Переплата заработной платы, ситуация, с которой периодически сталкиваются как коммерческие организации, так и бюджетные учреждения․ Она может быть выявлена в ходе внутреннего контроля, аудиторской проверки или проверки контролирующих органов․ При этом у бухгалтерии возникает закономерный вопрос: как быть с уже удержанным НДФЛ и начисленными страховыми взносами? Нужно ли пересчитывать налоги и сдавать уточненную отчетность? Разберемся подробно․
Что считается излишне выплаченной заработной платой
Излишне выплаченной считается сумма заработной платы, которая была перечислена работнику по ошибке: из-за счетной ошибки, технического сбоя, неправильного применения норм законодательства или недобросовестных действий самого работника; Порядок возврата таких сумм регулируется статьей 137 Трудового кодекса РФ․
Ключевой момент для налогового учета — способ возмещения переплаты․ Именно от него зависит, потребуется ли перерасчет НДФЛ и страховых взносов․
Два сценария возмещения переплаты
Сценарий 1․ Ущерб возмещает виновное лицо
Если переплата возмещается за счет виновного лица (например, бухгалтера, допустившего ошибку), то излишне выплаченные суммы остаются доходом сотрудника․ В этом случае:
- доход работника облагается НДФЛ в обычном порядке;
- на сумму выплаты начисляются страховые взносы;
- пересчет налогов и взносов не требуется;
- уточненные расчеты 6-НДФЛ и РСВ не представляются․
Сценарий 2․ Переплату возвращает сам работник
Если переплата удерживается из доходов сотрудника либо он добровольно возвращает излишне полученные суммы в кассу (на лицевой счет) организации, ситуация меняется․ Поскольку факт выплаты дохода отпадает, необходимо:
- пересчитать сумму удержанного НДФЛ;
- пересчитать начисленные страховые взносы;
- при необходимости — представить уточненную налоговую отчетность․
Перерасчет НДФЛ
Организация (учреждение) является налоговым агентом по НДФЛ, поскольку выплачивает доходы физическим лицам (п․ 1 ст․ 226 НК РФ)․
Важный нюанс: возврату (взысканию) подлежит сумма, фактически полученная работником․ То есть если выплата облагалась НДФЛ, то возвращается начисленная сумма за вычетом налога․ При этом бухгалтерские записи по удержанию налога необходимо сторнировать․
Когда работник возвращает переплату, получается, что НДФЛ с нее фактически был уплачен за счет средств налогового агента․ Такая сумма налога признается излишне уплаченной и подлежит зачету или возврату в порядке, установленном статьями 78 и 79 НК РФ․
Нужно ли сдавать уточненный 6-НДФЛ?
Здесь действует простое правило:
- если начисление и перерасчет заработной платы происходят в рамках одного отчетного периода (квартала) — уточненный расчет 6-НДФЛ не нужен, корректные данные попадут в текущую отчетность;
- если корректируется база за предыдущие отчетные периоды — необходимо представить уточненный расчет 6-НДФЛ за соответствующий период․
Если уточненный расчет представлен с уменьшением суммы налога к уплате, сальдо единого налогового счета (ЕНС) изменится по завершении камеральной налоговой проверки (ст․ 11․3 НК РФ)․
Перерасчет страховых взносов
Плательщиком страховых взносов признается организация, поэтому взносы уплачиваются из ее средств, а не из заработной платы сотрудника․
После возврата работником суммы переплаты (в т․ч․ путем удержания из его доходов) ранее произведенная выплата не может признаваться объектом обложения страховыми взносами, поскольку факт выплаты отсутствует․ Соответственно, база по взносам подлежит корректировке․
Правила подачи уточненного расчета по страховым взносам (РСВ) аналогичны правилам по 6-НДФЛ:
- перерасчет внутри одного квартала — уточненка не требуется;
- корректировка прошлых периодов — представляется уточненный РСВ за тот период, в котором была произведена излишняя выплата․
Отражение в бухгалтерском (бюджетном) учете
При корректировке расчетов по НДФЛ в бюджетном учете учреждения отражается запись:
Дебет КРБ Х 303 01 831 — Кредит КРБ Х 303 14 731 — скорректирован способом «красное сторно» зачет в счет уплаты НДФЛ․
Корреспонденции по начислению страховых взносов также сторнируются в части, относящейся к возвращенной переплате․
Практические рекомендации
- Зафиксируйте факт переплаты документально — актом, служебной запиской, заключением комиссии․
- Определите способ возмещения: за счет работника или виновного лица — от этого зависит весь налоговый учет․
- Получите согласие работника на удержание либо оформите добровольный возврат, соблюдая ограничения ст․ 137 и 138 ТК РФ․
- Проверьте отчетный период: если перерасчет затрагивает прошлые кварталы, подготовьте уточненные 6-НДФЛ и РСВ․
- Оформите зачет или возврат излишне уплаченного НДФЛ в порядке ст․ 78–79 НК РФ с учетом механизма ЕНС․
Налоговые последствия излишне выплаченной заработной платы напрямую зависят от того, кто возмещает переплату; Если ущерб покрывает виновное лицо — пересчет НДФЛ и взносов не нужен․ Если деньги возвращает работник — необходимо скорректировать налоговую базу, а при корректировке прошлых периодов — сдать уточненные расчеты 6-НДФЛ и РСВ․ Грамотное документальное оформление и своевременный перерасчет помогут избежать претензий со стороны налоговых органов и лишних финансовых потерь для организации․