Увольнение сотрудника, это сложный HR-процесс, требующий строгого соблюдения трудового законодательства. Одним из ключевых этапов является расчет и выплата всех причитающихся сумм, что документируется с помощью записки-расчета (формы Т-61) и платежной ведомости. В данной статье подробно разберем, как правильно оформить ведомость компенсации при увольнении в 2025–2026 годах, какие виды выплат учитывать и как избежать ошибок.

Нормативная база и виды компенсаций при увольнении

Согласно Трудовому кодексу РФ (ТК РФ), при прекращении трудового договора работодатель обязан произвести полный расчет с работником в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). В ведомость компенсации (записку-расчет) включаются следующие основные виды выплат:

• Заработная плата за отработанное время (до дня увольнения включительно).
• Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 127 ТК РФ) — выплачивается за все неотгулянные дни за весь период работы, за исключением случаев, когда работник проработал менее 11 месяцев (тогда компенсируются только полностью отработанные месяцы).
• Выходное пособие (ст. 178 ТК РФ) — при увольнении по сокращению штата, ликвидации организации, призыве на срочную военную службу и др. Размер — средний месячный заработок.
• Дополнительные компенсации — по трудовому договору, коллективному договору, локальным нормативным актам (например, за неиспользованные отгулы за работу в выходные/праздничные дни, северные надбавки, компенсации при увольнении руководителя по п. 2 ч. 1 ст. 278 ТК РФ — до 3-х месячных окладов).
• Компенсация по соглашению сторон — если стороны заключили соглашение об увольнении по ст. 78 ТК РФ, в нем может быть прописана дополнительная компенсация (условие обязательно должно быть зафиксировано письменно).

Основной документ: Записка-расчет по форме Т-61

С 2013 года организации имеют право самостоятельно утверждать формы первичной учетной документации, однако форма Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником» остается де-факто стандартом, используемым большинством бухгалтерий и проверяемым инспекторами ГИТ и ФНС.

Структура и заполнение формы Т-61 (редакция 2025 года)

Документ состоит из шапки, табличной части и итогов. Важно заполнять его одной ручкой (или печатным способом), без помарок и исправлений (исправления допускаются только по правилам: зачеркивание одной линией, верная цифра сверху, подпись ответственного, дата).

Основные реквизиты (шапка):

1. Наименование организации.
2. Код по ОКПО.
3. Номер и дата записи (присваивается по порядку).
4. ФИО работника полностью.
5. Табельный номер.
6. Подразделение (структурное).
7. Должность.
8. Основание для расчета (приказ о увольнении: номер, дата, основание — ст. ТК РФ).

Табличная часть (расчет сумм):

В таблице заполняются графы для каждого вида начисления:

• Вид начисления: оклад, надбавка, компенсация отпуска, выходное пособие и т.д.
• Расчетный период: за какой период начисляется (например, «За май 2026 г.», «Компенсация отпуска за 2024–2025 гг.»).
• Количество отработанных дней/часов: заполняется для зарплаты. Важно: при расчете компенсации за неиспользованный отпуск работнику с суммированным учетом рабочего времени заполняется графа «Количество часов расчетного периода» (согласно разъяснениям КонсультантПлюс).
• Тарифная ставка (оклад): дневная/часовая ставка или месячный оклад.
• Начислено всего: сумма по каждому виду.
• Удержано (НДФЛ, алименты, задолженности по судебным приказам и т.д.): суммы удержаний.
• К выдаче: разница между начисленным и удержанным.

• Сумма к выдаче цифрами и прописью (обязательно!).
• Реквизиты платежной ведомости (номер, дата), по которой выданы деньги (если выдача через кассу) или дата перечисления на карту.
• Подпись бухгалтера, рассчитавшего суммы (расшифровка подписи).
• Подпись работника о получении средств (в ведомости или отдельной квитанции).

Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск (алгоритм 2025–2026)

Это самый спорный и проверяемый момент. Алгоритм расчета:

1. Определение срока отпуска, за который не предоставлен отдых. Учитываются полностью отработанные месяцы (15 и более дней — полный месяц, менее 15 — не учитывается). Не учитываются периоды, не дающие права на отпуск (неоплачиваемый отпуск более 14 дней, отпуск по уходу за ребенком, прогулы).
2. Расчет среднего дневного заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению (Постановление Правительства РФ № 922). Если работник работал менее года, за фактически отработанное время.
3. Формула: Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска;
4. Налогообложение: Компенсация подлежит удержанию НДФЛ (13% / 15% / 30%) и страховым взносам (30% в ПФР/ФОМС/ФСС), за исключением случаев, когда компенсация выплачивается при ликвидации организации или увольнении по соглашению сторон в размере, не превышающем 3-кратный оклад (п. 3 ст. 422 НК РФ, относится к выходному пособию, но важно разделять виды выплат в ведомости для правильного налогообложения).

