Процесс выплаты заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) редакции 3.0 состоит из нескольких последовательных этапов: от настройки зарплатного проекта и начислений до непосредственного формирования платежных поручений для банка или ведомостей в кассу; Ниже представлена пошаговая инструкция‚ охватывающая все ключевые моменты.

Этап 1. Подготовительная настройка зарплатного проекта

Прежде чем начислять и выплачивать зарплату‚ необходимо убедиться‚ что зарплатный проект настроен корректно для каждой организации и сотрудника.

Настройка организации и учета зарплаты

1. Перейдите в раздел Нормативная информация → Организации.
2. Откройте карточку нужной организации.
3. На вкладке Учетная политика и другие настройки проверьте раздел Расчет зарплаты.
4. Важно: Если в информационной базе несколько организаций‚ поле «Подразделение» в документах начисления появится только если снят флажок «Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом». Если флажок стоит — расчет ведется только по организации без разбивки по подразделениям.

Привязка сотрудников к зарплатному проекту

Для безналичной выплаты через банк каждый сотрудник должен быть привязан к зарплатному проекту:

1. Раздел Кадры → Сотрудники.
2. Выберите сотрудника из списка и откройте его карточку.
3. Перейдите на вкладку Выплаты.
4. Установите флажок Зачислением на карточку.
5. В поле Зарплатный проект выберите соответствующий договор с банком.
6. Заполните реквизиты банковской карты/счета (номер счета‚ БИК банка‚ корсчет).

Настройка выплаты в цифровых рублях (опционально)

С недавних версий 1С:ЗУП поддерживает выплату зарплаты в цифровых рублях (ЦР). Для этого необходимо:

• Открыть счет цифрового рубля на платформе ЦБ РФ.
• Заключить дополнительные соглашения с сотрудниками о согласии получать зарплату в ЦР.
• В настройках зарплатного проекта выбрать вид выплаты «Цифровой рубль» и указать кошелек организации.

Этап 2. Начисление заработной платы

Выплачивать можно только то‚ что начислено. В 1С:ЗУП используется раздельный учет начислений за первую и вторую половины месяца.

Начисление за первую половину месяца (Аванс)

1. Раздел Зарплата → Все начисления.
2. Нажмите Создать → Начисление за первую половину месяца.
3. Заполните шапку документа:
   • Организация (если их несколько).
   • Подразделение (если ведется учет по подразделениям).
   • Период (месяц начисления).
4. В табличной части заполните строки вручную или нажмите Заполнить → Заполнить по графику выплат / По данным учета рабочего времени.
5. Проведите документ.

Начисление за вторую половину месяца (Зарплата за месяц)

1. Раздел Зарплата → Все начисления.
2. Создайте документ Начисление за вторую половину месяца (или «Начисление заработной платы» в зависимости от версии/настроек).
3. Заполните аналогично авансу. Программа автоматически учтет уже выплаченный аванс и удержит НДФЛ от полной суммы начислений за месяц.
4. Проведите документ.

Примечание: Также существуют документы «Начисление заработной платы» (единый за месяц) и специализированные документы (премии‚ отпускные‚ больничные)‚ которые формируются отдельно и попадают в общую базу для выплаты.

Этап 3. Формирование документов на выплату

После проведения всех начислений за период формируются документы непосредственной выплаты. Способ зависит от вида оплаты: через банк (безнал) или через кассу (нал).

Выплата через банк (Зарплатный проект) — основной способ

1. Раздел Зарплата → Выплаты → Выплата зарплаты через банк (или «Зарплатный проект» в некоторых версиях).
2. Нажмите Создать.
3. Заполните шапку документа:
   • Организация.
   • Месяц выплаты (период‚ за который выплачиваем).
   • Зарплатный проект (договор с банком).
   • Вид дохода (обычно «2000 — Заработная плата по трудовому договору»).
4. Критически важные поля в шапке:
   • Учтенные как: выберите «Расчеты по оплате труда» (это закроет задолженность по начислениям).
   • Выплачивать: выберите вид выплаты (например‚ «Зарплата за вторую половину месяца» или «Зарплата за месяц» в зависимости от того‚ что погашаете).
5. Заполнение табличной части: Нажмите кнопку Заполнить → По зарплатному проекту (или «По данным начислений»). Программа подтянет сотрудников‚ у которых есть задолженность по выбранному виду расчетов и настроен зарплатный проект.
6. Проверьте суммы в колонке К выплате. При необходимости скорректируйте вручную (например‚ если сотрудник просил выплатить часть суммы позже).
7. Проведите документ.
8. Нажмите кнопку Платежное поручение (или «Создать на основании» → «Платежное поручение») для формирования файла для банка (реестра). Отправьте реестр в банк-клиент.

