Простой — это временное прекращение работы по вине работодателя, по вине работника или по обстоятельствам, на которые ни одна из сторон не может повлиять (форс-мажор). Правильное оформление и начисление простоев в 1С:ЗУП 3.1 (Зарплата и управление персоналом) критически важно для соблюдения трудового законодательства (ст. 157 ТК РФ) и корректного формирования отчетности.

В данной статье подробно разберем настройку программы, пошаговый алгоритм оформления, нюансы расчета оплаты и типичные ошибки.

Правовые основы и виды простоев

Перед работой в программе необходимо четко классифицировать простой, так как от этого зависит порядок оплаты:

• По вине работодателя (нет сырья, заказов, поломка оборудования, задержка зарплаты > 15 дней). Оплачивается в размере 2/3 тарифной ставки (оклада) за время простоя, но не ниже МРОТ с учетом регионального коэффициента (ст. 157 ТК РФ).
• По вине работника (явка в нетрезвом виде, отказ от работы без уважительной причины, нарушение техники безопасности). Не оплачивается (ставится код «НВ» или «Г» в табеле), за исключением случаев, предусмотренных коллективным договором.
• По обстоятельствам вне воли сторон (стихийные бедствия, эпидемии, действия госвласти, отключение энергии). Оплачивается в размере 2/3 тарифной ставки (ст. 157 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ № 2).

Важно: Если работник переведен на другую работу на время простоя (с его согласия), оплата производится за выполненную работу, но не ниже 2/3 его предыдущего заработка.

Предварительная настройка в 1С:ЗУП 3.1

Для корректной работы механизма простоев проверьте следующие настройки:

Настройка видов расчетов

Перейдите: Зарплата и кадры → Настройки → Виды расчетов.

• Найдите вид расчета «Простой» (обычно код PROSTOY или аналогичный).
• Откройте его и проверьте вкладку «Основное»:
  • Тип расчета: «Начисление».
  • База расчета: Обычно «Оклад» или «Тарифная ставка» (для расчета 2/3).
  • Периодичность: «Каждый период» или «Разовый» (в зависимости от методики).
• Вкладка «Учет в налоге на прибыль» / «НДФЛ»: Простой по вине работодателя и форс-мажору — доходы в виде заработка (облагаются НДФЛ, страховыми взносами); Простой по вине работника — не начисляется, налоговой базы нет.
• Вкладка «Взаиморасчеты»: Убедитесь, что стоит галочка «Участвует в взаиморасчетах с персоналом».

Настройка табеля учета рабочего времени

Перейдите: Зарплата и кадры → Настройки → Учет рабочего времени → Табели учета рабочего времени.

• Проверьте, что в списке кодов табеля присутствуют коды простоев:
  • РП (32) — Простой по вине работодателя (оплачиваемый).
  • НП (33) — Простой по вине работника (неоплачиваемый).
  • ВП (34) — Простой по обстоятельствам вне воли сторон (оплачиваемый 2/3).
• Для кодов РП и ВП в настройках «Результат учета времени» должно быть выбрано «Явка» (для начисления среднего) или специальный алгоритм расчета простоев. Обычно для РП/ВП используется результат «Простой» с привязкой к виду расчета «Простой».

Графики работы

Убедитесь, что у сотрудников заполнены Графики работы (пятидневка, сменный и т.д.), так как количество часов простоя рассчитывается на основе нормативных часов по графику.

Оформление приказа о простоях (Документ-основание)

В 1С:ЗУП простой оформляется документом «Приказ о простоях».

Путь: Зарплата и кадры → Документы → Приказы → Приказ о простоях (или через «Все приказы»).

