В эпоху цифровизации доступ к архивным документам стал значительно проще. Для исследователей, историков, гениалогов и граждан, ищущих подтверждающие документы, Архив города Севастополя предлагает ряд онлайн-сервисов и баз данных. В этой статье мы подробно рассмотрим, как пользоваться электронными ресурсами архива, какие базы данных доступны в открытом доступе и как оформить запрос удаленно.

Официальный статус и контактная информация

Главным хранилищем документов в городе является Государственное казенное учреждение «Архив города Севастополя» (ГКУ «Архив города Севастополя»). Оно функционирует в составе Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя.

• Полное наименование: Государственное казенное учреждение «Архив города Севастополя»
• ИНН: ###
• КПП: 920101001
• ОГРН: 1149204006060
• ОКПО: 00155323
• Юридический адрес: г. Севастополь, проспект Героев Сталинграда, 64
• Адрес нового хранилища (Инвестиционный проект): проспект Генерала Острякова, 36-А

Официальный веб-сайт учреждения и его страница на Портале «Архивы России» (archives.gov.ru) являются основными точками входа в информационную среду архива онлайн.

Основные онлайн-ресурсы и базы данных

Портал «Архивы России» (ГИС УИАД)

Федеральная Государственная информационная система удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (ГИС УИАД) — это главный агрегатор данных. Через этот портал можно получить доступ к описям и фондам ГКУ «Архив города Севастополя», а также к федеральным архивам, хранящим документы по истории города.

• Функционал: поиск по фондам, описям, делам; просмотр оцифрованных документов (при наличии); заказ копий.
• Доступ: бесплатный, для заказа копий может потребоваться регистрация/авторизация через Госуслуги (ЕСИА).

База данных «Медаль «За оборону Севастополя»

Одним из самых востребованных и уникальных онлайн-проектов архива является база данных, размещенная на сайте архива и Портале «Архивы России» еще в марте 2020 года.

• Содержание: списки лиц из состава войск Приморского Армейственного округа, Черноморского флота и гражданского населения, награжденных медалью «За оборону Севастополя».
• Значение: бесценный ресурс для поиска сведений о участниках первой обороны Севастополя (1854–1855 гг.) и Великой Отечественной войны (1941–1942 гг.).
• Поиск: по фамилии, имени, отчеству, званию/должности.

Электронные описи и Путеводители

На сайте архива и в каталоге путеводителей «Архивы России» публикуются электронные версии путеводителей по фондам. Они позволяют заранее определить номера фондов, описей и дел, необходимых для исследования, не приходя в читальный зал физически.

Категории документов, доступных для удаленного поиска

Фонды архива охватывают историю города с конца XVIII века по настоящее время. В онлайн-режиме (через описи и ГИС УИАД) можно искать сведения по следующим направлениям:

1. Документы дореволюционного периода: управление городом, строительство, портовая деятельность, оборона Севастополя 1854–1855 гг.
2. Советский период: органы власти (горсовет, облисполком), народное хозяйство, восстановление города после ВОВ, промышленность, культура.
3. Великая Отечественная война: документы по обороне 1941–1942 гг., оккупации, подвижникам, партизанским отрядам, освобождению 1944 г.
4. Персональные фонды: выдающихся ученых, военных, строителей, культурных деятелей города.
5. Фонды предприятий и организаций: заводов, судоремонтных баз, научных институтов, учебных заведений.
6. ЗАГС и метрические книги: акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть), обратите внимание: сами метрические книги часто не оцифрованы полностью в открытом доступе, но описи к ним доступны для предварительного поиска.

Как оформить запрос в архив онлайн (удаленно)

Если вы не можете посетить читальный зал лично (адрес: пр. Героев Сталинграда, 64), существует несколько способов получить справку или копию документа дистанционно:

Через Портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ)

Это самый официальный и юридически значимый способ.

