Ситуация, когда работнику по больничному листу выплачена сумма больше положенной, встречается на практике довольно часто. Причиной может стать как техническая ошибка бухгалтера, так и недостоверные сведения, предоставленные самим сотрудником. Разберёмся, когда излишне выплаченное пособие можно вернуть, как это правильно оформить и какие ограничения установлены законодательством.
Что такое излишняя выплата по больничному
Излишне выплаченным пособием по временной нетрудоспособности считается сумма, перечисленная работнику сверх размера, рассчитанного в соответствии с законодательством. Пособие по больничному состоит из двух частей:
- первые 3 дня нетрудоспособности оплачивает работодатель за счёт собственных средств;
- остальной период оплачивается за счёт средств Социального фонда России (СФР, ранее — ФСС).
Это разделение важно, поскольку от источника выплаты зависит порядок возврата переплаты.
Когда переплату можно взыскать с работника
Законодательство строго ограничивает случаи, когда излишне выплаченные суммы пособия могут быть взысканы с застрахованного лица. Таких случаев всего два:
- Счётная ошибка — арифметическая ошибка при расчёте пособия (например, неверное сложение, умножение, технический сбой при вводе данных). Важно понимать: неправильное применение норм закона или неверная трактовка стажа счётной ошибкой не является.
- Недобросовестность работника — ситуация, когда сотрудник специально предоставил неверные сведения, повлиявшие на размер пособия (например, поддельную справку о заработке с предыдущего места работы, скрыл факт работы по совместительству).
Если переплата возникла по иным причинам — например, из-за ошибки бухгалтера в применении законодательства или из-за позднего поступления данных из фонда — взыскать её с работника нельзя. Сумма списывается за счёт средств работодателя.
Порядок возврата переплаты
Уведомление работника
Комиссия по назначению пособий, созданная в организации, должна письменно уведомить работника о переплате и установить срок, в течение которого сумму следует вернуть. Согласие работника выражается одним из способов:
- единовременный возврат излишне выплаченной суммы в установленный комиссией срок;
- подача письменного заявления о графике возврата и согласование его с комиссией.
Добровольный возврат
Работник может вернуть деньги в кассу организации или перечислить на расчётный счёт. Также возможен зачёт переплаты в счёт предстоящей заработной платы — но только с письменного согласия сотрудника.
Принудительное удержание при отказе
Если работник отказывается вернуть переплату добровольно, на основании решения комиссии удержание производится ежемесячно до полного погашения задолженности из сумм пособий, заработной платы или иного дохода. При этом действует важное ограничение:
Размер удержания не может превышать 20% от суммы, причитающейся работнику при каждой выплате (ст. 138 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).
Что удерживать запрещено
Действующие нормы законодательства не предусматривают иные удержания за счёт суммы пособия по больничному. Следовательно, даже если за работником числится иной долг перед работодателем (например, невозвращённый подотчёт или материальный ущерб), гасить его пособием по временной нетрудоспособности, выплачиваемым работодателем, нельзя.
Кроме того, работодатель вправе взыскать с работника только ту часть излишне выплаченного пособия, которая перечисляется за счёт средств компании, — то есть оплату первых 3 дней нетрудоспособности. Переплату за счёт средств СФР взыскивает сам фонд.
Бухгалтерский учёт возврата переплаты
В бухгалтерском учёте операции по исправлению переплаты оформляются сторнировочными записями:
- Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44) — Кредит 70 — сторнирована излишне начисленная сумма;
- Дебет 70 — Кредит 68 (субсчёт «Расчёты с бюджетом по НДФЛ»), сторнирована сумма излишне удержанного НДФЛ;
- Дебет 70 (50, 51) — Кредит 70 (50, 51) — отражён возврат или удержание переплаты.
В бюджетных учреждениях корреспонденции выглядят иначе. Например:
- Дебет 2 209 34 567 — Кредит 2 401 10 134 — начислена задолженность сотрудника по излишне выплаченной сумме больничного за счёт средств работодателя.
Также необходимо скорректировать отчётность: расчёт по страховым взносам, форму 6-НДФЛ и сведения, представляемые в СФР.
Частые вопросы
Можно ли удержать переплату без согласия работника?
Только в двух случаях — при счётной ошибке и недобросовестности работника, и в пределах 20% от каждой выплаты. В остальных ситуациях требуется письменное согласие сотрудника.
Что делать, если работник уволился?
Если сотрудник уволен и удержать переплату из зарплаты невозможно, работодатель может предложить добровольный возврат либо обратиться в суд — но только при наличии счётной ошибки или недобросовестности.
Кто возвращает переплату за счёт средств СФР?
Если переплата образовалась по части пособия, финансируемой фондом, вопрос возврата решается с участием СФР. Работодатель обязан уведомить фонд о выявленной переплате и скорректировать представленные сведения.
- Взыскать излишне выплаченное пособие по больничному можно только при счётной ошибке или недобросовестности работника.
- Работника необходимо письменно уведомить о переплате и установить срок возврата.
- Удержание производится с согласия работника либо по решению комиссии, но не более 20% от каждой выплаты.
- Работодатель взыскивает только часть пособия за первые 3 дня; переплату за счёт средств фонда возвращает СФР.
- Иные долги работника перед организацией за счёт больничного пособия погашать запрещено.
- Все операции должны быть корректно отражены в бухгалтерском учёте и отчётности.
Грамотное оформление возврата переплаты защитит организацию от претензий со стороны проверяющих органов, а работника — от незаконных удержаний.