Направление сотрудника в служебную командировку за границу, это процедура, которая требует от работодателя чёткого соблюдения норм трудового законодательства Российской Федерации. В данной статье мы подробно рассмотрим, какие выплаты полагаются работнику при загранкомандировке, как они рассчитываются и оформляются.
Нормативно-правовая база
Основными документами, регулирующими порядок направления работников в командировки за рубеж, являются:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (статьи 166–168);
- Постановление Правительства РФ № 749 от «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (Положение о командировках);
- Локальные нормативные акты (ЛНА) организации — например, Положение о командировках, утверждённое работодателем.
Важно понимать: нормы суточных и расходов на проживание и проезд в загранкомандировке, включая страны СНГ, а также порядок их возмещения организация устанавливает самостоятельно в своём локальном нормативном акте.
Какие выплаты полагаются командированному работнику
Средний заработок
На весь период командировки за работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок. Это принципиально важный момент: начисление обычной заработной платы вместо среднего заработка является нарушением закона.
Командировка отличается от разъездного характера работы тем, что:
- выполняется разовое служебное поручение на срок, установленный работодателем;
- командировочные при выезде за рубеж могут выплачиваться в иностранной валюте, тогда как зарплата при разъездном характере работ — только в рублях;
- в период командировки работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка той организации, куда он командирован.
Суточные
Суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Их размер законодательно не регламентирован и определяется локальным нормативным актом организации или коллективным договором.
Ключевые правила выплаты суточных при загранкомандировке:
- За день выезда из РФ суточные выплачиваются по нормам, установленным для загранкомандировок (в иностранной валюте);
- За день въезда в РФ, по нормам, установленным для командировок по территории России;
- За однодневную командировку за границу, в размере 50% (половины) нормы суточных для загранкомандировок.
Эти правила закреплены в пунктах 15 и 17 Положения о командировках. Дата пересечения границы РФ при следовании работника с территории России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.
Возмещение расходов на проезд и проживание
Работодатель обязан возместить работнику:
- расходы на проезд к месту командировки и обратно;
- расходы по найму жилого помещения;
- иные расходы, произведённые работником с разрешения или ведома работодателя (оформление визы, загранпаспорта, консульские сборы, медицинская страховка и т;д.).
Валюта выплат
При направлении работника в командировку за границу аванс на командировочные расходы может быть выдан:
- в иностранной валюте;
- в рублях (с последующей самостоятельной покупкой валюты работником).
Пересчёт валютных расходов в рубли для целей учёта производится по курсу Центрального банка РФ на дату утверждения авансового отчёта либо на дату фактической выдачи аванса — в зависимости от принятого в организации порядка.
Особенности для отдельных категорий работников
Для военнослужащих, направленных в служебные командировки на территории иностранных государств, а также военнослужащих военных прокуратур, дислоцированных за рубежом, выплата суточных и надбавок к суточным производится в порядке и размерах, предусмотренных соответствующими постановлениями Правительства Российской Федерации, действующими на дату выезда за границу.
Оформление загранкомандировки: пошаговый порядок
- Издание приказа о направлении работника в командировку с указанием цели, сроков и места назначения;
- Выдача аванса на командировочные расходы (в валюте или рублях);
- Оформление визовых документов и страховки при необходимости;
- Сохранение среднего заработка на весь период поездки;
- Предоставление авансового отчёта работником в течение 3 рабочих дней после возвращения с приложением подтверждающих документов (билетов, счетов за проживание, отметок о пересечении границы);
- Окончательный расчёт — доплата перерасхода или возврат неизрасходованных сумм.
Налогообложение суточных
Для целей НДФЛ установлены необлагаемые лимиты суточных:
- при командировках по России — 700 рублей в день;
- при загранкомандировках — 2 500 рублей в день.
Суммы, превышающие указанные лимиты, облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В отчётности (например, в расчёте 6-НДФЛ) вся выплаченная сумма суточных отражается в соответствующих строках, а необлагаемая часть выделяеться отдельно.
Типичные ошибки работодателей
- Начисление обычной зарплаты вместо среднего заработка за время командировки;
- Неправильное определение нормы суточных для дней пересечения границы;
- Отсутствие локального нормативного акта, закрепляющего размеры выплат;
- Выплата суточных в полном размере за однодневную загранкомандировку (положена только половина нормы);
- Нарушение сроков выдачи аванса и утверждения авансового отчёта.
Выплаты работникам при загранкомандировке включают сохранение среднего заработка, суточные и возмещение документально подтверждённых расходов. Грамотно составленное Положение о командировках, своевременная выдача аванса и корректный учёт дней пересечения границы позволят работодателю избежать претензий со стороны контролирующих органов и конфликтов с сотрудниками. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным разъяснениям экспертов и официальным консультациям по применению Положения о командировках.