В каких случаях трудовой договор не заключается с руководителем организации и как оформить это письменно?
Ниже — полный образец информационного письма для контрагента, банка, ФНС или любого заинтересованного лица,
а также консолидированный список контактов, куда можно обратиться за внешним подтверждением.

Когда допускается не заключать трудовой договор с директором

1. Директор и единственный учредитель (участник) — одно лицо.
   Такой руководитель действует без договора и оплаты труда как правообладатель,
   а его полномочия оформляются решением (протоколом) учредителя о назначении себя директором.
2. Срочный трудовой договор «на время отсутствия основного работника»
   может быть заключён на срок более пяти лет, так как он не подпадает под ограничение ст. 58 ТК РФ (указание Верховного Суда РФ от 2025 г.).
3. Во всех остальных случаях (директор, не единственный учредитель, приём по конкурсу, исполняющий обязанности и т. д.)
   трудовой договор обязателен и регистрируется в СЗВ-ТД.

Шаблон письма «о незаключении трудового договора»

Внимание! Данное письмо составляется на фирменном бланке и заверяется подписью действующего руководителя или единоличного исполнительного органа.

————————————————————————————————————————————————
ПИСЬМО
о незаключении трудового договора

Уважаемые {наименование контрагента / ИФНС / банк}!

Настоящим сообщаем, что в соответствии с протоколом единственного участника ООО «{фирма}» от «__» _____ 20__ г. № __,
единственным участником общества назначен единоличный исполнительный орган — {ФИО директора},
действующий без заключения трудового договора на основании ст. 273 ТК РФ и п. 4 ст. 40 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Трудовой договор с {ФИО} не заключался и не оформлялся, записи в трудовую книжку не вносились.

Подпись: __________________ /{ФИО директора}/
Должность: Генеральный директор
«__» ___________ 20__ г.
М.П. (если применимо)
————————————————————————————————————————————————

Алгоритм подготовки и направления письма

• Убедитесь в наличии:
  • протокола единственного участника или решения о назначении;
  • сведений в ЕГРЮЛ, где директор указан как единоличный исполнительный орган;
• Распечатайте письмо на фирменном бланке, поставьте подпись и печать (при наличии).
• Отправьте:
  • лично в руки под расписку;
  • почтой России заказным письмом с уведомлением;
  • электронной подписью через ЭДО (би- контур, диадок, карусель).
• Сохраните второй экземпляр с отметкой о вручении внутри компании не менее 5 лет.

Контакты и куда обращаться за подтверждением

В случае споров или запроса дополнительных разъяснений рекомендовано использовать следующие каналы (информация актуальна на г.).

Примечания и типовые ошибки

• Ошибка 1: «руководитель-единственный учредитель» не указывает эту информацию в ЕГРЮЛ.
  Из-за этого банк/контрагент требует договор. Решение — оперативно заказать актуальную выписку ЕГРЮЛ-2.
• Ошибка 2: используют «декларацию» вместо письма. Письмо — официальный документ с датой и подписью,
  значит оно корректнее юридически.
• Ошибка 3: не сохраняют расписку о вручении. В суде/налоговой может понадобиться доказательство.

Отказ от трудового договора с директором возможен только в случае совпадения ролей «учредитель = руководитель».
Во всех прочих вариантах договор нужен согласно закону.
Если обстоятельства подтверждаются выпиской ЕГРЮЛ и протоколом единственного участника,
достаточно официального письма о незаключении трудового договора.
При спорных вопросах – звоните или пишите по указанным выше контактам.

Обновлено: 01:45 мск.
Письмо подготовлено в информационно-правовых целях и не является индивидуальной юридической консультацией.
Перед применением рекомендуется проверить правовой статус компании и положения устава.