Смерть работника — это не только трагедия для близких, но и строго регламентированная правовая процедура для работодателя․ Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) и Налоговый кодекс РФ (НК РФ) четко определяют, какие суммы подлежат выплате, кому именно они перечисляются, в какие сроки и как это оформляется с точки зрения бухгалтерии и налогового учета․ Ошибки в этом процессе чреваты штрафами, спорами с наследниками и проверками со стороны контролирующих органов․

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя, перечень выплат, налоговое администрирование (НДФЛ, страховые взносы) и порядок взаимодействия с нотариусами и наследниками на 2026 год․

Основные виды выплат, подлежащих расчету и выплате

В день смерти сотрудника или в день получения сведений о смерти работодатель обязан произвести окончательный расчет․ Согласно ст․ 236 ТК РФ, задержка выплат влечет за собой уплату компенсации в размере не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки․

Заработная плата и стимулирующие выплаты

К выплатам относятся все невыплаченные суммы, заработанные работником к моменту смерти:

• Оклад (тарифная ставка) за отработанное время;
• Премии, надбавки, повышающие коэффициенты (за вредность, север, классность и т․д․);
• Иные стимулирующие выплаты, предусмотренные локальными нормативными актами (ЛНА), трудовым договором;
• Компенсационные выплаты (за исключением ежедневных суточных и командировочных, которые имеют специальный порядок)․

Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск

Согласно ст․ 127 ТК РФ, компенсация выплачивается за все неиспользованные дни отпуска, накопленные за весь стаж работы у данного работодателя․ Расчет производится на основе среднего заработка (ст․ 139 ТК РФ) за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выплаты․

Важно: Компенсация подлежит выплате даже если работник не проработал 11 месяцев (в отличие от обычного увольнения, где компенсация за неполный год выплачивается пропорционально только при определенных условиях — при смерти выплачивается за все накопленные дни)․

Временная нетрудоспособность (больничный), декретные и иные пособия

Если на момент смерти работник находился на больничном листе или имел право на пособие по беременности и родам, а также пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, работодатель обязан:

1. Рассчитать пособие за период до дня смерти включительно (для больничного) или за полный установленный срок (для декретных)․
2. Выплатить его наследникам․

С 2022 года пособия по временной нетрудоспособности и декретные выплачиваются Фондом Социального Страхования (СФР) напрямую работнику (на карту «Мир»), однако если работник не успел получить выплату до смерти (например, не предоставил СНИЛС/реквизиты или деньги были в процессе перевода), задолженность переходит к наследникам и выплачивается работодателем за счет средств СФР (перечисленных работодателю) или за счет работодателя (если речь о доплате до среднего заработка по ЛНА)․

Страховое пенсионное обеспечение (ЕДВ, накопительная часть)

Наследники имеют право получить накопления на индивидуальном пенсионном счете (накопительная часть пенсии, единовременная выплата — ЕДВ, пенсия по долгосрочному договору)․ Для этого они должны обратиться в СФР (или НПФ) с заявлением и свидетельством о праве на наследство․ Работодатель здесь выступает лишь как источник информации (СВЕД-1) и не выплачивает эти средства напрямую․

Кому и как выплачиваются деньги: порядок наследования

Это самый сложный момент для бухгалтера и кадровика․ Деньги не могут быть выданы «на руки» первому пришедшему родственнику․

Наследственном порядке (ГК РФ)

Выплаты являются частью наследственной массы (ст․ 1112 ГК РФ)․ Получателями являются:

• Наследники по завещанию — если работник оставил завещание (в т․ч․ банковское, на зарплатную карту)․
• Наследники по закону — по очередям (ст․ 1142–1145 ГК РФ): дети, супруг(а), родители (I очередь); братья/сестры, дедушки/бабушки (II очередь) и т․д․
• Иждивенцы — нетрудоспособные иждивенцы, находившиеся на иждивении умершего не менее года до смерти (ст․ 1148 ГК РФ), они наследуют наравне с наследниками очереди․

Процедура получения: Свидетельство о праве на наследство

Основным документом для выплаты является Свидетельство о праве на наследство, выданное нотариусом (обычно не ранее 6 месяцев после дня открытия наследства, ст․ 1163 ГК РФ)․

Исключение (выплата до 6 месяцев): Нотариус может выдать свидетельство ранее, если доказано, что других наследников нет․ Также возможно получение части средств (до 100 000 руб․ в год, ст․ 1174 ГК РФ) на погребение без свидетельства по решению нотариуса․

