Порядок обращения с образцами (пробами) — это регламентированная система правил и процедур, обеспечивающая сохранность, идентифицируемость и представительность объектов испытаний на всех этапах их жизненного цикла: от отбора до утилизации или возврата заказчику․ Соблюдение данного порядка является обязательным условием достоверности результатов испытаний, аккредитации лабораторий и соответствия требованиям технических регламентов и национальных стандартов (ГОСТ)․

Нормативно-правовая база

Деятельность по обращению с образцами регулируется иерархией документов:

• Федеральные законы и технические регламенты (ТР ТС/ТР ЕАЭС), устанавливающие общие требования к безопасности продукции и процедурам оценки соответствия․
• Государственные стандарты (ГОСТ), определяющие методики отбора и подготовки проб (например, ГОСТ 31861-2012, ГОСТ Р 56237-2014 для воды, пищевой продукции и др․)․

Внутрилабораторная документация: Руководство по качеству испытательной лаборатории (РКИЛ), Стандартные операционные процедуры (СОП/МИ), Журналы регистрации․

• Документы в области сертификации: «Общий порядок обращения с образцами, используемыми при проведении обязательной сертификации продукции» (утв․ Госстандартом РФ )․

Этапы жизненного цикла образца

Планирование и отбор проб

Отбор проб — критический этап, ошибки на котором невозможно исправить последующим анализом․

• Схема отбора проб: разрабатывается план с учетом места, точек отбора и статистической выборки (совокупности образцов), необходимой для принятия решения о соответствии целой партии или серийно выпускаемой продукции․
• Представительность: проба должна точно отражать состав и свойства всей партии․
• Неизменность: во время отбора, хранения и транспортировки проба должна оставаться неизменной по составу и свойствам․
• Объемность: объем пробы должен быть достаточным для проведения всех предусмотренных методикой испытаний (включая арбитражные и контрольные)․
• Пример (питьевая вода): перед отбором сливают застоявшуюся воду (около 10 минут), тип и количество образцов определяются соответствующими ГОСТ․

Оформление первичной документации при отборе

По результатам отбора составляются обязательные документы:

1. Акт отбора образцов (проб) / Протокол отбора проб: указываются дата, время, место отбора, наименование продукции, единица измерения, размер партии, результат наружного осмотра (состояние упаковки, маркировки), должность и ФИО инспектора/эксперта/специалиста, сведения о представителе контролируемого лица․
2. Акт приема-передачи образцов: фиксирует передачу ответственности за сохранность образцов от отбирающего лица к лаборатории или курьеру․
3. Заявка на проведение испытаний и Договор на проведение исследований (при коммерческой деятельности)․

Приемка образцов в лаборатории (ИЛЦ)

При получении образца лаборатория проводит входной контроль:

• Проверка соответствия сопроводительной документации (Акта отбора, Заявки) и требований ЭД (эксплуатационной документации)․
• Оценка состояния упаковки, целостности пломб, наличия маркировки․
• Регистрация отклонений: при выявлении несоответствий (поврежденная тара, нарушение температурного режима, отсутствие документов) отклонения регистрируются в Журнале регистрации сопроводительных писем и проб (форма Ж-N-ГГ)․ Решение о пригодности такого образца для испытаний принимает уполномоченное лицо лаборатории․

Учет, хранение и перемещение (Цепочка хранения)

Обеспечение прослеживаемости — ключевое требование аккредитации (ГОСТ ISO/IEC 17025)․

• Журнал движения образцов (Приложение №2 к Порядку): регистрируются все этапы движения образцов в ходе работ по сертификации/испытаниям․ Каждая запись подтверждается подписью лиц, ответственных за отбор, хранение, выдачу и приемку образцов․
• Идентификация: каждому образцу присваивается уникальный код/номер, наносится на тару и фиксируется в журнале и СОП․
• Условия хранения: обеспечиваются режимы (температура, влажность, защита от света, раздельное хранение несовместимых веществ), гарантирующие сохранность анализируемых компонентов․
• Ответственные лица: в Руководстве по качестве и должностных инструкциях четко закреплены лица, ответственные за обращение с пробами на каждом этапе․

