Внимание! С 01 сентября 2021 года устаревшее Постановление Минтруда РФ от № 69 утратило силу․ Сейчас действует новая редакция Приказа Минтруда России от № 320н․ Ниже – полезная «шпаргалка»: от основных правил до контактов организаций, куда можно обратиться при возникновении вопросов․
Какой документ сейчас регламентирует заполнение трудовых книжек?
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки, Порядка ведения и хранения трудовых книжек, а также внесения в них записей»․
- Действует с 01 сентября 2021 г․ по сегодня ․
- Плюс к нему – Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая в рамках того же приказа․
Совет: если в вашем кадровом документообороте используется ещё «старые» бланки или формулировки – немедленно обновите их до актуальных․
Что делать, если появился дубликат трудовой?
- Заказ работнику новый бланок (бумажный формат – 9×13 см, тиснение защиты Госзнака)․
- Внести все ранние записи единым почерком (в отличие от оригинала, запись ведётся с первой страницы без пропусков)․
- На титульной стороне ставится графа «ДУБЛИКАТ» и штамп «Место работы и дата выдачи»․
- Важно сохранить все даты без единой редакции: переносить дословно․
Как правильно вносить изменения в уже сделанные записи
ФИО или дата рождения
- Основание – паспорт или свидетельство о рождении․
- Делается новая запись через прямое исправление (не стирается, а перечёркивается только старая запись)․
Увольнение + новый приём в тот же день
- Организуйте две отдельные строки: сначала «Увольнение…» по п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ, затем «Принят…»․
Обязательный перечень кадровых документов 2026
| Раздел | Документы | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Приём/увольнение | Приказ о приёме Ф-Т-1, приказ об увольнении Ф-Т-8 | Приказ Минтруда 320н |
| Электронная трудовая книга (ЭТК) | Сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД | Письмо ПФР от № 730п |
| Допуск к гостайне | Анкета для допуска, справка СВТ (форма 1-П) | Приказ ФСТЭК от № 21 |
Частые ошибки кадровых служб и как их избежать
- Хронология․ Смешивать даты принятия и увольнения нельзя․ Каждая запись отдельной строкой․
- Печать․ Не нужна печать организации после 2020 года, но подпись обязательна!
- Сокращения․ Использовать только ОКОНХ-справочник с кодами профессий, не «шаблоны»․
Контакты и органы, куда обращаться при вопросах
- ФНС России (кодирование ИНН в трудовой)
Горячая линия ### или www;nalog․ru - Пенсионный фонд РФ – раздел ЭТК
Тел․: ### – круглосуточно
Личный кабинет: es․pfrf․ru - Минтруд Российской Федерации
Тел․: +7 (495) ‑07-05-05
E-mail: info@mintrud․gov․ru - Роспотребнадзор (при жалобе на форму бланка)
Тел․: ### - Региональные МФЦ / Госуслуги
Уточнить режим работы: gosuslugi․ru
- Руководствуйтесь только Приказом 320н․
- Ведите параллельно бумажную и электронную трудовые книги․
- Делайте синхронные СЗВ-ТД в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным․
- Храните подлинные документы в кадровой службе не менее 75 лет после окончания трудовых отношений․
- При спорных случаях – обращайтесь к вышеуказанным контактам․
Используйте эту статью как быструю справку и делитесь ею с коллегами – пусть каждый кадровик работает по-новому, современно и без ошибок!