Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовой стаж даже в условии повсеместного внедрения электронных трудовых (ЭТК). Очень важно правильно указать основание, на которое опирается работодатель при внесении записи. В 2026 году правила, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н (ред. 2025 г.), остаются без изменений.
Что считается основанием для записи
- Приказ (распоряжение) о приёме на работу – самый распространённый и предпочтительный документ.
- Трудовой договор – допускается только в случае, когда приказ не издаётся. Договор должен быть подписан обеими сторонами до момента начала работы.
- Служебная записка или переводной приказ, если работник принят в порядке перевода из другой организации (такая запись оформляется независимо от того, бумажная у него трудовая или уже ЭТК).
- Заявление в ЭТК – единственное «основание», если сотрудник первый раз выходит на работу и сразу выбирает электронную форму. Однако даже в этом случае Роструд рекомендует параллельно оформить бумажную трудовую, внести запись о приёме, затем отметить переход на ЭТК и выдать её сотруднику на руки.
Как оформить запись в раздел «Сведения о работе»
Шаг 1. Сделать заголовок
В графе 3 обязательно указать:
- Полное наименование организации (соответствующее ЕГРЮЛ и печати).
- Сокращённое наименование – в скобках, если используется в штатном расписании.
Шаг 2. Процитировать в графе 4 номер и дату приказа
| Колонка трудовой книжки | Пример заполнения 2026 г. |
|---|---|
| Графа 1 | |
| Графа 2 | Приказ № 26-к от |
| Графа 3 | Принят на должность менеджера по продажам |
| Графа 4 | Статья 68 ТК РФ |
Примеры по типовым ситуациям
Сотрудник устроился впервые
- Автоматически сотруднику предлагают ЭТК.
- Если он пишет заявление о сохранении бумажной формы – заводим новую трудовую; основанием будет заявление + приказ.
- Пример текста:
«Принят на должность инженера по охране труда ООО «Сигма Пром» (Сигма) на основании приказа № 15/2026 от , ст. 68 ТК РФ».
Внешний совместитель
- Запись может идти вне хронологического порядка, но обязательно после основного места.
- В графе 3 дополнительно пишем: «по совместительству».
- Основание: приказ совместителя или трудовой договор.
Работник проработал 3 дня и увольняется
По разъяснению Роструда, если период занятости ≤ 5 рабочих дней, запись о приёме вносят только после письменного заявления сотрудника. В противном случае трудовую выдают пустой.
Оформление в ЭТК
При переводе на электронную форму:
- В ЭТК фиксируется дата приказа о приёме + номер приказа (поле «Основание заполнения»).
- Поле «Запись в бумажной трудовой» оставляем пустым до печати в бумаге (если человек меняет форму «бумага → ЭТК»).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли оформить запись по договору без приказа?
Допускается, но придётся ставить в графе 2 реквизиты договора (номер, дату). С 2026 г. проверки Роструда рекомендуют минимизировать такие ситуации.
Обязательна ли печать на записи о приёме?
Нет. Приказ Минтруда № 320н прямо исключает требование заверять печатью кадровые записи.
Контакты для обращений
- Роструд (федеральная горячая линия):
+7 -00 707-01-10 (звонок бесплатный по России)
онлайн-консультация - Контакт-центр Минтруда РФ:
+7 -95 623-11-40 (Москва)
Почта: info@mintrud.gov.ru - ГАС «Вакансии» — техподдержка ЭТК:
Портал trudvsem.ru/etk
Важно! Сохраняйте сканы/ксерокопии приказов и договоров минимум 75 лет – срок, предусмотренный ст. 416 ТК РФ.