Отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) — это период, когда работник освобождается от выполнения трудовых обязанностей по собственному желанию, но средний заработок за это время не выплачивается. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) (редакции 3.1 и 3.0) существует четкий алгоритм оформления такого отпуска, который обеспечивает корректное ведение табеля учета рабочего времени, расчет заработной платы и формирование необходимых печатных форм (приказ, заявление, табель).

В данной статье мы подробно разберем пошаговый порядок действий в актуальных версиях программы (на примере ЗУП 3.1), правовые основания и нюансы учета.

Правовые основания и виды отпусков за свой счет

Перед оформлением в программе HR-специалист должен определить правовую основу, так как от этого зависит, является ли предоставление отпуска обязательным для работодателя или оно дается по соглашению сторон.

• Ст. 128 ТК РФ (обязательные основания): работодатель не имеет права отказать определенным категориям работников (ветераны ВОВ, пенсионеры по возрасту, инвалиды, работники, вступившие в брак, родившиеся ребенок, умершим близким родственникам и др.). Продолжительность: до 14, 30 или 60 календарных дней в зависимости от основания.
• Ст. 128 ТК РФ (по соглашению сторон): иные семейные обстоятельства или личные вопросы. Продолжительность и даты устанавливаются по соглашению между работником и работодателем. Отказ возможен.
• Коллективный договор / Локальные нормативные акты / Трудовой договор: могут предусматривать дополнительные категории лиц или увеличенные сроки.

Важно: В 1С:ЗУП вид отпуска определяется выбором соответствующего вида расчета и основания в документе.

Подготовительный этап: проверка настроек

Перед созданием документа убедитесь, что в информационной базе настроены необходимые справочники:

1. Виды расчетов: Перейдите в Расчеты с персоналом – Виды расчетов. Должен быть вид расчета «Отпуск без сохранения заработной платы» (обычно код ОТНЕ или похожий). Проверьте, что у него:
   • Тип: «Отпуск за свой счет».
   • Влияет на выработку времени: «Не влияет» (или по настройкам организации).
   • Учет в табеле: код «ОД» (или «ОЗ» в старых версиях/настройках).
2. Основания для отпусков: Расчеты с персоналом – Основания для отпусков. Создайте или проверьте записи: «По заявлению (ст. 128 ТК РФ)», «По соглашению сторон», «Рождение ребенка», «Вступление в брак» и т.д. Укажите правильный вид расчета по умолчанию.
3. Графики работы: У работника должен быть назначен график работы, чтобы программа корректно определила календарные дни отпуска.

Пошаговое оформление в 1С:ЗУП 3.1 (основной сценарий)

Самый правильный и универсальный способ — использование документа «Отпуск» (раздел Кадры или Расчеты с персоналом).

Шаг 1. Создание документа «Отпуск»

1. Перейдите в раздел Кадры (или Расчеты с персоналом).
2. Выберите журнал «Отпуска».
3. Нажмите кнопку Создать.

Шаг 2. Заполнение шапки документа

• Организация: выберите организацию (если их несколько).
• Номер: присваивается автоматически при проведении.

Шаг 3. Заполнение табличной части (Сотрудники)

Нажмите Добавить или выберите сотрудника из списка. Заполните колонки:

Шаг 4. Дополнительные реквизиты (вкладка «Дополнительно» или расширенный режим)

• Основание документа: укажите номер и дату заявления работника (обязательно для архива).
• Примечание: можно указать причину (например, «Уход за больным родственником», «Личные дела»), это попадет в приказ.
• Не считать в стаже: НЕ ставьте галочку автоматически. Стаж для ежегодного отпуска прерывается, если отпуск за свой счет превышает 14 дней в году (ст. 121 ТК РФ). Программа 1С:ЗУП 3.1 обычно учитывает это правило автоматически при расчете стажа за год, если настроены правильные виды расчетов. Ручная установка галочки нужна только для исключений.

Шаг 5. Проведение и печать приказа

1. Нажмите Провести и закрыть.
2. Нажмите кнопку Печать -> Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или единая форма).
3. Распечатайте в 2 экземплярах: один для сотрудника (под роспись), второй в личное дело.

Альтернативный способ: через документ «Начисление» (для расчетников)

Иногда расчетчики создают запись напрямую в разделе Расчеты с персоналом – Начисления.

1. Создайте документ Начисление.
2. Вид расчета: Отпуск без сохранения заработной платы.
3. Заполните сотрудника, период (дату начала и окончания).
4. Проведите документ.

