Письмо о подписании договора на поставку — это деловое письмо, которое одна сторона (поставщик или покупатель) направляет контрагенту с предложением подписать договор либо с подтверждением готовности к его подписанию. Такой документ является важной частью деловой переписки и помогает зафиксировать намерения сторон, согласовать условия сделки и ускорить процесс заключения договора.

Когда составляется письмо о подписании договора

Письмо может потребоваться в следующих ситуациях:

• стороны завершили переговоры и согласовали все условия поставки;
• поставщик направляет покупателю подписанный со своей стороны экземпляр договора;
• покупатель возвращает подписанный договор поставщику;
• необходимо напомнить контрагенту о необходимости подписания документа;
• требуется внести правки в проект договора перед подписанием.

Структура и содержание письма

Как и любое деловое письмо, документ должен быть оформлен на фирменном бланке организации и содержать следующие элементы:

1. Реквизиты отправителя — наименование организации, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
2. Реквизиты получателя, наименование организации-контрагента, должность и ФИО руководителя.
3. Дата и исходящий номер письма.
4. Заголовок — краткое указание темы письма.
5. Обращение — например, «Уважаемый Иван Иванович!».
6. Основная часть — суть обращения: предложение подписать договор, ссылка на номер и дату проекта договора, перечень приложений.
7. Приложения — перечень прилагаемых документов (экземпляры договора, спецификации).
8. Подпись — должность, подпись и расшифровка уполномоченного лица.

Образец письма о подписании договора на поставку

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Восток»
ИНН ###, ОГРН 1157746123456
Адрес: 123456, г. Москва, ул. ###, д. 10
Тел.: +7 (495) 123-45-67, e-mail: info@example.ru

Исх. № 145 от

Генеральному директору
ООО «СтройМонтаж»
Петрову Ивану Сергеевичу

О подписании договора поставки

Уважаемый Иван Сергеевич!

Направляем Вам два экземпляра договора поставки № 78-П от , подписанные с нашей стороны, а также спецификацию, являющуюся неотъемлемой частью договора.

Просим Вас подписать договор со своей стороны и направить один экземпляр в наш адрес в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента получения настоящего письма.

Все условия договора, включая ассортимент, количество, цену товара и сроки поставки, согласованы сторонами в ходе переговоров и соответствуют протоколу согласования от .

Приложения:

1. Договор поставки № 78-П от — на 5 л. в 2 экз.
2. Спецификация № 1 к договору поставки — на 2 л. в 2 экз.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Торговый дом «Восток» ____________ /Сидоров А.П./

Рекомендации по составлению письма

• Соблюдайте официально-деловой стиль. Избегайте разговорных выражений и эмоциональных оценок.
• Указывайте точные реквизиты договора, номер и дату, чтобы избежать путаницы.
• Установите срок для ответа. Это дисциплинирует контрагента и ускоряет подписание.
• Перечислите все приложения с указанием количества листов и экземпляров.
• Отправляйте письмо способом, подтверждающим получение — заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или через ЭДО.
• Сохраняйте копию письма — она может понадобиться при возникновении споров.

Грамотно составленное письмо о подписании договора на поставку помогает оформить деловые отношения между сторонами, зафиксировать передачу документов и обозначить сроки. Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под особенности вашей сделки и требования корпоративного документооборота.