Подготовка и проведение испытаний

• Работа с пробой ведется по утвержденным методикам (ГОСТ, МУ, СОП)․
• Ведутся рабочие журналы (учет результатов испытаний, расчетов, приборов)․
• Используется только необходимая часть пробы; остаток сохраняется до выдачи отчета и истечения срока хранения․

Утилизация или возврат образцов

Процедуры завершения работы с образцом прописываются в разделе Руководства по качеству, посвященном обращению с образцами:

• Возврат заказчику: неиспользованные пробы (или остатки) возвращаются заявителю по окончании испытаний․ Оформляется Акт приема-передачи (или Акт возврата) в порядке, определяемом системой сертификации или договором․
• Утилизация: если возврат невозможен или не требуется, образцы утилизируются в соответствии с законодательством об отходах (ФККО, класс опасности) и внутренними инструкциями лаборатории․ Составляется Акт на списание/утилизацию образцов (проб) (Приложение 3 к Порядку Госстандарта)․
• Сроки хранения: минимальные сроки хранения остаточных проб после выдачи отчета устанавливаются лабораторией (обычно от 1 до 6 месяцев в зависимости от вида продукции), если иное не задано техническим регламентом․

Ключевые принципы и требования

Типовые формы документов (Приложения к Порядку)

В соответствии с «Общим порядком обращения с образцами․․․» (утв․ Госстандартом РФ ) и современной практикой используются:

• Приложение 1: Акт отбора образцов (проб)․
• Приложение 2: Журнал учета движения образцов (проб) в ходе работ по сертификации/испытаниям․
• Приложение 3: Акт на списание (утилизацию) образцов (проб)․
• Дополнительно: Акт приема-передачи остатков проб заказчику, Журнал регистрации отклонений при приемке․

Особенности для отдельных видов продукции

• Алкогольная продукция: Порядок обращения с образцами утверждается приказом контролирующего органа (например, приказом по организации проверки качества и безопасности), включает специфические требования к пломбировке и сопровождению․
• Пищевая продукция и вода: Строгая привязка к ГОСТ по отбору (ГОСТ 31861, ГОСТ Р 56237), требования к асептике, холодовой цепи․
• Строительные материалы, нефтепродукты, химикаты: Учет классов опасности, специальная тара, требования ПОГАТ/АДР при транспортировке․

Типичные ошибки и нарушения (Риски)

1. Нарушение «холодовой цепи» при транспортировке скоропортящихся проб без термоконтейнеров/регистраторов температуры․
2. Отсутствие или неполнота Акта отбора (нет времени, места, ФИО отбирающего, описания упаковки)․
3. Разрывы в Журнале движения образцов (пропущены подписи при передаче от лаборанта к аналитику)․
4. Хранение проб в одной камере с реактивами/эталонами (риск перекрестного загрязнения)․
5. Преждевременная утилизация до истечения срока обжалования результатов или без Акта списания․
6. Использование несоответствующей тары (например, пластик для анализа на ВЛО, стекло без промывки для микроэлементов)․

Грамотно организованный порядок обращения с образцами (пробами) — это фундамент достоверности результатов испытаний и правовой защищенности лаборатории․ Он требует не только наличия заполненных журналов и актов, но и реального соблюдения технологических дисциплин: температурных режимов, чистоты тары, сроков доставки и четкого разделения зон ответственности персонала․ Регулярные внутренние аудиты процедур обращения с образцами и обучение персонала СОП являются обязательными элементами системы управления качеством любой испытательной лаборатории․

Данная статья составлена на основе обобщения нормативных документов (ГОСТ, Порядок Госстандарта РФ от ), типовых требований аккредитации (ГОСТ ISO/IEC 17025) и фрагментов интернет-источников, предоставленных пользователем․ Для применения в конкретной организации необходимо использовать актуальные редакции стандартов и локальные нормативные акты лаборатории․