Оформление сотрудника на работу — процедура, требующая от кадровой службы внимательной проверки документов. Одним из ключевых документов является паспорт гражданина РФ. Но что произойдет, если работник принят на должность с просроченным паспортом? Кто понесет ответственность — сам гражданин или работодатель? Разберемся в этом вопросе подробно.

Что такое просроченный паспорт

Паспорт гражданина Российской Федерации подлежит обязательной замене при достижении определенного возраста:

• в 20 лет;
• в 45 лет.

Кроме того, паспорт меняется при смене фамилии, имени или отчества, изменении внешности, а также при порче или утрате документа. На замену паспорта закон отводит 30 дней с момента наступления соответствующего обстоятельства. Если в этот срок гражданин не подал документы на замену, паспорт считается недействительным (просроченным).

Ответственность самого гражданина

Прежде всего ответственность за проживание с недействительным паспортом несет сам гражданин. Согласно статье 19.15 КоАП РФ, проживание по месту пребывания или по месту жительства без документа, удостоверяющего личность, либо по недействительному паспорту влечет наложение административного штрафа:

• от 2 000 до 3 000 рублей, для жителей большинства регионов России;
• от 3 000 до 5 000 рублей — для жителей Москвы и Санкт-Петербурга.

Отдельно стоит упомянуть статью 19.16 КоАП РФ, которая предусматривает наказание за умышленную порчу или утрату паспорта — штраф в размере от 100 до 300 рублей.

Важно понимать: ссылка на незнание сроков замены паспорта не освобождает гражданина от ответственности. Данное правонарушение не является преступлением, однако штрафа избежать, скорее всего, не удастся.

Риски для работодателя

Многих работодателей волнует вопрос: несет ли организация ответственность, если приняла на работу сотрудника с просроченным паспортом?

Прямой нормы, наказывающей работодателя именно за прием на работу с недействительным паспортом, в КоАП РФ нет. Однако на практике такое действие может быть квалифицировано как нарушение порядка приема на работу и норм трудового законодательства. В этом случае возможна ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает:

• предупреждение или штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф для ИП, от 1 000 до 5 000 рублей;
• штраф для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Срок давности привлечения к административной ответственности по данной статье составляет 1 год (статья 4.5 КоАП РФ).

Почему это считается нарушением

Паспорт — основной документ, удостоверяющий личность гражданина. При трудоустройстве работодатель обязан удостовериться в личности работника (статья 65 ТК РФ). Просроченный паспорт юридически недействителен, а значит, личность сотрудника надлежащим образом не подтверждена. Это создает риски:

• проблем при проверках трудовой инспекции;
• сложностей при оформлении налоговой и пенсионной отчетности;
• невозможности корректного оформления трудового договора;
• рисков при проверках миграционных органов, если возникнут сомнения в личности работника.

Что делать работодателю

Если кадровая служба обнаружила, что у соискателя или уже работающего сотрудника просрочен паспорт, рекомендуется:

1. Уведомить работника о необходимости срочно заменить паспорт (подать заявление через МФЦ, Госуслуги или подразделение по вопросам миграции МВД).
2. Установить разумный срок для предоставления нового документа.
3. Не допускать к работе соискателя с недействительным паспортом до замены документа — это самый безопасный вариант.
4. Зафиксировать факт уведомления письменно, чтобы обезопасить организацию при возможных проверках.

Как заменить просроченный паспорт

Для замены паспорта гражданину необходимо:

1. Подать заявление через портал Госуслуг, в МФЦ или подразделение по вопросам миграции МВД.
2. Предоставить старый паспорт, фотографии и квитанцию об оплате госпошлины.
3. Дождаться изготовления нового документа — обычно до 10 дней при подаче по месту жительства и до 30 дней при подаче по месту обращения.

На период изготовления паспорта можно оформить временное удостоверение личности.

Прием на работу сотрудника с просроченным паспортом — ситуация, несущая риски для обеих сторон. Гражданину грозит штраф по статье 19.15 КоАП РФ (от 2 000 до 5 000 рублей в зависимости от региона), а работодатель может быть привлечен к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение порядка оформления трудовых отношений. Чтобы избежать проблем, кадровым службам следует тщательно проверять сроки действия паспортов при трудоустройстве, а работникам — своевременно менять документ в 20 и 45 лет.