Прием нового сотрудника — ответственная кадровая процедура, которая регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Ошибки при оформлении могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции и спорам с работником. В этой статье мы подробно разберем все этапы приема на работу: от сбора документов до внесения записи в трудовую книжку.

Шаг 1. Сбор документов от кандидата

Перечень обязательных документов установлен статьей 65 ТК РФ. При заключении трудового договора работник должен предъявить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р), за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу по совместительству;
• СНИЛС — документ, подтверждающий регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования;
• Документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальной подготовки;
• Справку о наличии (отсутствии) судимости — для отдельных видов деятельности (например, педагогической);
• Медицинское заключение — если для должности обязателен предварительный медосмотр.

Важно: работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные ТК РФ и иными федеральными законами. Запрашивать, например, справку о доходах с предыдущего места работы или характеристики в обязательном порядке нельзя.

Шаг 2. Ознакомление с локальными нормативными актами

Согласно статье 68 ТК РФ, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• коллективным договором (если он есть);
• должностной инструкцией;
• положением об оплате труда и премировании;
• иным локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Этот этап нельзя пропускать: если работника не ознакомили с должностной инструкцией, увольнение по результатам испытательного срока может быть признано неправомерным.

Трудовой договор — основной документ, оформляющий трудовые отношения (статья 67 ТК РФ). Договор составляется в письменной форме в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй передается работнику под подпись.

Обязательные условия трудового договора:

1. ФИО работника и наименование работодателя;
2. место работы (с указанием структурного подразделения);
3. трудовая функция (должность по штатному расписанию);
4. дата начала работы;
5. условия оплаты труда (оклад, надбавки, премии);
6. режим рабочего времени и времени отдыха;
7. условия труда на рабочем месте;
8. срок договора и основания срочности (для срочных договоров);
9. условие об испытании (если оно устанавливается).

Обратите внимание: если работник фактически приступил к работе раньше подписания договора, работодатель обязан оформить договор в течение трех рабочих дней со дня фактического допуска к работе.

Испытательный срок

По общему правилу испытание не может превышать трех месяцев, а для руководителей, главных бухгалтеров и их заместителей — шести месяцев. Условие об испытании обязательно указывается в договоре. Испытание нельзя устанавливать для беременных женщин, несовершеннолетних, выпускников, впервые поступающих на работу по специальности, и ряда других категорий.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу (унифицированная форма Т-1 или форма, утвержденная работодателем). Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. С приказом работника знакомят под роспись в течение трех дней со дня фактического начала работы.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку и оформление личной карточки

Если работник ведет бумажную трудовую книжку, в нее вносится запись о приеме с указанием наименования работодателя, должности и реквизитов приказа. Если сотрудник выбрал электронный формат, сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР (СФР) в виде отчета.

Также на работника заводится личная карточка (форма Т-2 или собственная форма), в которой фиксируются персональные данные, сведения о приеме, переводах и отпусках.

Шаг 6. Уведомление контролирующих органов

• СФР (Социальный фонд России): сведения о приеме подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа;
• Военкомат: о приеме военнообязанных необходимо уведомить в двухнедельный срок;
• Роструд: при заключении трудового договора с иностранным гражданином работодатель обязан уведомить территориальный орган по вопросам миграции в течение трех рабочих дней.

Особые случаи приема на работу

Прием по совместительству

Трудовая книжка не требуется, запись о совместительстве вносится по желанию работника по основному месту работы. Рабочее время, не более 4 часов в день.

Прием несовершеннолетних

С 16 лет, на общих основаниях, с 15 лет, для легкого труда, с 14 лет — с согласия одного из родителей и органа опеки. Обязателен предварительный медосмотр.

Прием иностранных граждан

Необходимо проверить наличие патента или разрешения на работу (для визовых иностранцев), а также уведомить орган по вопросам миграции о заключении и расторжении договора.

Типичные ошибки работодателей

• отсутствие подписи работника об ознакомлении с локальными актами;
• несоответствие приказа условиям трудового договора;
• установление испытания категориям, для которых оно запрещено;
• несвоевременная подача сведений в СФР;
• оформление договора ГПХ вместо трудового при наличии признаков трудовых отношений.

Грамотное оформление приема на работу защищает интересы обеих сторон трудовых отношений. Соблюдайте последовательность: сбор документов → ознакомление с локальными актами → подписание трудового договора → издание приказа → запись в трудовую книжку → уведомление госорганов. Такой подход позволит избежать штрафов и трудовых споров, а новому сотруднику — уверенно начать работу в вашей компании.