Совет: Используйте актуальные онлайн-калькуляторы (например, на сайтах КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Мой Дело) для проверки расчетов перед вводом в Т-61.

Сопутствующие документы: Приказ, Соглашение, Заявление

Ведомость (Т-61) не существует в вакууме. Она готовится на основании приказа о увольнении. Рассмотрим ключевые сценарии:

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ) — актуально для 2025–2026 гг.

Практика судов показывает: лучше заключать отдельное Соглашение об увольнении, а не просто принимать заявление. В соглашении прописываются:

• Дата увольнения.
• Условия выплаты компенсаций (размер выходного пособия, компенсация отпуска, дополнительные выплаты).
• Отсутствие претензий сторон.

Нюанс: Работодатель вправе отказать в увольнении по соглашению или предложить иные условия. Образец заявления о прекращении ТД по инициативе работника должен содержать ссылку на ст. 78 ТК РФ и дату выхода.

Приказ о выплате компенсации

Рекомендуется издавать отдельный приказ (или включать пункт в приказ об увольнении) о выплате компенсации за неиспользованный отпуск. Форма: «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора, увольнении работника и выплате компенсации за неиспользованный отпуск». Это легализует расходы для налогового учета (ст. 255 НК РФ) и подтверждает волю работодателя.

Заявление работника на компенсацию

Хотя закон не требует заявления на компенсацию отпуска при увольнении (она выплачивается обязательно), на практике бухгалтерия часто просит написать заявление по форме: «Прошу выплатить компенсацию за неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска в количестве ___ календарных дней в связи с увольнением». Это служит дополнительным подтверждением факта расчета.

Сроки выплаты и ответственность

Ст. 140 ТК РФ: Расчет производиться в день прекращения трудового договора (день увольнения). Если работник не вышел на работу в этот день (например, был в отпуске или на больничном), расчет производится в день предъявления трудовой книжки или получения заявления о выдаче расчета.

Последствия задержки (ст. 236 ТК РФ):

• Выплата заработной платы и иных выплат с процентами за каждый день просрочки (не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от суммы долга).
• Морatoria на пени не действует.
• Возможность обращения в суд с иском о взыскании сумм, причитающихся при увольнении, и денежной компенсации за нарушение сроков (образцы исковых заявлений актуальны на 2026 год в системах ГАРАНТ/КонсультантПлюс).

Отчетность в СФР (бывший ПФР/ФСС): Форма ЕФС-1

При увольнении (в т.ч. по соглашению сторон) в 2026 году обязательно сдача отчета ЕФС-1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).

• В разделе «Сведения о трудовой деятельности» указывается дата и основание прекращения (код по ОКВЭД/приказам Минтруда).
• Для увольнения по соглашению сторон используется код 38 (или иной актуальный код по Приказу Минтруда).
• Срок сдачи: не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения (для СЗВ-ТД).

Типичные ошибки при оформлении ведомости компенсации

Чек-лист для бухгалтера/Кадрового сотрудника на день увольнения

1. [ ] Подготовлен и подписан руководителем Приказ об увольнении (с указанием статьи ТК РФ).
2. [ ] Подготовлено Соглашение сторон (если уволняем по ст. 78 ТК РФ) — в 2-х экземплярах.
3. [ ] Рассчитана Записка-расчет Т-61 (проверены: оклад, премии за год, дни отпуска, средний заработок).
4. [ ] Издан Приказ о выплате компенсации за отпуск (отдельно или пунктом в приказе об увольнении).
5. [ ] Подготовлена Платежная ведомость (Т-53) или Реестр на зарплатный проект на сумму Т-61.
6. [ ] Деньги выданы/перечислены в день увольнения.
7. [ ] В Т-61 (или квитанции) получена подпись работника о получении полной суммы.
8. [ ] Выдана Трудовая книжка / СТД-Р с записью об увольнении (под роспись).
9. [ ] Выдана Справка 182н (для расчета пособий по безработице) — по требованию или обязательно при увольнении.
10. [ ] Сдан отчет ЕФС-1 (СЗВ-ТД) в СФР в срок.

Грамотное оформление ведомости компенсации при увольнении (формы Т-61) — это не просто бюрократия, а гарантия финансовой безопасности компании и соблюдения прав работника. В 2025–2026 годах ключевыми моментами остаются: раздельный учет видов выплат для корректного налогообложения, строгое соблюдение срока расчета (день увольнения) и своевременная отчетность в СФР (ЕФС-1). Использование актуальных образцов форм (Т-61, Приказы, Соглашения) из проверенных правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Мой Дело) минимизирует риски ошибок и штрафов.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.