• Услуга: «Предоставление архивной справки», «Предоставление копии архивного документа».
• Необходимо выбрать исполнителя: ГКУ «Архив города Севастополя».
• Заполнить заявление, указав точные реквизиты дела (фонд, опись, дело) — их можно узнать через ГИС УИАД или написав предварительный запрос.
• Оплатить госпошлину (для справок) или стоимость копирования/сканирования онлайн.
• Готовый документ придет в личный кабинет на Госуслугах или на почту (заказное вложение).

Через официальный сайт архива / Электронная приемная

На сайте ГКУ «Архив города Севастополя» обычно размещена форма обратной связи или адрес официальной электронной почты для приема обращений граждан.

• Подходит для предварительных консультаций: «Есть ли у вас документы по такому-то вопросу?».
• Для официального запроса справки лучше использовать Госуслуги, чтобы зафиксировать сроки рассмотрения (законодательно установлено до 30 дней).

Почта России (Заказное письмо с вложением)

Традиционный способ, дублирующий электронный. На адрес: 299000, г. Севастополь, проспект Героев Сталинграда, 64, ГКУ «Архив города Севастополя».

Режим работы читального зала (для очного визита)

Если онлайн-поиск не дал результатов или требуется работа с оригиналами, которые не оцифрованы, необходимо посетить читальный зал.

• Адрес: г. Севастополь, проспект Героев Сталинграда, 64.
• Режим работы: актуальный график (дни приема, часы работы, санитарные дни) обязательно уточняйте на официальном сайте архива или по телефону перед визитом, так как он может меняться.
• Правила: работа в читальном зале бесплатна. Требуется паспорт. Фотосъемка документов на камеру/телефон обычно разрешена бесплатно (без штатива и вспышки), сканирование на сканер — по тарифам архива.

Советы по эффективному поиску в Севастопольском архиве онлайн

1. Начинайте с ГИС УИАД (Портал «Архивы России»). Введите в поиске название фонда или ключевые слова (например, «Севастополь», «Завод имени Серго», «51-я армия»).
2. Используйте базу «Медаль За оборону Севастополя». Если ищете ветерана, проверьте эту базу в первую очередь, она содержит уникальные списки, которых нет в общих базах «Память народа» или «Подвиг народа».
3. Уточняйте реквизиты дела. Для заказа справки на Госуслугах вам понадобятся: Фонд, Опись, Дело, Листа. Без них архивисту придется искать документ вручную, что увеличивает срок ответа или ведет к отказу.
4. Генеалогические запросы. Для подтверждения родства (для получения метрических записей) готовьте пакет документов: ваш паспорт, свидетельства о рождении/браке, связывающие вас с искомым лицом, нотариальную доверенность (если запрашивает не родственник прямой линии).
5. Новое хранилище. Учтите, что часть фондов может находиться на новом объекте по пр. Генерала Острякова, 36-А; Уточняйте место хранения конкретного фонда заранее.

Перспективы развития: Новое здание архива

В настоящее время реализуется инвестиционный проект строительства нового современного здания Государственного архива города Севастополя по адресу: проспект Генерала Острякова, 36-А. Новое помещение обеспечит:

• Современные климатические условия хранения (температура, влажность) для сохранения уникальных фондов.
• Профессиональные лаборатории по реставрации и оцифровке документов.
• Удобный читальный зал с расширенным доступом к электронным каталогам.
• Рост объемов оцифрованных массивов данных, доступных в ГИС УИАД.

Архив Севастополя онлайн, это не просто сайт-визитка, а полноценная цифровая экосистема, интегрированная в федеральную систему ГИС УИАД. Ключевыми инструментами для удаленного пользователя являются:

• Поиск по описям на Портале «Архивы России».
• Уникальная база «Медаль За оборону Севастополя».
• Заказ справок и копий через Портал «Госуслуги».

Грамотное использование этих ресурсов позволяет сэкономить время и деньги, решив большущие исторические, правовые и генеалогические задачи, не выходя из дома. Для актуальных контактов, телефонов и изменений в режиме работы всегда обращайтесь к официальному сайту ГКУ «Архив города Севастополя» или Порталу «Архивы России».