Выплата через кассу (Наличные)

Используется‚ если сотрудники получают зарплату «на руки» или часть суммы выдается в кассе.

1. Раздел Зарплата → Выплаты → Ведомость в кассу.
2. Создайте документ‚ укажите Организацию‚ Кассу‚ Период.
3. Нажмите Заполнить → По данным начислений.
4. Программа рассчитает сумму к выдаче по формуле:
   Сумма начислений — НДФЛ, Удержанный аванс — Удержания по исполнительским листам = К выплате.
5. Проведите документ. На его основании формируется Расходный кассовый ордер (РКО).

Этап 4. Контроль и анализ задолженности

Перед отправкой реестра в банк обязательно проверьте‚ что все сотрудника получат свои деньги‚ и нет «зависших» долгов.

• Отчет «Задолженность по зарплате»: Раздел Зарплата → Отчеты и анализ → Задолженность по зарплате. Показывает‚ кому сколько должно быть выплачено по состоянию на дату.
• Отчет «Анализ начислений и удержаний»: Позволяет сверить начисленные суммы‚ удержанный НДФЛ и нетто к выплате по каждому сотруднику.
• Реестр выплат по зарплатному проекту: Формируется на основании документа «Выплата зарплаты через банк». Проверьте соответствие сумм в реестре суммам в ведомости.

Этап 5. Особенности и частые ошибки

Выплата родственникам умершего сотрудника

В 1С:ЗУП есть отдельный функционал для выплаты невыданной зарплаты наследникам. Оформляется через документ «Выплата родственникам умершего сотрудника» (раздел Зарплата → Выплаты)‚ что исключает налоговые риски при перечислении на чужую карту.

Ошибка «Не заполнен зарплатный проект»

Если при заполнении ведомости в кассу или реестра в банк строка сотрудника пустая или сумма 0 — проверьте карточку сотрудника (вкладка Выплаты): стоит ли флажок «Зачислением на карточку» и выбран ли проект.

Разные виды дохода

В документе выплаты через банк в поле «Вид дохода» обязательно укажите правильный код (2000, зарплата‚ 2010 — отпускные‚ 2300 — вознаграждение ГПХ и т.д.). От этого зависит правильность отражения в 6-НДФЛ и расчета страховых взносов.

Сроки выплаты (ТК РФ)

Напоминаем: согласно ст. 136 ТК РФ‚ зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц с интервалом не более 15 дней. Аванс — за первую половину месяца (обычно 16-20 числа)‚ зарплата за месяц, не позднее 15 числа следующего месяца. Настройте график выплат в учетной политике организации для автоматического заполнения дат в документах.

Краткая чек-лист для бухгалтера

1. [ ] Проверены настройки организаций (учет по подразделениям).
2. [ ] У всех сотрудников на вкладке «Выплаты» заполнен зарплатный проект и реквизиты карты.
3. [ ] Проведены документы начисления: «За первую половину» (аванс) и «За вторую половину» (зарплата за месяц) / премии / отпускные.
4. [ ] Сформирован документ «Выплата зарплаты через банк» (Вид расчетов: «Расчеты по оплате труда»‚ Вид выплаты выбран верно).
5. [ ] Табличная часть заполнена кнопкой «Заполнить»‚ суммы проверены.
6. [ ] Документ проведен.
7. [ ] На основании создано «Платежное поручение» (реестр для банка).
8. [ ] Реестр загружен в банк-клиент и подписан ЭЦП.
9. [ ] Проверен отчет «Задолженность по зарплате» — сальдо по сотрудникам = 0.

Соблюдение этой последовательности гарантирует своевременную и корректную выплату заработной платы‚ а также чистоту отчетности по НДФЛ и страховым взносам в 1С:ЗУП 3.0.