Выдача заработной платы — одна из ключевых операций в кадровом и бухгалтерском учёте любой организации. Даже если в штате числится всего один работник, работодатель обязан правильно оформлять выплату зарплаты документально. В этой статье подробно разберём, что такое ведомость на выплату заработной платы на одного работника, какие формы применяются, как её заполнить и на какие нюансы обратить внимание.
Что такое платёжная ведомость
Платёжная ведомость — это первичный учётный документ, на основании которого производится выдача заработной платы работникам наличными денежными средствами через кассу организации. Она подтверждает факт выплаты и служит основанием для списания денежных средств из кассы.
Наиболее распространённая унифицированная форма — форма Т-53, утверждённая Постановлением Госкомстата РФ № 1 от . Однако с 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным: организация вправе разработать собственный бланк ведомости, закрепив его в учётной политике. Главное требование — документ должен содержать все обязательные реквизиты первичного учётного документа, перечисленные в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ.
Когда нужна ведомость на одного работника
Отдельная ведомость на одного сотрудника оформляется в следующих ситуациях:
- в организации или у индивидуального предпринимателя числится только один работник;
- производится разовая выплата конкретному сотруднику (отпускные, премия, материальная помощь, расчёт при увольнении) вне общего срока выдачи зарплаты;
- работник получает зарплату наличными, в то время как остальные сотрудники, на банковские карты;
- выдаётся депонированная ранее заработная плата.
Какие формы можно использовать
Для выплаты зарплаты одному работнику применяются:
- Платёжная ведомость (форма Т-53) — используется исключительно для выдачи денег, без расчёта сумм;
- Расчётно-платёжная ведомость (форма Т-49), совмещает расчёт начислений, удержаний и выдачу денег; удобна для небольших организаций;
- Расходный кассовый ордер (форма КО-2) — допустимая альтернатива при выплате одному работнику, особенно при разовых выплатах;
- Самостоятельно разработанная форма — с обязательными реквизитами по 402-ФЗ.
Обязательные реквизиты документа
Независимо от выбранной формы, ведомость должна содержать:
- наименование документа и его номер;
- дату составления;
- наименование организации или ИП;
- период, за который производится выплата;
- ФИО работника, его табельный номер (при наличии);
- сумму к выдаче (цифрами и, желательно, прописью);
- общую итоговую сумму по ведомости;
- подписи руководителя и главного бухгалтера;
- подпись работника о получении денег;
- реквизиты расходного кассового ордера, к которому прилагается ведомость.
Порядок заполнения ведомости по форме Т-53
Шаг 1. Заполнение титульной части
Укажите наименование организации, номер документа, дату составления и период выплаты. В строке «Сумма» прописью укажите общую сумму к выдаче.
Шаг 2. Табличная часть
В таблице заполняется одна строка: порядковый номер, табельный номер работника, его фамилия и инициалы, сумма к выплате. Графа «Расписка в получении» остаётся пустой до момента выдачи денег, здесь работник распишется лично.
Шаг 3. Подписание и выдача
Ведомость подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, ведущим учёт). Деньги выдаются кассиром под подпись работника. После выдачи кассир заполняет итоговую часть: сколько выплачено, сколько депонировано (если работник не получил деньги в срок).
Шаг 4. Оформление расходного кассового ордера
На общую выплаченную сумму оформляется РКО (форма КО-2), номер и дата которого указываются в ведомости. Ведомость подшивается к ордеру.
Важные нюансы
- Срок выдачи. Зарплата по ведомости должна быть выдана в течение срока, установленного в организации (обычно 3–5 рабочих дней, включая день получения денег в банке).
- Депонирование. Если работник не получил деньги вовремя, в графе «Расписка в получении» ставится отметка «депонировано», а сумма возвращается в банк или учитывается как депонированная задолженность.
- Исправления. Исправления в ведомости нежелательны; при ошибке лучше составить новый документ.
- Хранение. Ведомости хранятся в архиве организации не менее 5 лет.
- Уведомление о составе зарплаты. Не забудьте, что помимо ведомости работнику при каждой выплате должен выдаваться расчётный листок (ст. 136 ТК РФ).
Ведомость на выплату заработной платы на одного работника — простой, но важный документ. Его корректное оформление защищает работодателя от претензий со стороны трудовой инспекции и налоговых органов, а работнику даёт подтверждение получения заработанных средств. Используйте форму Т-53, Т-49 или собственный бланк, соблюдайте сроки выплат и правила кассовой дисциплины — и вопросов со стороны контролирующих органов не возникнет.