Компенсационные выплаты сотрудникам, распространенная операция в деятельности любой организации. Работодатель обязан возмещать работникам затраты, понесенные при исполнении трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ), а также выплачивать компенсации, предусмотренные законодательством. В данной статье подробно рассмотрим, какими проводками отражается начисление и выдача компенсации сотруднику.

Виды компенсаций сотрудникам

Прежде чем перейти к проводкам, определим основные виды компенсационных выплат:

• компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении;
• компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях;
• компенсация за задержку выплаты заработной платы (ст. 236 ТК РФ);
• компенсация расходов дистанционным работникам (на интернет, электроэнергию, связь);
• компенсация стоимости молока работникам, занятым на вредных производствах;
• компенсация морального вреда;
• командировочные компенсации (суточные, оплата жилья);
• компенсация за работу во вредных и опасных условиях труда.

Основные счета для учета компенсаций

В бухгалтерском учете для отражения компенсаций применяются следующие счета:

• Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — для компенсаций, связанных с оплатой труда (компенсация за отпуск, за задержку зарплаты);
• Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — для компенсаций, не связанных напрямую с оплатой труда (за использование личного имущества, возмещение расходов);
• Счет 91-2 «Прочие расходы» — для компенсации морального вреда;
• Счет 96 «Резервы предстоящих расходов» — если компенсация за отпуск выплачивается за счет созданного резерва.

Типовые проводки по компенсациям

Компенсация за неиспользованный отпуск

Если организация создает резерв на оплату отпусков:

• Дт 96 Кт 70 — начислена работнику компенсация за все неиспользованные отпуска за счет резерва;
• Дт 96 Кт 69 — начислены страховые взносы с суммы компенсации;
• Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ;
• Дт 70 Кт 50 (51) — выдана компенсация сотруднику из кассы (перечислена на карту).

Если резерв не создается:

• Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 70 — начислена компенсация за неиспользованный отпуск;
• Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы;
• Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ;
• Дт 70 Кт 50 (51) — выплачена компенсация.

Компенсация за использование личного автомобиля

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях отражается следующим образом:

• Дт 20 (25, 26, 44) Кт 73, начислена компенсация за использование личного автомобиля;
• Дт 73 Кт 50 (51), выдана компенсация сотруднику.

В пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 92, компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами (при наличии соглашения с работником).

Компенсация расходов дистанционным работникам

Согласно ст. 312.6 ТК РФ работодатель возмещает удаленным сотрудникам расходы, связанные с использованием личного оборудования и программно-технических средств:

• Дт 20 (26, 44) Кт 73 — начислена компенсация расходов дистанционному работнику (например, фиксированная сумма 35 рублей в день или иная, установленная локальным актом);
• Дт 73 Кт 50 (51) — выплачена компенсация.

Такая компенсация не облагается НДФЛ и взносами в размере, установленном коллективным или трудовым договором.

Компенсация за задержку заработной платы

• Дт 91-2 Кт 73 — начислена компенсация за задержку выплаты зарплаты (не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки);
• Дт 73 Кт 50 (51) — выплачена компенсация работнику.

НДФЛ с такой компенсации не удерживается, однако страховые взносы, по мнению Минфина, начисляются.

Компенсация морального вреда

Компенсацию морального вреда отражают в составе прочих расходов:

• Дт 91-2 Кт 73 (76) — начислена компенсация морального вреда (на основании решения суда или соглашения);
• Дт 73 (76) Кт 50 (51) — выплачена компенсация.

Компенсация морального вреда не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Компенсация стоимости молока

• Дт 20 (23, 25) Кт 73, начислена компенсация стоимости молока работникам вредных производств;
• Дт 73 Кт 50 (51) — выплачена компенсация.

Налогообложение компенсаций: краткая сводка

1. Компенсация за неиспользованный отпуск — облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме.
2. Компенсация за личный автомобиль — не облагается НДФЛ и взносами в размере, установленном соглашением сторон.
3. Компенсация дистанционным работникам, не облагается НДФЛ и взносами в пределах сумм, закрепленных в локальных актах.
4. Компенсация за задержку зарплаты — НДФЛ не облагается, взносы начисляются.
5. Компенсация морального вреда — не облагается ни НДФЛ, ни взносами.

Документальное оформление

Для корректного отражения компенсации в учете необходимы следующие документы:

• приказ руководителя о выплате компенсации;
• заявление работника (при необходимости);
• соглашение об использовании личного имущества;
• расчет суммы компенсации (бухгалтерская справка);
• расчетно-платежная ведомость или расходный кассовый ордер.

Проводка «выдана сотруднику компенсация» зависит от вида выплаты: чаще всего используется корреспонденция Дт 70 Кт 50 (51) для выплат, связанных с оплатой труда, и Дт 73 Кт 50 (51) — для прочих компенсаций. Правильный выбор счета, корректное налогообложение и полное документальное оформление помогут избежать претензий со стороны налоговых органов и трудовой инспекции.