Пошаговое заполнение:

1. Период: Укажите дату начала и окончания простоя.
2. Организация: Выберите организацию.
3. Основание: Введите текст основания (например: «Акт обследования оборудования № 5 от », «Приказ о приостановке работ № 10»).
4. Причина простоя: Выберите из справочника:
   • По вине работодателя (код табеля РП).
   • По вине работника (код табеля НП).
   • По обстоятельствам вне воли сторон (код табеля ВП).
5. Вид оплаты: Автоматически подставится в зависимости от причины (для РП и ВП — «2/3 тарифной ставки», для НП — «Не оплачивается»). При необходимости можно скорректировать вручную (например, если коллективный договор предусматривает 100% оплату).
6. Табличная часть «Сотрудники»: Добавьте сотрудников (кнопка «Добавить» или «Подбор»). Укажите:
   • Сотрудника.
   • Дата начала/окончания (если отличается от шапки).
   • Примечание (опционально).
7. Проведите документ.

Совет: Если простой длительный, удобно создавать приказ на месяц, а при продлении — новый документ или продлевать существующий (если позволяет внутренний регламент).

Отражение в табеле учета рабочего времени

Документ «Приказ о простоях» не заполняет табель автоматически (в стандартной конфигурации 3.1). Необходимо заполнить Табель учета рабочего времени.

Путь: Зарплата и кадры → Документы → Учет рабочего времени → Табель учета рабочего времени.

Способы заполнения:

• Ручное: Откройте табель за период, найдите сотрудника, в ячейках дат простоя поставьте код РП, НП или ВП.
• Автоматический (по приказам): В форме табеля нажмите кнопку «Заполнить по графикам», затем «Заполнить по документам учета рабочего времени» (или «Заполнить из приказов о простоях/отпусках/больничных» — название кнопки может незначительно отличаться в разных релизах). Программа протянет коды из приказа за указанный период.
• Массовое заполнение: Используйте «Табель учета рабочего времени (заполнение по графику/документам)» для группы сотрудников.

Контроль: После заполнения табеля откройте отчет «Анализ табеля» (Зарплата и кадры → Отчеты → Анализ табеля) и проверьте, что часы простоев (колонка «Простой») отражаются корректно для каждого сотрудника.

Расчет зарплаты (Начисление простоев)

Расчет происходит в документе «Расчет зарплаты» (или «Ведомость начислений»).

Алгоритм расчета в программе (для РП и ВП):

1. Программа определяет нормативное количество часов за расчетный период по графику работы сотрудника.
2. Определяет фактически отработанные часы (явки, ночные, сверхурочные и т.д.).
3. Определяет часы простоя по кодам РП/ВП из табеля.
4. Рассчитывает ставку за час: Оклад (или тарифная ставка) / Норма часов за месяц.
5. Рассчитывает сумму простоя: Часы простоя × Ставка за час × 2/3 (или другой % из приказа).
6. Проверка на МРОТ: Если начисленная сумма простоя за месяц < МРОТ (с учетом районного коэффициента), программа должна доначислить до МРОТ (начиная с версий 3.1.18+ это делается автоматически при настройке вида расчета «Простой» с флагом «Гарантия МРОТ» или через отдельный вид расчета «Доначисление до МРОТ»).

Проверка расчета:

Откройте «Расчет зарплаты» → выберите сотрудника → нажмите «Расшифровка» (лупа) напротив строки «Простой».

В расшифровке вы увидите:

• Количество часов простоев.
• Расчетную ставку (оклад / норма часов).
• Процент оплаты (66.67%).

Нюансы и сложные ситуации

Простой и ночные часы

Если часы простоя приходятся на ночное время (22:00–06:00), по общему правилу (Письмо Минтруда РФ от № 14-1/10/В-2253) доплата за ночные часы на простое не начисляется, так как простой оплачивается в % от тарифной ставки, а доплата за ночь — за фактически отработанные часы. В 1С:ЗУП стандартный алгоритм вида расчета «Простой» обычно не начисляет доплату за ночь на часы простоя. Проверьте это в расшифровке.

Простой в неполный расчетный период

Если сотрудник принят/уволен в середине месяца или был в отпуске/больничном, норма часов за месяц пересчитывается пропорционально отработанному времени. 1С:ЗУП делает это автоматически на основе табеля.