Действия работодателя до получения свидетельства

1. Приостановить расчет (не выдавать наличные через кассу «на руки» без документов)․
2. Зачислить суммы на счет «Расчеты с персоналом» (Кт 70 / Дт 76․АВ) — сформировать задолженность перед наследниками․
3. Уведомить известных родственников о наличии задолженности и необходимости обращения к нотариусу (письменно с уведомлением о вручении или почтой с описью вложения)․
4. Срок хранения: Если наследники не явились в течение 3 лет (срок исковой давности по ст․ 196 ГК РФ, но для зарплатных долгов часто применяют 3 года), суммы списываются в доходы организации (Кт 76 / Дт 91․09), но с соблюдением налоговых рисков․

Оформление документов: пошаговый алгоритм для кадров и бухгалтерии

Этап 1: Фиксация факта смерти и расторжение трудового договора

• Основание: Свидетельство о смерти (форма № 33), выданное ЗАГС, или нотариальное свидетельство о смерти․
• Приказ о расторжении ТД: Издается на основании п․ 6 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ («В связи со смертью работника»)․
  • Дата расторжения = Дата смерти (в свидетельстве ЗАГС)․
  • Срок: в день получения сведений о смерти․
  • В трудовую книжку (бумажную или ЭТК) запись вносится: «Трудовой договор расторгнут в связи со смертью работника․ П․ 6 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ»․
• СВЕД-1 (СЗВ-ТД): Сдается в СФР в течение следующего рабочего дня после расторжения (для ЭТК) или при следующем отчетном периоде․

Этап 2: Расчет сумм к выплате (Акт-расчет / Ведомость)

• Готовится Акт-расчет по форме Т-61 (утв․ Госстатом РФ № 1) или внутренняя ведомость на бланке организации (если отказ от унифицированных форм зафиксирован в учетной политике)․
• В акте указываются: ФИО умершего, период расчета, виды выплат (зарплата, компенсация за отпуск, пособия), суммы удержаний (НДФЛ, алименты по исполнительным листам), сумма к выдаче․
• Подписывает: расчетчик, главный бухгалтер, руководитель организации․

Этап 3: Налоговое администрирование (НДФЛ и страховые взносы) — нюансы 2026 года

Здесь кроется главное отличие выплат умершему от обычного увольнения․

Критически важный момент по НДФЛ: Датой получения дохода для наследника считается день фактической выплаты денег (перечисления на счет нотариуса или наследника), а не день смерти или день расчета (п․ 5 ст․ 223 НК РФ)․ НДФЛ удерживается и перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты․

Страховые взносы: Поскольку выплаты наследникам не облагаются СВ (за исключением компенсации за «лишний» отпуск), в RSV (Расчете по страховым взносам) эти суммы не отражаются в базе по взносам․ В СЗВ-МСТР стаж не начисляет․

Этап 4: Перечисление средств

1. На счет нотариуса: Самый безопасный вариант․ Нотариус распределяет между наследниками․ Работодатель перечисляет по реквизитам нотариуса (указывая в назначении: «Выплата наследникам по наследству после [ФИО умершего], свидетельство о смерти №․․․»)․
2. На счет наследника напрямую: Только при предъявлении Свидетельства о праве на наследство (оригинал для проверки, копия в делах организации) и заявления наследника с реквизитами счета․
3. Через кассу (на руки): Допускается только при наличии Свидетельства о праве на наследство и расписки в получении (квитанции)․ Ограничение по кэш-дисциплине (100 000 руб․) для зарплатных выплат не применяется (Банк России), но безопаснее безнал․

Этап 5: Отчетность

• 6-НДФЛ: Отражаются в разделе 2 (по месяцу выплаты)․ Код вида дохода — 2000 (заработная плата) или соответствующие коды для пособий․ Важно: строка 030 (дата получения дохода) = дата перечисления денег․
• РСВ: Суммы выплат наследникам не включаются в базу взносов (раздел 1, стр․ 010)․ В разделе 3 (персонифицированные сведения) по данному СНИЛС умершего строки за текущий год не заполняются (так как взносов нет)․
• СЗВ-ОТПУСК: Сдается в обычном порядке, в строке «Кол-во дней отпуска, за которые выплачена компенсация» указываются дни компенсированного отпуска․
• ЕСВ (если есть доплаты за счет работодателя к пособиям): Отражаются отдельно․

