Отдел по делам архивов Ульяновской области — это региональный исполнительный орган власти, осуществляющий функции по разработке и реализации государственной политики в области архивного дела и делопроизводства на территории Ульяновской области. Деятельность отдела регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», региональными нормативными правовыми актами и уставом ведомства.

История и правовой статус

Архивное дело в Ульяновской области имеет богатую историю, корни которой уходят в начало XX века. Современный Отдел по делам архивов сформирован в рамках совершенствования системы исполнительной власти региона. Он является правопреемником ранее существовавших управлений и комитетов по архивному делу.

Правовой основой деятельности служат:

• Конституция Российской Федерации;
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Закон Ульяновской области «Об архивном деле в Ульяновской области»;
• Постановления Правительства Ульяновской области об утверждении Устава Отдела;
• Распоряжения Главы администрации Ульяновской области.

Основные функции и полномочия

В соответствии с Уставом, на Отдел возлагаются ключевые задачи по сохранению документального наследия региона и обеспечению доступа к архивной информации:

Государственное управление в сфере архивного дела

• Разработка проектов нормативных правовых актов области по вопросам архивного дела и делопроизводства.
• Осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле органами власти, организациями и учреждениями региона (независимо от форм собственности).
• Ведение государственного учета архивных фондов Ульяновской области.

Обеспечение сохранности архивных фондов

• Координация работы по формированию, учету, хранению и использованию документов архивных фондов.
• Организация работы по экспертизе документов на предмет их исторической, научной, культурной ценности (экспертиза ценности документов).
• Контроль за состоянием архивных фондов, находящихся в ведении государственных архивов области, а также в ведении создателей документов (в управленческих архивах).

Методологическое руководство и контроль

• Методологическое руководство архивами области, в т.ч. муниципальными и ведомственными.
• Организация и проведение проверок состояния делопроизводства и архивного дела в организациях региона.
• Повышение квалификации архивистов и специалистов по делопроизводству (взаимодействие с учебными заведениями и учебными центрами).

Обеспечение доступа к архивной информации

• Организация предоставления архивной информации гражданам и организациям (справочно-правовое, социально-правовое, генеалогическое обслуживание).
• Развитие информационных ресурсов: создание электронных баз данных, путеводителей, описей, размещение информации на официальном портале и в системе «Электронный архив».
• Публикация архивных документов, подготовка тематических сборников, выставок и публикаций к значимым датам истории области.

Сеть государственных архивов Ульяновской области

Отдел осуществляет координацию работы сети государственных архивов региона, в которую входят:

1. Государственный архив Ульяновской области (ГАУО) — главный архив региона, хранящий документы от XVII века по настоящее время (фонды губернских, губернских исполкомов, областных органов власти, предприятий, общественных организаций, личные фонды выдающихся земляков).
2. Государственный архив современной истории Ульяновской области (ГАСИУО) — специализированный архив, формирующий фонды от периода Великой Отечественной войны до наших дней (партийные, комсомольские, советские органы, оборонные предприятия).
3. Государственный архив научно-технической документации Ульяновской области (ГАНТДУО) — уникальный архив, хранящий проектно-техническую документацию авиастроительных, автомобилестроительных и приборостроительных предприятий (Авиастар, УАЗ и др.).
4. Муниципальные архивы — архивы городских и районных администраций, подведомственные Отделу по методологическим вопросам.

Услуги для граждан и организаций

Отдел и подведомственные архивы предоставляют широкий спектр услуг, большинство из которых доступны в электронном виде через портал Госуслуги (ЕПГУ) и региональный портал госуслуг:

Для граждан:

• Выдача архивных справок о стаже, заработной плате, награждениях, репрессиях (для назначения пенсий, льгот, восстановления прав).
• Поиск сведений о родственниках (генеалогические запросы).
• Предоставление копий документов для подтверждения права на жилье, землю, восстановления судебных решений.
• Доступ к оцифрованным фондам в читальных залах и через интернет-ресурсы.

Для организаций:

• Консультации по организации делопроизводства, составлению номенклатур дел, срокам хранения.
• Проведение экспертизы ценности документов перед утилизацией.
• Прием документов на хранение в государственные архивы (передача фондов ликвидированных/реорганизованных предприятий).
• Выдача заверенных копий документов для судов, правоохранительных органов, нотариатов.

Цифровизация и проекты «Электронный архив»

Приоритетным направлением современной деятельности Отдела является цифровая трансформация:

• Создание единой автоматизированной информационной системы архивов области.
• Массовая оцифровка фондов (метрические книги, ревизские сказки, личные дела, наградные листы).
• Развитие портала «Архивы Ульяновской области» с возможностью дистанционного заказа справок и просмотра описей.
• Внедрение электронного документооборота в архивах и переход на электронное делопроизводство в органах власти области.

Контактная информация и реквизиты

Адрес: 432071, г. Ульяновск, ул. ###, д. 48 (административное здание Правительства Ульяновской области).

Режим приема граждан: обычно по рабочим дням (график уточняется на официальном сайте или по телефону).

Телефоны справок/приемной: указаны на официальном сайте Отдела (раздел «Контакты»).

Официальный сайт: archives.ulregion.ru (здесь публикуются нормативные акты, новости, реестры услуг, доступ к электронным ресурсам архивов).

Портал госуслуг Ульяновской области: раздел «Архивное дело» для подачи электронных заявлений.

Отдел по делам архивов Ульяновской области играет системообразующую роль в сохранении документальной памяти региона. Его деятельность направлена не только на охрану бумажных носителей, но и на создание современной цифровой инфраструктуры, обеспечивающей прозрачность власти, защиту прав граждан и доступность исторического наследия для науки и общества. Взаимодействие с ведомством построено на принципах открытости, законности и перехода к бескागовым технологиям обслуживания запросов.