В процессе исполнения договора у сторон нередко возникают новые обстоятельства: меняется цена, сроки, реквизиты, объём обязательств или иные условия․ В таких случаях законодательство (ст․ 450, 452 ГК РФ) позволяет изменить действующий договор путём заключения дополнительного соглашения․ Однако прежде чем подписывать сам документ, инициатору изменений необходимо направить контрагенту официальное письмо с предложением (офертой) о заключении дополнительного соглашения․ Разберём, как правильно составить такое письмо․

Когда требуется письмо о заключении дополнительного соглашения

Письмо-запрос направляется в любой ситуации, когда одна из сторон хочет изменить условия действующего договора․ Наиболее распространённые поводы:

• изменение цены договора, стоимости товаров, работ или услуг;
• продление или сокращение срока действия договора;
• изменение реквизитов стороны (наименования, адреса, банковских данных);
• корректировка объёма поставки, перечня услуг, спецификаций;
• изменение размера залога или порядка расчётов;
• перезаключение договора на другую компанию (перевод прав и обязанностей);
• изменение условий трудового договора (оклада, должности, режима работы);
• дополнение договора новыми приложениями или отмена отдельных пунктов․

Структура и содержание письма

Письмо составляется в свободной форме на фирменном бланке организации, но должно содержать ряд обязательных элементов:

1. Реквизиты отправителя и адресата — наименование организаций, ФИО и должность руководителя, которому адресовано письмо․
2. Обращение к адресату, например, «Уважаемый Иван Иванович!»․
3. Ссылка на действующий договор — его номер и дата заключения․
4. Суть предложения (оферта), какие именно изменения предлагается внести и почему․
5. Просьба, собственно просьба заключить дополнительное соглашение․
6. Срок ответа — разумный период для рассмотрения предложения (обычно 10–30 дней)․
7. Приложения — проект дополнительного соглашения (как правило, в двух экземплярах)․
8. Подпись — руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой, дата․

Образец письма

На фирменном бланке организации

Исх․ № ___ от «___» ________ 20__ г․

Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․И․

О заключении дополнительного соглашения к договору № ___ от «___» ________ 20__ г․

Уважаемый Иван Иванович!

Между ООО «Наша компания» и ООО «Пример» заключён договор поставки № 15 от (далее — Договор)․

В связи с изменением рыночных условий и ростом закупочных цен просим Вас рассмотреть возможность заключения дополнительного соглашения к Договору об изменении пункта 3․1, а именно: увеличении цены товара на 7% с ․

Прилагаем проект дополнительного соглашения в двух экземплярах․ Просим подписать его и направить один экземпляр в наш адрес в срок до ․

С уважением,
Директор ООО «Наша компания» ____________ /Петров П․П․/

Приложение: проект дополнительного соглашения — на 2 л․ в 2 экз․

Как оформляется само дополнительное соглашение

Дополнительное соглашение оформляется по тем же правилам, что и основной договор, и содержит:

• наименование сторон с указанием лиц, действующих на основании Устава или доверенности;
• ссылку на изменяемый договор (номер и дату);
• перечень изменений: какие пункты излагаются в новой редакции, дополняются или исключаются;
• дату вступления изменений в силу;
• положение о том, что остальные условия договора остаются неизменными;
• подписи и печати сторон․

Важные нюансы

• Дополнительное соглашение заключается в той же форме, что и основной договор: если договор нотариальный или подлежит регистрации, соглашение оформляется аналогично․
• Признание дополнительного соглашения недействительным не влечёт недействительности самого договора, он продолжает действовать в прежней редакции (ст․ 180 ГК РФ)․
• Если контрагент не отвечает на предложение, а изменение договора требуется по существенным основаниям, инициатор вправе обратиться в суд (ст․ 451 ГК РФ)․
• Письмо лучше направлять способом, подтверждающим получение: заказным письмом с уведомлением, курьером под подпись или через ЭДО․

Грамотно составленное письмо с просьбой заключить дополнительное соглашение — это первый шаг к официальному изменению условий договора․ Чётко сформулируйте суть изменений, приложите проект соглашения и зафиксируйте факт направления письма — это защитит ваши интересы и ускорит достижение договорённости с контрагентом․