В практике бухгалтерского и налогового учета нередко возникает ситуация‚ когда сумма налога‚ фактически перечисленная в бюджет‚ оказывается меньше суммы налога‚ исчисленной по данным учета. Чаще всего такой вопрос касается НДФЛ‚ который организация или ИП удерживает и перечисляет в качестве налогового агента. Разберемся‚ почему возникает такое расхождение‚ насколько оно опасно и что нужно предпринять.
Основные понятия: исчисленный‚ удержанный и перечисленный налог
Чтобы понять суть проблемы‚ важно различать три ключевых показателя:
- Налог исчисленный — сумма налога‚ рассчитанная налоговым агентом с дохода физического лица по установленной ставке на дату фактического получения дохода.
- Налог удержанный — сумма‚ которую налоговый агент фактически удержал из выплаченного работнику (иному получателю) дохода.
- Налог перечисленный, сумма‚ которую налоговый агент фактически перевел в бюджет (на единый налоговый платеж).
В идеальной ситуации все три суммы совпадают. Однако на практике между ними могут возникать разницы‚ причем как обоснованные‚ так и являющиеся ошибкой.
Почему перечисленный налог может быть меньше исчисленного
Налог исчислен‚ но еще не удержан
Наиболее распространенная ситуация, переходящие выплаты. Например‚ заработная плата начислена в последний день месяца‚ а выплачена в следующем месяце. НДФЛ исчисляется на дату начисления‚ но удерживается только при фактической выплате дохода. Соответственно‚ на отчетную дату налог исчислен‚ но еще не удержан и не перечислен.
Доход выплачен в натуральной форме или в виде материальной выгоды
Если работник получил доход в натуральной форме (например‚ суточные сверх нормы‚ подарки‚ оплата товаров в его пользу)‚ налог с такого дохода исчисляется сразу‚ а удерживается при ближайшей денежной выплате. До момента удержания перечислить налог в бюджет невозможно.
Техническая ошибка при уплате
Бухгалтер мог ошибиться в платежном поручении: указать неверную сумму‚ неправильные реквизиты‚ либо платеж был возвращен банком. В результате налог исчислен и удержан‚ но в бюджет поступила меньшая сумма.
Недостаток денежных средств
Иногда организация удержала налог‚ но из-за финансовых трудностей перечислила его не полностью. Это уже нарушение обязанностей налогового агента.
Ошибки в учетной программе
В программах (например‚ 1С) возможны ситуации‚ когда по расчетным листкам и регистрам сумма исчисленного налога верна‚ но фактически удержанная и перечисленная сумма меньше из-за некорректного заполнения ведомостей на выплату.
Чем грозит расхождение
Если сумма перечисленного налога меньше исчисленной по уважительным причинам (налог еще не удержан)‚ нарушения нет — обязанность перечислить НДФЛ возникает только после его удержания. Однако если налог был удержан‚ но не перечислен в бюджет полностью‚ налогового агента ждут:
- Штраф по статье 123 НК РФ — 20% от суммы‚ подлежащей перечислению (за ненадлежащее исполнение обязанностей налогового агента);
- Пени — за каждый день просрочки перечисления;
- Требования налоговой инспекции и необходимость подачи уточненных расчетов 6-НДФЛ.
Как проверить и исправить ситуацию
- Проведите сверку данных. Сравните показатели расчета 6-НДФЛ (строки исчисленного и удержанного налога)‚ справок о доходах‚ регистров налогового учета и платежных поручений.
- Определите причину расхождения. Если налог не удержан — отразите его как неудержанный и удержите при ближайшей выплате. Если удержан‚ но не перечислен — доплатите как можно скорее.
- Доплатите недоимку и пени. Добровольная уплата до выявления ошибки инспекцией может стать смягчающим обстоятельством.
- Подайте уточненный расчет 6-НДФЛ‚ если ошибка затронула отчетные показатели.
- Исправьте данные в учетной программе‚ чтобы расхождение не повторялось в следующих периодах.
Ситуация‚ когда сумма перечисленного налога меньше исчисленной‚ не всегда является ошибкой — часто это следствие разных моментов исчисления‚ удержания и перечисления НДФЛ. Однако игнорировать расхождение нельзя: необходимо выяснить его причину‚ при необходимости доплатить налог и пени‚ а также скорректировать отчетность. Регулярная сверка данных учета с платежами в бюджет поможет избежать штрафов и претензий со стороны налоговых органов.