Минус: не формируется кадровый приказ (форма Т-6), не фиксируется основание (ст. 128 ТК РФ или соглашение), сложнее контролировать превышение 14 дней для стажа. Рекомендуется использовать документ «Отпуск» (раздел Кадры).

Особенности учета и расчетов

Табель учета рабочего времени (Т-12 / Т-13)

После проведения документа «Отпуск» при заполнении табеля (документ Табель учета рабочего времени) за соответствующий период:

• Строка сотрудника будет заполнена кодом «ОД» (или «ОЗ» — зависит от настроек вида расчета) на дни отпуска.
• Часы работы за эти дни = 0.
• Это исключает начисление заработной платы за данные дни.

Влияние на стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 121 ТК РФ)

Согласно трудовому кодексу, в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, не включается время отпуска без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в рабочем году.

• 1С:ЗУП 3.1 отслеживает это автоматически при расчете стажа (документ «Расчет стажа» или при оформлении ежегодного отпуска).
• Если за рабочий год сумма дней «ОД» > 14, лишние дни «вычитаются» из стажа.
• Проверку можно увидеть в отчете «Анализ стажа сотрудников» или при оформлении ежегодного отпуска (программа покажет «Дней в стаже» с учетом вычетов).

Налоги и взносы

• НДФЛ: не удерживается, так как дохода нет.
• Страховые взносы: не начисляются, так как объект налогообложения (вознаграждение) отсутствует.
• Опыт работы (страховой стаж): по общему правилу (ФЗ-400, ст. 12) периоды отпуска за свой счет не включаются в страховой стаж (кроме случаев, когда законом прямо предусмотрено иное, например, уход за ребенком до 1.5/3 лет, но это уже другой вид отпуска, а не просто «за свой счет»).

Типовые ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Оформление через «Начисление» без кадрового приказа.
   Решение: Всегда начинайте с документа «Отпуск» в разделе «Кадры». Это юридически верный порядок: Приказ -> Табель -> Расчет.
2. Ошибка: Неверный код в табеле (например, «ОТ» — основной отпуск, или «НН» — неявка).
   Решение: Проверьте настройку вида расчета «Отпуск без сохранения ЗП» — код табеля должен быть «ОД».
3. Ошибка: Неучет 14-дневного лимита для стажа.
   Решение: Не ставьте вручную галочку «Не считать в стаже» в документе Отпуск. Дайте программе посчитать превышение автоматически по итогам рабочего года.
4. Ошибка: Отказ в обязательном отпуске (ст. 128 ТК РФ).
   Решение: Изучите список категорий в ст. 128 ТК РФ. Если работник предъявил документы (свидетельство о браке, рождении ребенка, справка из ЗАГС о смерти) — отказ незаконен.
5. Ошибка: Указание рабочих дней вместо календарных.
   Решение: Отпуск за свой счет предоставляется в календарных днях. В 1С заполняйте «Дата начала» и «Дата окончания», программа сама посчитает календарные дни.

Отчеты для контроля

Для проверки корректности оформления используйте стандартные отчеты 1С:ЗУП:

• Анализ стажа сотрудников (Персонал – Отчеты – Анализ стажа) — показывает дни отпусков за свой счет и вычеты из стажа за год.
• Сведения об отпусках (Персонал – Отчеты – Сведения об отпусках) — сводная ведомость по всем видам отпусков.
• Табель учета рабочего времени (форма Т-13) — визуальный контроль кодов «ОД».
• Ведомость начислений, проверка отсутствия начислений за дни отпуска.

Оформление отпуска без сохранения заработной платы в 1С:ЗУП 3.1 — процесс стандартизированный. Ключевой момент, использование документа «Отпуск» (раздел Кадры) с правильным выбором Вида отпуска и Основания. Это гарантирует:

• Юридически значимый приказ (форма Т-6).
• Корректный табель (код «ОД»).
• Автоматический учет правил ст. 121 ТК РФ (лимит 14 дней для стажа).
• Отсутствие начислений заработной платы и взносов.

Соблюдение описанного алгоритма исключит ошибки в отчетности, претензии со стороны инспекций труда и недопонимание с сотрудниками.

Дата актуальности: Октябрь 2026 г. (соответствует 1С:ЗУП 3.1 актуальных релизов). Статья носит информационный характер. При сложных ситуациях (совмещение отпусков, уход за ребенком, военная служба) рекомендуется консультироваться с трудовоправовым экспертом.