Отпуск без сохранения заработной платы (в быту, «отпуск за свой счет»), распространенная ситуация в трудовых отношениях. У работодателей и бухгалтеров при этом возникает закономерный вопрос: нужно ли платить налоги и страховые взносы за работника, который фактически не работает и не получает доход? Разберемся в этом подробно.

Что такое отпуск за свой счет

Отпуск без сохранения заработной платы регулируется статьей 128 Трудового кодекса РФ. Он предоставляется работнику по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам на основании письменного заявления. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет:

• участникам Великой Отечественной войны, до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по возрасту — до 14 календарных дней в году;
• родителям и супругам военнослужащих, погибших при исполнении обязанностей, — до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
• работникам при рождении ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней.

НДФЛ при отпуске без сохранения зарплаты

Ключевой принцип налогообложения: нет дохода — нет налога. В период отпуска за свой счет работнику не начисляется и не выплачивается заработная плата и иные выплаты. Следовательно:

• отсутствует объект налогообложения по НДФЛ;
• налоговая база равна нулю;
• удерживать и перечислять НДФЛ не нужно.

Это подтверждается положениями статьи 421 НК РФ и разъяснениями ФНС (в частности, письмом ФНС от № БС-4-11/11507): при отсутствии выплат зарплаты база равна нулю, НДФЛ не начисляется.

Страховые взносы

Аналогичная ситуация складывается и со страховыми взносами. Объектом обложения взносами являются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. Поскольку в период отпуска без сохранения зарплаты никаких выплат работнику не производится, база для начисления взносов отсутствует.

Таким образом, за обычного работника, находящегося в отпуске за свой счет, работодатель не начисляет и не уплачивает:

• взносы на обязательное пенсионное страхование;
• взносы на обязательное медицинское страхование;
• взносы на социальное страхование по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• взносы на травматизм (при отсутствии выплат).

Особый случай: директор — единственный учредитель

Отдельного внимания заслуживает ситуация с руководителем организации, который одновременно является ее единственным учредителем. В последние годы позиция контролирующих органов изменилась: отпуск без сохранения зарплаты и даже отсутствие трудового договора больше не освобождает компанию от начисления страховых взносов за директора.

Логика проверяющих заключается в том, что руководитель фактически исполняет свои обязанности (подписывает документы, представляет интересы организации), даже находясь формально в отпуске за свой счет. Поэтому взносы могут быть доначислены исходя из минимального размера оплаты труда (МРОТ) пропорционально отработанному времени.

При проверках налоговые органы выясняют:

• сколько дней руководитель фактически отработал;
• находился ли он действительно в отпуске без сохранения заработной платы;
• работает ли он одновременно в других организациях.

Если работник занят неполное рабочее время или неполный месяц, взносы должны быть не менее суммы, исчисленной из МРОТ (с учетом индексации) пропорционально отработанному времени.

Кадровый учет и отчетность

Несмотря на отсутствие налогов и взносов, работодатель обязан правильно оформить отпуск за свой счет:

1. Заявление работника — основание для предоставления отпуска.
2. Приказ по унифицированной форме Т-6 или по форме, утвержденной в организации.
3. Табель учета рабочего времени — отпуск за свой счет фиксируется кодом «ДО» (отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный по соглашению) или «ОЗ» (обязательный отпуск по закону).
4. Отчет СЗВ-М (СЗВ-СТАЖ) — работника обязательно включают в отчетность, поскольку трудовой договор продолжает действовать.

Влияние на стаж и отпускные права

Важно помнить, что отпуск без сохранения зарплаты влияет на стаж работника:

• в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, включается не более 14 календарных дней отпуска за свой счет в течение рабочего года;
• периоды свыше 14 дней в стаж не засчитываются и сдвигают окончание рабочего года;
• в страховой стаж для пенсии период отпуска за свой счет не включается, так как взносы не уплачиваются;
• по общему правилу отпуска без сохранения заработной платы не суммируются и на следующий год не переносятся.

1. За обычного работника, находящегося в отпуске за свой счет, работодатель не платит ни НДФЛ, ни страховые взносы, поскольку отсутствует база для их начисления.
2. Исключение — директор, являющийся единственным учредителем: за него взносы могут быть начислены исходя из МРОТ.
3. Работника необходимо включать в отчетность (СЗВ-М), так как трудовые отношения не прекращаются.
4. Отпуск за свой счет влияет на отпускной и страховой стаж работника.

Правильное оформление отпуска без сохранения заработной платы и корректное отражение его в учете и отчетности позволят работодателю избежать претензий со стороны налоговых органов и фондов.