Удержания из выплат умершему: что можно, а что нельзя

Согласно ст․ 138 ТК РФ, удержания из выплат умершему производятся только в случаях, предусмотренных законом:

• НДФЛ — обязательно (кроме не облагаемых пособий)․
• Исполнительные листы / приказы судебных приставов: Удерживаются алименты, по взысканию задолженностей по кредитам и т․д․ (в пределах 50% / 70% от суммы к выплате)․ Важно: Исполнительное производство по долгам умершего наследуется (переходит к наследникам), но удержания из «заработной платы» умершего продолжаются до момента распределения наследства․
• Задолженность перед работодателем (субсидиарная ответственность, подотчетные суммы):
  • Подотчетные суммы (авансовые отчеты): НЕ удерживаются из выплат умершему (Письмо Минтруда, судебная практика)․ Долг переходит к наследникам, взыскать можно только через суд в порядке наследования․
  • Другие долги (материальная ответственность, переплаты зарплаты по ошибке): Удерживаются только с письменного согласия наследника (после получения свидетельства) или по суду․ Без согласия удержать нельзя (ст․ 137 ТК РФ — заработная плата выплачивается полностью)․

Материальная помощь на погребение

Отдельно стоит упомянуть выплату на погребение․ Она не является заработной платой․

• Источник: Средства работодателя (если предусмотрено ЛНА/КД/ТД) или профсоюз․
• Сумма: Определяется ЛНА (обычно 3–5 окладов или фиксированная сумма)․
• Налоги: НДФЛ — до 4 000 руб․ в год не облагается (п․ 17 ст․ 217 НК РФ)․ СВ — не облагается (п․ 19 ч․ 1 ст․ 422 НК РФ)․
• Кому выплачиваеться: Лицу, фактически организовавшему погребение (не обязательно наследнику), на основании заявления и чеков/договора с ритуальным бюро (если требуется ЛНА)․ Часто выплачивается «на руки» через кассу против расписки․

Частые ошибки работодателей (чек-лист для самопроверки)

1. Выдача денег «на руки» жене/маме без свидетельства нотариуса․ Риск: повторная выплата настоящему наследнику (например, ребенку из первого брака) + штрафы за нарушение порядка расчетов․
2. Начисление страховых взносов на компенсацию за основной отпуск (28 дней)․ Ошибка: переплата взносов, необходимость корректировки RSV, возврат из бюджета․
3. Удержание подотчетной задолженности из зарплаты умершего․ Противозаконно․ Долг взыскивается от наследников только в пределах стоимости наследства и через суд․
4. Неверная дата получения дохода в 6-НДФЛ․ Указание даты смерти или даты приказа вместо даты фактического перечисления денег на счет наследника/нотариуса․
5. Просрочка выплаты более 15 дней․ Начисление компенсации за задержку (п․ 6 ст․ 236 ТК РФ) — она также облагается НДФЛ, но не СВ․
6. Несдача СВЕД-1 (СЗВ-ТД) в срок․ Штрафы по ст․ 19․7 КоАП РФ․

Резюме: алгоритм действий «на вчера»

1. Получить копию Свидетельства о смерти (ЗАГС)․
2. Издать Приказ о расторжении ТД (п․ 6 ч․ 1 ст․ 83 ТК РФ) с датой смерти․
3. Рассчитать все суммы (зарплата, компенсация за отпуск, пособия) — Акт-расчет Т-61;
4. Рассчитать НДФЛ (только с облагаемых баз), удержать․
5. Сформировать задолженность перед наследниками (Кт 70 / Дт 76․АВ)․
6. Уведомить родственников о необходимости обращения к нотариусу․
7. При получении Свидетельства о праве на наследство (или решения нотариуса о выплате на погребение) — перечислить деньги․
8. Отразить в 6-НДФЛ (месяц выплаты), RSV (без базы по СВ), СЗВ-ОТПУСК․
9. Выдать/отправить Трудовую книжку (СЗВ-ТД) наследнику или в архив (если не забрали в срок)․

Грамотное оформление расчетов с умершим сотрудником, это защита организации от финансовых рисков и исполнение морального долга перед семьей коллеги․ В 2026 году ключевыми фокусами остаются: разделение баз по НДФЛ и СВ, строгая привязка даты получения дохода к факту перечисления денег и беспрекословное требование нотариальных документов для перевода средств третьим лицам․

Данная статья носит информационный характер и не заменяет консультации с профессиональным юристом или бухгалтером с учетом специфики вашей организации и актуальных изменений законодательства на момент расчетов․