Паспортные данные относятся к персональным данным гражданина и защищаются законодательством Российской Федерации. На практике контрагенты, банки и иные организации нередко запрашивают копию паспорта директора компании, однако далеко не всегда такой запрос является обоснованным. В этой статье разберём, когда можно законно отказать в предоставлении паспортных данных руководителя, как правильно оформить письмо-отказ, и приведём готовый образец документа.

Правовая основа: почему паспортные данные защищены

Основным нормативным актом, регулирующим оборот персональных данных, является Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласно статье 3 данного закона, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан паспорт, адрес регистрации) являются персональными данными физического лица.

Ключевые принципы, которые следует знать:

• Обработка персональных данных допускается только с согласия субъекта (директора) либо в случаях, прямо предусмотренных законом;
• Организация, получившая паспортные данные директора, становится оператором персональных данных и обязана обеспечить их защиту;
• Передача данных третьим лицам без согласия субъекта, как правило, не допускается;
• Директор вправе отказаться от предоставления своих паспортных данных, если закон не обязывает его это делать.

Когда отказ в предоставлении данных правомерен

Отказ будет законным в следующих ситуациях:

1. Запрос контрагента при заключении договора. Гражданский кодекс не обязывает стороны договора предоставлять паспортные данные руководителя. Для подтверждения полномочий директора достаточно выписки из ЕГРЮЛ и решения (приказа) о его назначении.
2. Запрос без указания цели обработки данных. Если запрашивающая сторона не может объяснить, зачем ей нужны паспортные данные, отказ обоснован.
3. Отсутствие согласия директора. Если руководитель не давал согласия на передачу своих данных, организация не вправе их разглашать.
4. Запрос от организации, не имеющей статуса оператора персональных данных и не обеспечивающей гарантии защиты информации.

Когда предоставить данные придётся

Существуют ситуации, когда отказ невозможен или крайне нежелателен:

• Требования налоговых органов, основанные на НК РФ;
• Запросы банка в рамках ФЗ № 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путём» — при открытии счёта и идентификации;
• Государственная регистрация юридического лица и внесение изменений в ЕГРЮЛ;
• Законные требования правоохранительных органов и суда.

Структура письма-отказа

Грамотно составленное письмо об отказе должно содержать:

1. Шапку документа — реквизиты организации-отправителя, адресата, дату и исходящий номер;
2. Ссылку на входящий запрос (номер и дата письма контрагента);
3. Формулировку отказа — вежливую, но однозначную;
4. Правовое обоснование — ссылки на ФЗ № 152-ФЗ и иные нормы;
5. Альтернативное предложение — какие документы организация готова предоставить взамен;
6. Подпись уполномоченного лица.

Образец письма об отказе

На фирменном бланке организации

Исх. № ___ от «___» ________ 20__ г.
На вх. № ___ от «___» ________ 20__ г.

Генеральному директору
ООО «_______________»
И.О. Фамилия

О рассмотрении запроса о предоставлении паспортных данных

Уважаемый(ая) Имя Отчество!

В ответ на Ваш запрос от «___» ________ 20__ г. № ___ о предоставлении копии паспорта генерального директора ООО «_______________» сообщаем следующее.

Паспортные данные гражданина Российской Федерации относятся к персональным данным в соответствии со ст. 3 Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных». Их обработка и передача третьим лицам допускаются исключительно с согласия субъекта персональных данных либо в случаях, прямо предусмотренных федеральным законом.

Действующее законодательство не содержит требования о предоставлении паспортных данных руководителя организации контрагенту при заключении и исполнении гражданско-правовых договоров. Генеральный директор ООО «_______________» согласия на передачу своих персональных данных не давал.

В связи с изложенным в удовлетворении запроса о предоставлении паспортных данных генерального директора отказано.

Вместе с тем, в целях подтверждения полномочий руководителя и надёжности нашей организации готовы предоставить:

• выписку из ЕГРЮЛ;
• копию решения (приказа) о назначении генерального директора;
• карточку с образцами подписей (при необходимости).

Надеемся на понимание и дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С уважением,
Генеральный директор ООО «_______________» ____________ /И.О. Фамилия/

Практические рекомендации

• Сохраняйте деловой тон. Отказ не должен звучать конфликтно — это может повредить деловым отношениям.
• Всегда ссылайтесь на закон. Упоминание ФЗ № 152-ФЗ делает позицию весомой и снимает большинство вопросов.
• Предлагайте альтернативу. Выписка из ЕГРЮЛ и приказ о назначении обычно полностью закрывают потребность контрагента в проверке.
• Фиксируйте переписку. Отправляйте письмо способом, подтверждающим получение (заказное письмо, ЭДО).
• Получите письменную позицию директора. Желательно, чтобы руководитель письменно подтвердил отказ в даче согласия на обработку данных.

Отказ в предоставлении паспортных данных директора контрагенту — законное и обоснованное решение, если запрос не основан на требованиях закона. Грамотно составленное письмо-отказ со ссылками на ФЗ № 152-ФЗ и предложением альтернативных документов позволяет защитить персональные данные руководителя и при этом сохранить деловые отношения с партнёром.