассмотрения:
- Кадровые заявления (отпуск, увольнение) — исполняются в сроки ТК РФ (обычно 1–3 дня).
- Обращения граждан (ФЗ-59) — 30 дней (может быть продлен до 45 дней с уведомлением).
- Запросы информации (ФЗ-149, ст. 91 ФЗ-7) — 7 рабочих дней (может быть продлен до 30 дней).
- Регистрация: Бумажные заявления проходят регистрацию в канцелярии (входящий номер/дата). Электронные, фиксируются системой автоматически. Всегда требуйте отметку о принятии (копия с печатью «Принято» или уведомление в ЭДО).
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Неполная шапка: Не указана должность руководителя или ФИО заявителя полностью.
- Ссылка на несуществующие статьи: Писать «по закону» без номера статьи ТК РФ или ФЗ — признак неграмотности. Проверяйте актуальную редакцию кодексов.
- Неуказание срока/даты: «Прошу дать отпуск скорее» — некорректно. Нужна конкретная дата начала и продолжительность.
- Отсутствие вложений: Если заявление требует подтверждения (свидетельство, справка, паспорт), фраза «Прилагаю: копия…» обязательна.
- Подача не тому адресату: Заявление на отпуск пишется директору, а не начальнику отдела (если иное не прописано в локальном акте).
Грамотно составленное заявление — залог быстрого решения вашего вопроса в КГУ. Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под свою ситуацию (название учреждения, конкретные даты, номера приказов, ФИО).
Рекомендация: Перед подачей сложных заявлений (увольнение по статье, перевод, запрос конфиденциальной информации) проконсультируйтесь с кадровым отделом или юристом вашего КГУ, чтобы учесть требования локальных нормативных актов (Коллективного договора, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о коммерческой тайне/персональных данных).
Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Нормативная база может меняться, сверяйтесь с актуальными редакциями ТК РФ и федеральных законов.