Письмо-запрос цен на товар — один из самых распространённых видов деловой корреспонденции․ Оно позволяет покупателю получить от потенциальных поставщиков актуальную информацию о стоимости продукции, условиях поставки и сроках исполнения заказа․ В этой статье разберём, что представляет собой такой документ, как его правильно составить, и приведём готовый образец․
Что такое письмо-запрос цен на товар
Запрос цен (или запрос коммерческого предложения) — это разновидность делового письма, в котором покупатель обращается к потенциальному поставщику с официальной просьбой предоставить информацию об интересующих товарах или услугах․ Такое письмо составляют, когда компания планирует закупку, но сначала хочет:
- узнать актуальные цены на продукцию;
- уточнить технические характеристики и наличие товара на складе;
- выяснить сроки и условия доставки;
- получить информацию о системе скидок и условиях оплаты;
- запросить копии сертификатов качества и разрешительных документов․
Важно понимать: запрос цен не является офертой, то есть прямым предложением заключить договор․ Это информационное письмо, которое не накладывает на стороны юридических обязательств․ Одну и ту же заявку компания может направить сразу нескольким поставщикам, чтобы затем сравнить поступившие предложения и выбрать наиболее выгодное․
Когда составляется запрос цен
Обычно поставщики сами рассылают коммерческие предложения потенциальным клиентам․ Однако покупателю нередко приходится самостоятельно искать контрагентов․ Запрос цен составляют в следующих ситуациях:
- Плановая закупка товаров или услуг․ Компания изучила каталоги, прайс-листы и рекламные материалы и хочет получить персональное предложение․
- Сравнение условий разных поставщиков․ Запросы рассылаются нескольким контрагентам для выбора оптимального варианта․
- Обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК)․ Для государственных и муниципальных заказчиков, работающих по 44-ФЗ, запрос коммерческих предложений — обязательный этап расчёта НМЦК методом анализа рынка (статья 22 закона № 44-ФЗ)․ Рекомендуется направлять запросы не менее чем пяти поставщикам (пункт 3․7․1 Приказа Минэкономразвития от № 567)․
- Уточнение информации после устных переговоров с представителем поставщика․
Структура и правила составления письма
Запрос цен оформляется на фирменном бланке организации в соответствии с правилами деловой переписки․ Документ должен включать следующие элементы:
Шапка письма
- реквизиты отправителя (наименование организации, адрес, контактные данные);
- дата составления и исходящий номер письма;
- наименование организации-адресата, должность и ФИО руководителя (если запрос персональный)․
Заголовок
Например: «О предоставлении информации о ценах» или «Запрос коммерческого предложения»․
Основная часть
В тексте письма следует указать:
- наименование интересующего товара, его артикул, марку, технические характеристики;
- планируемый объём закупки;
- просьбу сообщить цену за единицу товара и общую стоимость партии;
- вопросы о наличии товара на складе, сроках и условиях поставки;
- просьбу указать условия оплаты, возможные скидки;
- просьбу приложить копии сертификатов соответствия и иных документов;
- просьбу указать срок действия коммерческого предложения — это особенно важно для государственных заказчиков;
- желаемый срок получения ответа․
Заключительная часть
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой, контактные данные исполнителя․
Образец письма-запроса цен на товар
(оформляется на фирменном бланке организации)
Исх․ № 45/26 от
Генеральному директору
ООО «Торговый дом «Поставщик»
Иванову И․И․
О предоставлении информации о ценах на товар
Уважаемый Иван Иванович!
Общество с ограниченной ответственностью «Покупатель» (ООО «Покупатель») планирует закупку офисной мебели для оснащения нового офиса․ Просим Вас предоставить коммерческое предложение на поставку следующих товаров:
- Стол офисный, артикул 12345, размер 1400×700 мм, 20 шт․;
- Кресло офисное, артикул 67890, с регулировкой высоты — 20 шт․;
- Шкаф для документов, артикул 11223 — 5 шт․
Просим указать в коммерческом предложении следующую информацию:
- цену за единицу товара и общую стоимость партии (с НДС и без НДС);
- наличие товара на складе;
- сроки и условия поставки в г․ Москва;
- условия оплаты и возможные скидки при закупке указанного объёма;
- срок действия коммерческого предложения․
Также просим приложить к ответу копии сертификатов соответствия на предлагаемую продукцию․
Ответ просим направить в срок до по адресу: info@pokupatel․ru или по почте: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1․
С уважением,
Генеральный директор ООО «Покупатель» ____________ /Петров П․П․/
Исполнитель: менеджер отдела закупок Сидорова А․А․, тел․ +7 (495) 123-45-67
Практические рекомендации
- Будьте конкретны․ Чем точнее описан товар (артикул, характеристики, количество), тем более релевантное предложение вы получите․
- Указывайте срок ответа․ Это дисциплинирует поставщика и помогает планировать закупку․
- Требуйте срок действия предложения․ Цены могут меняться, а для обоснования НМЦК по 44-ФЗ это обязательное условие․
- Рассылайте запрос нескольким поставщикам․ Для коммерческих компаний это способ найти лучшую цену, для госзаказчиков — требование методики расчёта НМЦК (не менее пяти запросов)․
- Сохраняйте полученные ответы․ Они понадобятся для сравнительного анализа и, в случае госзакупок, для документального обоснования цены контракта․
Грамотно составленное письмо-запрос цен на товар — эффективный инструмент закупочной деятельности․ Оно помогает получить полную и достоверную информацию от поставщиков, сравнить условия и выбрать наиболее выгодное предложение․ Используйте приведённый образец как шаблон, адаптируя его под специфику своей организации и конкретную закупку․