Перевод на другую работу на время простоя

Если по приказу сотрудник переведен на другую работу (с его согласия):

1. Оформите приказ «О переводе на другую работу» (временный).
2. В табеле за эти дни поставьте код «Я» (явка) по новому графику/смене.
3. Начисление пойдет по тарифу новой работы.
4. Если заработок за новую работу < 2/3 от среднего заработка по основному месту — нужно вручную доначислить разницу (вид расчета «Доплата до 2/3 заработка» или корректировка в «Расчете зарплаты»).

Простой по вине работника (НП)

В табеле ставится код НП. В «Расчете зарплаты» строка «Простой» не появится (или появится с нулевой суммой). Часы НП уходят в неявки. Убедитесь, что в виде расчета «Оклад» (или «Сдельная зарплата») база расчета исключает часы НП из отработанного времени, иначе оклад будет начислен полностью.

Страховые взносы и НДФЛ

Важно для СЗВ-ТД: Дни простоев по вине работодателя (РП) и форс-мажору (ВП) включаются в стаж (код «2» в СЗВ-ТД). Дни простоев по вине работника (НП), не включаются в стаж (код «3» в СЗВ-ТД). 1С:ЗУП формирует СЗВ-ТД автоматически на основании табеля и приказа.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Приказ есть, табель не заполнен. Результат: простой не начислен, сотрудник получит полный оклад (если график полный) или ноль (если оклад за отработанное время).
   
   Решение: Всегда проверяйте отчет «Анализ табеля» перед расчетом зарплаты.
2. Неверный код причины в приказе. Поставили «По вине работодателя», а должно быть «Форс-мажор». Разница в коде табеля (РП vs ВП) и коде СЗВ-ТД (оба код 2, но правовое основание разное для инспекций).
   
   Решение: Тщательно читайте основание (акт, приказ) перед выбором причины.
3. Игнорирование гарантии МРОТ. Сумма 2/3 оклада получилась ниже МРОТ (часто при низких окладах или неполном месяце).
   
   Решение: Проверяйте отчет «Сравнение с МРОТ» (Зарплата и кадры → Отчеты → Анализ зарплаты → Сравнение с МРОТ) после расчета. При необходимости включите в настройках вида расчета «Простой» гарантию МРОТ или используйте документ «Корректировка начислений».
4. Начисление доплаты за ночные часы на простое.
   
   Решение: Проверьте расшифровку. Если программа начисляет — отключите учет ночных часов в алгоритме вида расчета «Простой» (уберите параметр «Учитывать ночные часы» в базе расчета).
5. Несвоевременное закрытие приказа. Простой закончился 15-го, приказ закрыт 30-го.
   
   Решение: Оформляйте приказ на конкретные даты. При продлении — новый приказ.

Полезные отчеты для контроля

• Анализ табеля (Зарплата и кадры → Отчеты → Анализ табеля) — контроль часов простоев (РП, НП, ВП) по сотрудникам/подразделениям.
• Ведомость начислений / Расчет зарплаты — проверка сумм в строке «Простой».
• Сравнение с МРОТ, выявление сотрудников, у которых начисления ниже МРОТ.
• СЗВ-ТД (предпросмотр) — проверка кодов причин (2 или 3) и количества дней простоев перед сдачей отчетности в СФР.
• Реестр приказов о простоях (есть в разделе «Кадры» → «Отчеты по кадрам») — журнал всех приказов за период.

Начисление простоев в 1С:ЗУП 3.1 — процесс строго регламентированный. Ключ к успеху — правильная цепочка документов:

1. Приказ о простоях (юридическое основание, причина, вид оплаты).
2. Табель учета рабочего времени (фактические коды РП/НП/ВП по дням).
3. Расчет зарплаты (автоматический расчет 2/3 ставки, контроль МРОТ).

Регулярный мониторинг отчетов «Анализ табеля» и «Сравнение с МРОТ» позволит избежать ошибок, претензий со стороны сотрудников и штрафов от инспекций труда и СФР. При сложных случаях (смешанные основания, перевод на другую работу, неполные месяцы) рекомендуется использовать «Расшифровку расчета» для понимания формулы и при необходимости — ручную корректировку через «Корректировку начислений» с подробным комментарием основания.